26 жовтня набрав чинності наказ Міністерства юстиції від 17 жовтня 2024 року № 2994/5 «Про затвердження Порядку переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори в умовах воєнного стану».
Установлено, що в умовах воєнного стану в разі виникнення загрози знищення чи пошкодження документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, розташованої в межах територій можливих / активних бойових дій / активних бойових дій, на яких функціонують державні електронні інформаційні ресурси, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, для яких не визначена дата завершення бойових дій та дата припинення можливості бойових дій, начальник територіального органу Мін'юсту приймає рішення про переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, у тому числі печаток і штампів, у межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції.
Згідно з документом переміщенню підлягають:
справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;
справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені;
незакінчені спадкові справи;
облікові документи та довідковий апарат до справ (журнали, книги, описи тощо);
невикористані спеціальні бланки нотаріальних документів;
печатки і штампи.
Для забезпечення переміщення документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, у тому числі печаток і штампів, наказом начальника територіального органу Мін'юсту:
1) створюється комісія у складі не менше трьох осіб, до повноважень якої входить організація відповідного переміщення;
2) визначаються:
державні нотаріальні контори, документи нотаріального діловодства та архіву яких підлягають переміщенню;
державний нотаріальний архів, розташований в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Мін'юсту, до якого передаються закінчені справи нотаріальних документів (справи нотаріальних документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання; справи нотаріальних документів, строки зберігання яких не закінчені), закінчені у діловодстві документи довідкового та облікового характеру, реєстри для реєстрації нотаріальних дій державної нотаріальної контори, для зберігання;
державна нотаріальна контора (у разі потреби), розташована в межах областей, на які поширюється компетенція територіального органу Міністерства юстиції, до якої в порядку заміщення передаються незакінчені спадкові справи, книги та журнали.
Для запобігання знищенню чи пошкодженню та за умови наявності можливості документи нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, що підлягають переміщенню, щільно укладають у мішки, картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання.
Комісія проводить перевірку наявності та стану документів нотаріального діловодства та архіву державної нотаріальної контори, що підлягають переміщенню. У разі неможливості здійснення такої перевірки до переміщення наявність та стан відповідних документів перевіряється комісією по факту, після переміщення.
Хочете аналізувати законодавство глибше? Побачте повний контекст до кожного НПА - з новою LIGA360! До кожного документи знайдуться пов'язані закони, судова практика та аналітика. Залиште заявку на презентацію.
Юристе, поспішай! Зараз діє Special program для рішення LIGA360. Інноваційний функціонал на основі АІ для legal research, повна база законодавства, судової практики й аналітики для юриста. Детальніше за посиланням.
