Нотаріальна палата звернулася до Міністерства юстиції з проханням посприяти нормативному врегулюванню низки проблемних питань нотаріальної діяльності, спричинених, зокрема, колізіями законодавства.
Облік і витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів
На сьогодні НПУ відомі факти, коли за результатом внесення до Реєстру бланків виправлень щодо коду витрачання бланка або інформації про зіпсування бланка порушувались питання щодо застосування до нотаріуса заходів дисциплінарного впливу або зупинення нотаріальної діяльності.
НПУ вважає хибною практику територіальних управлінь юстиції щодо застосування до нотаріусів заходів дисциплінарного впливу або санкцій у вигляді зупинення нотаріальної діяльності у випадках:
- виправлення коду витрачання своєчасно внесеного бланка або в разі псування бланків при своєчасному внесенні даних про це до Реєстру бланків;
- несвоєчасного внесення відомостей про витрачання спеціальних бланків до Реєстру бланків не з вини нотаріуса, а з не залежних від нього причин.
На думку НПУ, варто застосовувати індивідуальний підхід до з'ясування причин несвоєчасного внесення бланків через пояснення нотаріуса, складений нотаріусом акт, фіксацію певної події (аварії, поломки тощо).
Неоднозначне трактування норм законодавства
Наразі нотаріальна діяльність регламентована Законом «Про нотаріат», Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, Правилами ведення нотаріального діловодства тощо. У певних випадках положення підзаконного НПА можуть суперечити нормам вищої юридичної сили, одне й те саме питання може бути врегульовано в різних НПА по-різному тощо.
Приклади таких колізій: строк пред'явлення виконавчих написів до виконання; можливість державної реєстрації наступної іпотеки; викладення заяв, які зберігаються у справах нотаріуса, на спеціальних бланках або на білому аркуші; реєстрація у журналі вхідної кореспонденції заяв про прийняття/відмову від спадщини тощо.
Тому НПУ просить Мін'юст:
- спільно напрацювати правові позиції щодо однакових підходів при застосуванні законодавства у нотаріальній практиці;
- не застосовувати принцип «авторитарності думки» комісії перевіряючих, адже подібні проблемні питання стосуються правозастосування та не можуть бути віднесені до порушень законодавства.
Порядок розгляду звернень на дії нотаріусів
Під час розгляду звернень (скарг) на дії нотаріусів деякі територіальні органи Міністерства юстиції України запровадили практику проведення щодо кожного випадку цільової перевірки роботи нотаріуса. Аналіз порядку проведення перевірок свідчить, що оформлення перевірки за зверненням шляхом проведення «цільової перевірки» не відповідає порядку проведення саме такого виду перевірки та є хибною практикою, що може мати негативні корупційні наслідки, перевантажує процес розгляду звернення додатковими наказами та актами перевірки, а також сприймається як додатковий тиск на нотаріусів.
Порядок проведення перевірок не передбачає ініціативи або повноважень щодо витребування або запитування територіальними органами Міністерства юстиції інформації від третіх осіб, тобто проведення так званого «розслідування», а також виходу перевіряючими за межі предмета звернення.
Окремо НПУ торкнулась порядку розгляду звернень громадян та юридичних осіб, які не були учасниками нотаріальної дії. Жодним нормативним актом не передбачено повноважень органів юстиції втручатися у приватні майнові спори, у зв'язку з чим здійснювати запити до нотаріусів. Така процесуальна дія відбувається тільки за відповідною ухвалою суду, що передбачено ст. 84 ЦПК.
Організація порядку проведення перевірок нотаріусів
НПУ клопоче щодо визначення розумного строку попередження нотаріуса про конкретну дату проведення перевірки, з метою дотримання нормального режиму роботи, можливості планувати робочий день та забезпечення належної підготовки нотаріуса до перевірки.
Також Нотаріальна палата вважає, що для неупередженості та прозорості перевірки нотаріус, якого перевіряють, повинен мати право заявити відвід з обґрунтованих причин певному колезі-нотаріусу, включеному до складу комісії (наразі передбачена можливість відводу члена комісії лише з числа працівників територіального органу юстиції). Мотиви такого відводу мають бути викладені в письмовій формі, містити конкретні факти, які б свідчили про відсутність наміру нотаріуса зловживати правом відводу.
НПУ наголосила, що довідка за результатом перевірки є документом, який складається колегіально. Якщо члени комісії не дійшли згоди щодо того чи іншого порушення, член комісії, який не згодний із правовою оцінкою іншого свого колеги, може мати право викласти окрему думку зі спірного питання. При цьому бажано, щоб спірні питання до самої довідки не включались, або включались в контексті не порушення, а рекомендації щодо покращення роботи.
Багато обговорень відбувається навколо критеріїв оцінки результатів перевірки нотаріуса («добре», «задовільно», «незадовільно»). Вказана оцінка роботи має надаватись не в авторитарному порядку членами комісії, які є працівниками територіального органу юстиції, а із залученням до обговорення та формування колегіального рішення членів комісії з боку нотаріальної спільноти. При цьому оцінка роботи «незадовільно» має бути виваженою, чітко аргументованою, ґрунтуватись виключно на грубих, непоодиноких порушень норм законодавства, що призвели або можуть призвести до порушення прав та законних інтересів громадян і юридичних осіб.
Всі порушення, які членами комісії виявляються під час перевірки, мають бути озвучені нотаріусу, якого перевіряють, а пояснення та заперечення нотаріуса з цих питань мають бути взяті до уваги.
Якщо за наслідками перевірки нотаріусу надається строк для надання пояснень або заперечень, цей строк має бути достатнім для усунення порушень або підготовки ґрунтовних заперечень, та має бути визначений чіткою датою подачі заперечень/пояснень до територіального управління юстиції.
Члени комісії мають надати можливість нотаріусу усунути недоліки або порушення в роботі під час перевірки, якщо таке усунення можливе.
НПУ наголошує: під час перевірки до повноважень комісії не відноситься «фактична повторна сертифікація» робочого місця нотаріуса. Під час проведення перевірки необхідно враховувати, що приватний нотаріус здійснює нотаріальну діяльність за наявності акта про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса. Не передбачено проведення повторної сертифікації. Відповідно, є неприпустимими вимоги придбання нових сейфів або штучної пересертифікації сейфів, дверей тощо.
Варто обережно ставитись до визначення повторності порушення при оцінці організації роботи нотаріуса. Не є повторним порушення, яке під час роботи допускається нотаріусом впродовж всього періоду, за який проводиться перевірка, в усіх однотипних документах (справах).
Під час перевірки організації роботи нотаріусів комісії не мають повноважень щодо перевірки фінансової дисципліни нотаріуса по відношенню до податкових та інших фінансових органів, а також не наділені повноваженням, які притаманні органам, які контролюють дотримання трудового законодавства.
Особливості фотографування документів нотаріусів під час перевірок
Копії (фотокопії) документів, що підтверджують факт допущених нотаріусом порушень, недоліків чи помилок, мають бути виготовлені лише за допомогою стаціонарних пристроїв копіювання. Використання фотоапаратів та телефонів із фотокамерами не допускається. Адже фотографування документів нотаріусів є ризиком порушення нотаріальної таємниці.
До копіювання документів необхідно підходити виважено - робити це лише у випадку, якщо таке порушення носить грубий або зухвалий характер. Копіювання та фотографування документів з метою вивчення їх після проведення перевірки або з метою демонстрації їх іншим особам (не членам комісії) є перевищенням повноважень, порушенням таємниці та може мати корупційні ризики або ризики створення конфлікту інтересів між нотаріусами. Такі документи з легкістю можуть опинитися мережі Інтернет.
Обов'язково при копіюванні документів з порушеннями - підстави копіювання, кількість, перелік та реквізити документів мають бути зафіксовані документально під час перевірки.
Сертифікація робочого місця нотаріуса
Враховуючи практику та звернення нотаріусів, НПУ просить надати роз‘яснення щодо того, чи можливе проведення повторних необмежених кількістю (до моменту отримання позитивного рішення) перевірок відповідним територіальним органом Міністерства юстиції з метою сертифікації робочого місця нотаріуса за повторними заявами нотаріуса (особи, яка має намір провадити нотаріальну діяльність), який усунув виявлені недоліки та порушення за попередньо отриманим актом про відмову у сертифікації.
Також важливим є питання щодо дотримання процедурних строків під час сертифікації. На сьогодні практика деяких областей складається таким чином, що сертифікація призначається кожного разу щодо різних осіб на останній день строку, а видача реєстраційного посвідчення відбувається в останній день 7-денного строку, без наявності явних, мотивованих причин для зволікання проведення сертифікації робочого місця або без наявних видимих причин, що ускладнюють оформлення реєстраційного посвідчення в перші дні подачі заяви.
Оформлення факту відсутності нотаріуса на робочому місці
Згідно із законодавством відсутність нотаріуса на робочому місця протягом 3-денного строку не потребує додаткового формального підходу до фіксації такого факту. Втім, відомі випадки, коли територіальні органи юстиції висловлюють позицію про необхідність оформлення наказом тимчасового зупинення нотаріальної діяльності та про необхідність тимчасового блокування доступу до реєстрів.
Ефективна комунікація з територіальними органами юстиції
НПУ просить наголосити відділам нотаріату територіальних органів юстиції про необхідність інформувати нотаріусів відповідних областей про зміни в графіку роботи; про організаційні питання щодо підписання реєстрів для реєстрації нотаріальних дій; про стан затвердження річних описів справ постійного і тривалого строків зберігання; про визначення працівників, відповідальних за той або інший напрямок роботи; а також забезпечувати безпосередній та безперешкодний доступ та спілкування нотаріусів з робочих питань із співробітниками відділів та управлінь нотаріату.
Комунікація нотаріусів і працівників територіальних органів юстиції, які задіяні у сфері контролю за організацією нотаріальної діяльності, має здійснюватися на високому рівні та ґрунтуватись на засадах співпраці, порозуміння, доброзичливості.
Кваліфікаційний рівень працівників територіальних управлінь юстиції
З метою недопущення неоднакового, викривленого або некоректного трактування певних норм законодавства, а також з метою єдиного спільного тлумачення юридичних норм НПУ просить рекомендувати працівникам територіальних органів юстиції, за погодженням із відповідними головами відділень НПУ в регіонах, відвідувати семінари та навчальні заходи, організовані НПУ, вивчати та застосовувати на практиці в повсякденній роботі методичні та аналітичні матеріали НПУ.
Співпраця територіальних органів юстиції з відділеннями НПУ на місцях
НПУ закликає посилити процес тісної та безперервної взаємодії відділень НПУ та територіальних органів юстиції, а саме:
- у разі залучення нотаріусів до проведення комплексних та планових перевірок - кандидатури таких перевіряючих погоджувати з НПУ (це мінімізує відводи);
- при наявності спірних питань правозастосування або трактування (розуміння) норми права - обговорювати такі факти і випадки із відділенням НПУ;
- під час підготовки узагальнень, методичних або аналітичних матеріалів - погоджувати їх з НПУ;
- при зміні організаційних засад взаємодії з нотаріусами (організація підписання реєстрів, погодження описів справ тощо) попередньо обговорювати це питання із відділеннями НПУ.
Захистити своє майно від рейдерів вже зараз допоможе ефективний сервіс SMS-Маяк від "ЛІГА:ЗАКОН". Завдяки ньому можна відстежувати зміни статусу об'єкта нерухомості. Отримана інформація дасть змогу своєчасно звернутися до суду з позовною заявою про скасування вчинених реєстраційних дій, а також до правоохоронних органів із заявою про неправомірність таких дій. Ефективно уберегтися від рейдерів також допоможуть сервіси SMS-Маяк Земля та SMS-Маяк Іпотека від "ЛІГА:ЗАКОН", за допомогою яких можна оперативно дізнатися про зміни в реєстрі нерухомості (через SMS-повідомлення, електронним листом або через повідомлення в кабінеті користувача).
Читайте також:
З 29 червня підключення держреєстраторів до засобу додаткової ідентифікації користувача обов'язкове
