Нотариальная палата обратилась к Министерству юстиции с просьбой посодействовать нормативному урегулированию ряда проблемных вопросов нотариальной деятельности, вызванных, в частности, коллизиями законодательства.
Учет и расходование специальных бланков нотариальных документов
На сегодня НПУ известны факты, когда по результату внесения в Реестр бланков исправлений относительно кода расходования бланка или информации о порче бланка поднимались вопросы о применении к нотариусу мер дисциплинарного воздействия или приостановлении нотариальной деятельности.
НПУ считает ошибочной практику территориальных управлений юстиции относительно применения к нотариусам мер дисциплинарного воздействия или санкций в виде приостановления нотариальной деятельности в случаях:
- исправления кода расходования своевременно внесенного бланка или в случае порчи бланков при своевременном внесении данных об этом в Реестр бланков;
- несвоевременного внесения сведений о расходовании специальных бланков в Реестр бланков не по вине нотариуса, а по не зависимым от него причинам.
По мнению НПУ, стоит применять индивидуальный подход к выяснению причин несвоевременного внесения бланков через пояснение нотариуса, составленный нотариусом акт, фиксацию определенного события (аварии, поломки и т. п.).
Неоднозначная трактовка норм законодательства
Сейчас нотариальная деятельность регламентирована Законом "О нотариате", Порядком совершения нотариальных действий нотариусами Украины, Правилами ведения нотариального делопроизводства и т. д. В определенных случаях положения подзаконных НПА могут противоречить нормам высшей юридической силы, один и тот же вопрос может быть урегулирован в разных НПА по-разному и т. п.
Примеры таких коллизий: срок предъявления исполнительных надписей к исполнению; возможность государственной регистрации следующей ипотеки; изложение заявлений, которые хранятся в делах нотариуса, на специальных бланках или на белом листе; регистрация в журнале входной корреспонденции заявлений о приеме/отказе от наследства и т. п.
Поэтому НПУ просит Минюст:
- совместно наработать правовые позиции относительно одинаковых подходов при применении законодательства в нотариальной практике;
- не применять принцип "авторитарности мнения" комиссии проверяющих, ведь подобные проблемные вопросы касаются правоприменения и не могут быть отнесены к нарушениям законодательства.
Порядок рассмотрения обращений на действия нотариусов
В ходе рассмотрения обращений (жалоб) на действия нотариусов некоторые территориальные органы Министерства юстиции Украины ввели практику проведения по каждому случаю целевой проверки работы нотариуса. Анализ порядка проведения проверок свидетельствует, что оформление проверки по обращению путем проведения "целевой проверки" не отвечает порядку проведения именно такого вида проверки и является ошибочной практикой, которая может иметь негативные коррупционные последствия, перегружает процесс рассмотрения обращения дополнительными приказами и актами проверки, а также воспринимается как дополнительное давление на нотариусов.
Порядок проведения проверок не предусматривает инициативы или полномочия относительно истребования или запроса территориальными органами Министерства юстиции информации от третьих лиц, то есть проведение так называемого "расследования", а также выхода проверяющими за пределы предмета обращения.
Отдельно НПУ коснулась порядка рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, которые не были участниками нотариального действия. Ни одним нормативным актом не предусмотрены полномочия органов юстиции вмешиваться в частные имущественные споры, в связи с чем осуществлять запросы к нотариусам. Такое процессуальное действие происходит только по соответствующему определению суда, что предусмотрено ст. 84 ГПК.
Организация порядка проведения проверок нотариусов
НПУ хлопочет относительно определения разумного срока предупреждения нотариуса о конкретной дате проведения проверки, с целью соблюдения нормального режима работы, возможности планировать рабочий день и обеспечения надлежащей подготовки нотариуса к проверке.
Также Нотариальная палата считает, что для непредвзятости и прозрачности проверки нотариус, которого проверяют, должен иметь право заявить отвод по обоснованным причинам определенному коллеге-нотариусу, включенному в состав комиссии (сейчас предусмотрена возможность отвода члена комиссии только из числа работников территориального органа юстиции). Мотивы такого отвода должны быть изложены в письменной форме, содержать конкретные факты, которые бы свидетельствовали об отсутствии намерения нотариуса злоупотреблять правом отвода.
НПУ отметила, что справка по результату проверки является документом, составляемым коллегиально. Если члены комиссии не пришли к согласию относительно того или иного нарушения, член комиссии, который не согласен с правовой оценкой другого своего коллеги, может иметь право изложить особое мнение по спорному вопросу. При этом желательно, чтобы спорные вопросы в саму справку не включались, или включались в контексте не нарушения, а рекомендации по улучшению работы.
Много обсуждений происходит вокруг критериев оценки результатов проверки нотариуса ("хорошо", "удовлетворительно", "неудовлетворительно"). Указанная оценка работы должна предоставляться не в авторитарном порядке членами комиссии, являющимися работниками территориального органа юстиции, а с привлечением к обсуждению и формированию коллегиального решения членов комиссии со стороны нотариального сообщества. При этом оценка работы "неудовлетворительно" должна быть взвешенной, четко аргументированной, основываться исключительно на грубых, неодиночных нарушениях норм законодательства, которые привели или могут привести к нарушению прав и законных интересов граждан и юридических лиц.
Все нарушения, которые членами комиссии выявляются во время проверки, должны быть озвучены нотариусу, которого проверяют, а пояснения и возражения нотариуса по этим вопросам должны быть приняты во внимание.
Если по результатам проверки нотариусу предоставляется срок для предоставления пояснений или возражений, этот срок должен быть достаточным для устранения нарушений или подготовки основательных возражений, и должен быть определен четкой датой подачи возражений/пояснений в территориальное управление юстиции.
Члены комиссии должны предоставить возможность нотариусу устранить недостатки или нарушения в работе во время проверки, если такое устранение возможно.
НПУ подчеркивает: во время проверки к полномочиям комиссии не относится "фактическая повторная сертификация" рабочего места нотариуса. Во время проведения проверки необходимо учитывать, что частный нотариус осуществляет нотариальную деятельность при наличии акта о сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса. Не предусмотрено проведение повторной сертификации. Соответственно, являются недопустимыми требования приобретения новых сейфов или искусственной пересертификации сейфов, дверей и т. п.
Стоит осторожно относиться к определению повторности нарушения при оценке организации работы нотариуса. Не является повторным нарушение, которое во время работы допускается нотариусом в течение всего периода, за который проводится проверка, во всех однотипных документах (делах).
Во время проверки организации работы нотариусов комиссии не имеют полномочий по проверке финансовой дисциплины нотариуса по отношению к налоговым и другим финансовым органам, а также не наделены полномочиями, которые присущи органам, контролирующим соблюдение трудового законодательства.
Особенности фотографирования документов нотариусов во время проверок
Копии (фотокопии) документов, подтверждающих факт допущенных нотариусом нарушений, недостатков или ошибок, должны быть изготовлены только с помощью стационарных устройств копирования. Использование фотоаппаратов и телефонов с фотокамерами не допускается. Ведь фотографирование документов нотариусов является риском нарушения нотариальной тайны.
К копированию документов необходимо подходить взвешенно - делать это только в случае, если такое нарушение носит грубый или дерзкий характер. Копирование и фотографирование документов с целью изучения их после проведения проверки или с целью демонстрации их другим лицам (не членам комиссии) является превышением полномочий, нарушением тайны и может иметь коррупционные риски или риски создания конфликта интересов между нотариусами. Такие документы с легкостью могут очутиться сети Интернет.
Обязательно при копировании документов с нарушениями - основания копирования, количество, перечень и реквизиты документов должны быть зафиксированы документально во время проверки.
Сертификация рабочего места нотариуса
Учитывая практику и обращение нотариусов, НПУ просит предоставить разъяснение относительно того, возможно ли проведение неограниченных количеством (до момента получения позитивного решения) проверок соответствующим территориальным органом Министерства юстиции с целью сертификации рабочего места нотариуса по повторным заявлениям нотариуса (лица, имеющего намерение осуществлять нотариальную деятельность), который устранил выявленные недостатки и нарушения по предварительно полученному акту об отказе в сертификации.
Также важным является вопрос относительно соблюдения процедурных сроков во время сертификации. На сегодня практика некоторых областей складывается таким образом, что сертификация назначается каждый раз относительно разных лиц на последний день срока, а выдача регистрационного удостоверения происходит в последний день 7-дневного срока, без наличия явных, мотивированных причин для промедления проведения сертификации рабочего места или без имеющихся видимых причин, усложняющих оформление регистрационного удостоверения в первые дни подачи заявления.
Оформление факта отсутствия нотариуса на рабочем месте
Согласно законодательству отсутствие нотариуса на рабочем места в течение 3-дневного срока не требует дополнительного формального подхода к фиксации такого факта. Впрочем, известны случаи, когда территориальные органы юстиции выражают позицию о необходимости оформления приказом временного приостановления нотариальной деятельности и о необходимости временной блокировки доступа к реестрам.
Эффективная коммуникация с территориальными органами юстиции
НПУ просит подчеркнуть отделам нотариата территориальных органов юстиции о необходимости информировать нотариусов соответствующих областей об изменениях в графике работы; об организационных вопросах относительно подписания реестров для регистрации нотариальных действий; о состоянии утверждения годовых описаний дел постоянного и длительного сроков хранения; об определении работников, ответственных за то или иное направление работы; а также обеспечивать непосредственный и беспрепятственный доступ и общение нотариусов по рабочим вопросам с сотрудниками отделов и управлений нотариата.
Коммуникация нотариусов и работников территориальных органов юстиции, которые задействованы в сфере контроля за организацией нотариальной деятельности, должна осуществляться на высоком уровне и основываться на принципах сотрудничества, понимания, доброжелательности.
Квалификационный уровень работников территориальных управлений юстиции
С целью недопущения неодинаковой, искривленной или некорректной трактовки определенных норм законодательства, а также с целью единого общего толкования юридических норм НПУ просит рекомендовать работникам территориальных органов юстиции, по согласованию с соответствующими председателями отделений НПУ в регионах, посещать семинары и учебные мероприятия, организованные НПУ, изучать и применять на практике в повседневной работе методические и аналитические материалы НПУ.
Сотрудничество территориальных органов юстиции с отделениями НПУ на местах
НПУ призывает усилить процесс тесного и непрерывного взаимодействия отделений НПУ и территориальных органов юстиции, а именно:
- в случае привлечения нотариусов к проведению комплексных и плановых проверок - кандидатуры таких проверяющих согласовывать с НПУ (это минимизирует отводы);
- при наличии спорных вопросов правоприменения или трактовки (понимания) нормы права - обсуждать такие факты и случаи с отделением НПУ;
- во время подготовки обобщений, методических или аналитических материалов - согласовывать их с НПУ;
- при изменении организационных принципов взаимодействия с нотариусами (организация подписания реестров, согласования описаний дел и т. п.) предварительно обсуждать этот вопрос с отделениями НПУ.
Защитить свое имущество от рейдеров уже сейчас поможет эффективный сервис SMS-Маяк от "ЛІГА:ЗАКОН". Благодаря ему можно отслеживать изменения статуса объекта недвижимости. Полученная информация позволит своевременно обратиться в суд с исковым заявлением об отмене совершенных регистрационных действий, а также в правоохранительные органы с заявлением о неправомерности таких действий. Эффективно уберечься от рейдеров также помогут сервисы SMS-Маяк Земля и SMS-Маяк Ипотека от "ЛІГА:ЗАКОН", с помощью которых можно оперативно узнать об изменениях в реестре недвижимости (через SMS-сообщение, электронным письмом или через сообщение в кабинете пользователя).
Читайте также:
