Система адміністративного персоналу для кожної юридичної фірми виглядає по-різному. Усе залежить від її бюджету і пріоритетів. Якщо ж говорити про ідеальну систему адміністративного персоналу, то вона включатиме наступні напрями діяльності.
Офіс-менеджмент
Офіс - це те місце де відбувається професійна робота і бізнес-діяльність компанії. Для їх підтримки потрібний відповідний менеджмент, старанні здібності якого допоможуть підтримувати ваш бізнес.
Якщо говорити простими словами, то на офіс-менеджмент зазвичай покладають наступні функції: щоденне постачання офісу канцелярією, кавою, водою, офісним папером, кольорами, організація зустрічей в офісі, отримав дзвінків і факсів, копіювання документів, підготовка інформаційних матеріалів, прийом відвідувачів, реєстрація витікаючої кореспонденції, що входить/, і інше. Тобто офіс-менеджмент забезпечує матеріально-технічну підтримку юридичної компанії, в якій мають потребу навіть найменші адвокатські бюро.
Також на офіс-менеджера можуть покладати і додаткові функції, такі як координація юридичної підтримки штатного ресурсу, управління офісним бюджетом або стосунками з постачальниками послуг.
Важливо відмітити, що офіс менеджмент фірми полегшує її діяльність, виконуючи підтримку персоналу, розвиваючи і імплементуючи офісні ініціативи.
Офіс менеджмент фірми полегшує її діяльність, виконуючи підтримку персоналу, розвиваючи і імплементуючи офісні ініціативи |
Секретарська справа
Звичайно ж, у будь-якій юридичній фірмі працюють секретарі. Зазвичай у партнера компанії є свій особистий секретар (personal assistant). Також у 3-4 юристів середнього рівня (middle level) є свої особисті секретарі. Такі умови роботи створені для того, щоб юрист самостійно не займався такими дрібними справами, як купівля квитків, бронювання готелів, копіювання документів, відправка факсу і так далі. Якщо судити з економічної точки зору, то найняти секретаря для таких юристів набагато дешевше, ніж покласти на них усі ці обов'язки. Річ у тому, що якщо година роботи юриста середнього рівня коштує 100-200 доларів США в годину, то секретареві платять 500 - 1000 доларів США в місяць. Таким чином, юридичні фірми економлять свої гроші.
HR - department (human resource)
Якось один з топ-менеджерів відомої юридичної фірми, сказав, що продати юридичну фірму досить складно, оскільки важко визначити її реальну вартість, адже найбільш цінними її ресурсами є штат персоналу фірми. Саме тому юридичні фірми зраджують велике значення присутності в компанії HR- департаменту. Якщо говорити загалом, то цей напрям в юридичній фірмі займається:
- збором інформації;
- створенням комфортних моральних умов для роботи (необхідної атмосфери в колективі);
- безперервним процесом пошуку і оформлення на роботу талановитого і перспективного юридичного персоналу;
- оцінкою персоналу;
- розвитком персоналу, підвищенням його кваліфікації;
- управлінням персоналом у рамках кадрової політики юридичної фірми.
Слід зазначити, що HR- департамент може стати вагомою конкурентною перевагою для фірми.
Продати юридичну фірму досить складно, оскільки важко визначити її реальну вартість, адже найбільш цінними її ресурсами є штат персоналу фірми. |
PR - department
Ще однією перевагою перед конкурентами для юридичної фірми може стати PR- менеджер або PR- департамент. У сучасних умовах бізнес-діяльності компаній на українському юридичному ринку все більше юридичних фірм усвідомлюють важливість піару в їх діяльності. Такий піар має бути правильним і логічним, тому будь-яка солідна юридична фірма тримає в штаті якщо не PR- департамент, то хотя-бы одного PR- менеджера. Саме останній відповідає за:
- зв'язки з громадськістю;
- співпраця зі ЗМІ;
- формування і підтримка іміджу юридичної фірми;
- організацію прес-конференцій, круглих столів і інших заходів;
- розробку і реалізацію комунікаційної програми;
- розміщення в ЗМІ статей, коментарів юристів;
- написання і розсилка прес-релізів;
- наповнення корпоративного сайту фірми.
Треба відмітити, що юридичні фірми також можуть користуватися послугами зовнішніх PR- фахівців. Усе залежить від політики самої компанії і позиції керівництва відносно цього питання.
Business Development
Для забезпечення стратегічного і тактичного розвитку юридичної фірми, а головне - для збільшення її прибутку, компанії використовують функцію Business Development (далі - BD). Зазвичай фірми беруть на роботу директора по BD, а іноді - створюють цілі BD департаменти.
До сфер діяльності напряму BD відносять:
- організацію друку продукції з логотипом юридичної фірми, буклетів;
- планування участі представників фірми в різних заходах і подіях;
- розвиток бізнесу.
Business Development допомагає знайти шляхи, завдяки яким юридична компанія здатна збільшити свій прибуток. BD департамент робить аналіз ринку, конкурентів, а також робить висновки - які напрями бізнесу на сьогодні і в перспективі найбільш прибуткові.
Також BD департамент дає рекомендації відносно пошуків клієнтів : де їх можна зустріти, чим зацікавити, що запропонувати. BD забезпечує допомогу партнерам на виконання планів відносно розвитку юридичної фірми. Також складається план для розвитку кожного юриста компанії або для окремої практики. Інструменти BD повинні допомагати фірмі простежувати можливості росту кількості клієнтів для збільшення її прибутку.
Business Development допомагає знайти шляхи, завдяки яким юридична компанія здатна збільшити свій прибуток. |
Security Department
Зважаючи на специфіку юридичної діяльності, служба охорони (security department) просто потрібна юридичній фірмі. Основні обов'язки, які ставлять перед таким департаментом, - це:
- забезпечення безпеки партнера;
- забезпечення безпеки персоналу;
- забезпечення безпеки офісу.
Фінансовий директор
Важливою людиною для будь-якої юридичної фірми є її фінансовий директор. Це, можна сказати, головний фінансист компанії. До основних повноважень фінансового директора юридичної фірми відносяться:
- забезпечення процесу виставляння рахунків;
- управління рахунками;
- виплата прибутку;
- виплата зарплати.
Іншими словами фінансовий директор займається організацією усіх процесів в компанії, які пов'язані з грошима. Важливо відмітити, що фінансовий директор юридичної фірми нарівні з керівником компанії несе відповідальність з її фінансових питань, а також має право другого підпису.
Chief Operating Office (COO)
Одним з керівників, що відповідають за повсякденні операції і поточну діяльність юридичної фірми, є Chief Operating Office. Це головний операційний директор, якому у бізнесі відповідає посада "виконавчого директора". До функцій COO у юридичній фірмі відносяться:
- керівництво роботою адміністративного персоналу;
- відповідальність і звітність перед партнерами юридичної фірми про роботу адміністративного персоналу.
Фінансовий директор юридичної фірми нарівні з керівником компанії несе відповідальність з її фінансових питань, а також має право другого підпису. |
IT- персонал
IT- департамент є особливо важливим для юридичної фірми, зважаючи на специфіку її діяльності. IT- департамент забезпечує підтримку бізнесу і його супровід. Серед завдань, які ставляться перед IT- персоналом можна виділити наступні :
- організація роботи серверної системи;
- забезпечення безперебійної роботи комп'ютерних мереж і устаткування, збереженню інформації на електронних носіях;
- забезпечення безперебійної роботи каналів зв'язку;
- підтримка і забезпечення функціонування наявного програмного забезпечення;
- інформаційна безпека.
Ми відмітили звичайнісінькі адміністративні структури юридичної фірми. Звичайно, в кожній компанії структура адміністративного персоналу різна. Це залежить і від розвитку компанії, і від її успішності. Але у будь-якому випадку без наявності відповідного адміністративного персоналу юридична фірма просто ефективно не функціонуватиме.
Кристина Венгриняквипускаючий редактор ТН "Правовий консалтинг" компанії "ЛИГА: ЗАКОН"
