Система административного персонала для каждой юридической фирмы выглядит по-разному. Все зависит от ее бюджета и приоритетов. Если же говорить об идеальной системе административного персонала, то она будет включать в себя следующие направления деятельности.
Офис-менеджмент
Офис - это то место где происходит профессиональная работа и бизнес-деятельность компании. Для их поддержки нужен соответствующий менеджмент, исполнительные способности которого помогут поддерживать ваш бизнес.
Если говорить простыми словами, то на офис-менеджмент обычно возлагают следующие функции: ежедневное снабжение офиса канцелярией, кофе, водой, офисной бумагой, цветами, организация встреч в офисе, прием звонков и факсов, копирование документов, подготовка информационных материалов, прием посетителей, регистрация входящей/исходящей корреспонденции и прочее. То есть офис-менеджмент обеспечивает материально-техническую поддержку юридической компании, в которой нуждаются даже самые маленькие адвокатские бюро.
Также на офис-менеджера могут возлагать и дополнительные функции, такие как координация юридической поддержки штатного ресурса, управление офисным бюджетом или отношениями с поставщиками услуг.
Важно отметить, что офис менеджмент фирмы облегчает ее деятельность, выполняя поддержку персонала, развивая и имплементируя офисные инициативы.
Офис менеджмент фирмы облегчает ее деятельность, выполняя поддержку персонала, развивая и имплементируя офисные инициативы |
Секретарское дело
Конечно же, в любой юридической фирме работают секретари. Обычно у партнера компании есть свой личный секретарь (personal assistant). Также у 3-4 юристов среднего уровня (middle level) есть свои личные секретари. Такие условия работы созданы для того, чтобы юрист самостоятельно не занимался такими мелкими делами, как покупка билетов, бронировка отелей, копирование документов, отправка факса и т.д. Если судить с экономической точки зрения, то нанять секретаря для таких юристов намного дешевле, чем возложить на них все эти обязанности. Дело в том, что если час работы юриста среднего уровня стоит 100-200 долларов США в час, то секретарю платят 500 - 1000 долларов США в месяц. Таким образом, юридические фирмы экономят свои деньги.
HR-department (human resource)
Как-то один из топ-менеджеров известной юридической фирмы, сказал, что продать юридическую фирму достаточно сложно, поскольку тяжело определить ее реальную стоимость, ведь наиболее ценными ее ресурсами является штат персонала фирмы. Именно поэтому юридические фирмы предают большое значение присутствию в компании HR-департамента. Если говорить в общем, то это направление в юридической фирме занимается:
- сбором информации;
- созданием комфортных моральных условий для работы (необходимой атмосферы в коллективе);
- беспрерывным процессом поиска и оформления на работу талантливого и перспективного юридического персонала;
- оценкой персонала;
- развитием персонала, повышением его квалификации;
- управлением персоналом в рамках кадровой политики юридической фирмы.
Следует отметить, что HR-департамент может стать весомым конкурентным преимуществом для фирмы.
Продать юридическую фирму достаточно сложно, поскольку тяжело определить ее реальную стоимость, ведь наиболее ценными ее ресурсами является штат персонала фирмы. |
PR-department
Еще одним преимуществом перед конкурентами для юридической фирмы может стать PR-менеджер или PR-департамент. В современных условиях бизнес-деятельности компаний на украинском юридическом рынке все больше юридических фирм осознают важность пиара в их деятельности. Такой пиар должен быть правильным и логичным, поэтому любая солидная юридическая фирма держит в штате если не PR-департамент, то хотя-бы одного PR-менеджера. Именно последний отвечает за:
- связи с общественностью;
- сотрудничество со СМИ;
- формирование и поддержание имиджа юридической фирмы;
- организацию пресс-конференций, круглых столов и других мероприятий;
- разработку и реализацию коммуникационной программы;
- размещение в СМИ статей, комментариев юристов;
- написание и рассылка пресс-релизов;
- наполнение корпоративного сайта фирмы.
Нужно отметить, что юридические фирмы также могут пользоваться услугами внешних PR-специалистов. Все зависит от политики самой компании и позиции руководства относительно данного вопроса.
Business Development
Для обеспечения стратегического и тактического развития юридической фирмы, а главное - для увеличения ее прибыли, компании используют функцию Business Development (далее - BD). Обычно фирмы берут на работу директора по BD, а иногда - создают целые BD департаменты.
К сферам деятельности направления BD относят:
- организацию печати продукции с логотипом юридической фирмы, буклетов;
- планирование участия представителей фирмы в различных мероприятиях и событиях;
- развитие бизнеса.
Business Development помогает найти пути, благодаря которым юридическая компания способна увеличить свою прибыль. BD департамент производит анализ рынка, конкурентов, а также делает выводы - какие направления бизнеса на сегодняшний день и в перспективе наиболее прибыльны.
Также BD департамент дает рекомендации относительно поисков клиентов: где их можно встретить, чем заинтересовать, что предложить. BD обеспечивает помощь партнерам на выполнение планов относительно развития юридической фирмы. Также составляется план для развития каждого юриста компании или для отдельной практики. Инструменты BD должны помогать фирме прослеживать возможности роста количества клиентов для увеличения ее прибыли.
Business Development помогает найти пути, благодаря которым юридическая компания способна увеличить свою прибыль. |
Security Department
Учитывая специфику юридической деятельности, служба охраны (security department) просто необходима юридической фирме. Основные обязанности, которые ставят перед таким департаментом - это:
- обеспечение безопасности партнера;
- обеспечение безопасности персонала;
- обеспечение безопасности офиса.
Финансовый директор
Важным человеком для любой юридической фирмы является ее финансовый директор. Это, можно сказать, главный финансист компании. К основным полномочиям финансового директора юридической фирмы относятся:
- обеспечение процесса выставления счетов;
- управление счетами;
- выплата прибыли;
- выплата зарплаты.
Другими словами финансовый директор занимается организацией всех процессов в компании, которые связаны с деньгами. Важно отметить, что финансовый директор юридической фирмы наравне с руководителем компании несет ответственность по ее финансовым вопросам, а также имеет право второй подписи.
Chief Operating Office (COO)
Одним из руководителей, отвечающих за повседневные операции и текущую деятельность юридической фирмы, является Chief Operating Office. Это главный операционный директор, которому в бизнесе соответствует должность «исполнительного директора». До функций COO в юридической фирме относятся:
- руководство работой административного персонала;
- ответственность и отчетность перед партнерами юридической фирмы о работе административного персонала.
Финансовый директор юридической фирмы наравне с руководителем компании несет ответственность по ее финансовым вопросам, а также имеет право второй подписи. |
IT-персонал
IT-департамент является особенно важным для юридической фирмы, учитывая специфику ее деятельности. IT-департамент обеспечивает поддержку бизнеса и его сопровождение. Среди задач, которые ставятся перед IT-персоналом можно выделить следующие:
- организация работы серверной системы;
- обеспечение бесперебойной работы компьютерных сетей и оборудования, сохранности информации на электронных носителях;
- обеспечение бесперебойной работы каналов связи;
- поддержка и обеспечение функционирования имеющегося в наличии программного обеспечения;
- информационная безопасность.
Мы отметили самые обычные административные структуры юридической фирмы. Конечно, в каждой компании структура административного персонала разная. Это зависит и от развития компании, и от ее успешности. Но в любом случае без наличия соответствующего административного персонала юридическая фирма просто не будет эффективно функционировать.
Кристина Венгриняк, выпускающий редактор ТН "Правовой консалтинг" компании "ЛИГА:ЗАКОН"
