Повномасштабне вторгнення рф змусило мільйони українців залишити свої домівки та виїхати за межі країни. Водночас нерухомість, бізнес та незавершені особисті справи залишилися в Україні й потребують належного управління. У таких умовах оформлення довіреностей стає необхідним інструментом для захисту прав і законних інтересів громадян, які проживають закордоном.
Правильно складена довіреність дає змогу дистанційно вирішувати майнові, сімейні та ділові питання, не втрачаючи контролю над власними активами. Водночас процес її оформлення за кордоном має свої особливості, що потребує уваги та обережності.
I. Способи оформлення довіреностей за кордоном у 2025 році
Якщо особа, перебуваючи за кордоном, бажає оформити нотаріально посвідчену довіреність для застосування в Україні, то вона може зробити це декількома способами:
- посвідчити довіреність у консульстві України в країні перебування;
- посвідчити довіреність у будь-якого нотаріуса країни перебування.
Через консульські установи України
Консульське посвідчення довіреності залишається найнадійнішим способом для українців за кордоном.
Головною перевагою саме цього способу оформлення довіреності є те, що довіреність, видана у консульській установі, не потребує подальшої легалізації та перекладу, є чинною на території України з моменту її вчинення і може використовуватися негайно після отримання представником.
Документи, необхідні для оформлення довіреності в консульстві України закордоном:
паспорт громадянина України для виїзду за кордон або внутрішній паспорт громадянина України (оригінал і копія);
реєстраційний номер облікової картки платника податків (оригінал і копія);
копія паспорта представника за довіреністю;
інші документи, залежно від змісту довіреності.
Наприклад, копії правовстановлюючих документів на нерухоме майно - у разі оформлення довіреності на розпорядження таким майном; копія свідоцтва про смерть, документи, що підтверджують родинні зв'язки, - якщо довіреність стосується оформлення спадщини тощо.
Оформлення довіреності займає від 3 до 10 робочих днів залежно від завантаженості консульства. Попередній запис обов'язковий у більшості країн і здійснюється через процедуру верифікації засобами «Дія.Підпис» або кваліфікованого електронного підпису.
Вартість послуг станом на 2025 рік: консульський збір за нотаріальну дію може коливатися від 28 євро до 60 євро.
Переваги посвідчення довіреності в консульській установі:
1) Довіреність, посвідчена консульством, не потребує додаткової легалізації.
2) Відсутні витрати на послуги нотаріального перекладу довіреності.
Недоліки посвідчення довіреності в консульській установі:
1) Більшість консульських установ є надмірно завантаженими, що ускладнює можливість запису на прийом для посвідчення довіреності.
2) У багатьох випадках громадянам, які проживають у віддалених населених пунктах, доводиться витрачати значний час і кошти на дорогу до найближчого українського консульства.
Практичні поради:
Консультація з українським нотаріусом онлайн. Спершу обговоріть із нотаріусом, у якого буде вчинятись нотаріальна дія, зміст майбутньої довіреності, вимоги нотаріуса до формулювання повноважень, які плануєте надати довіреній особі (у випадку, якщо довіреність видається для представництва перед нотаріусом).
Підготовка тексту довіреності та подання її до консульства. Замовте у юриста готовий проєкт довіреності із конкретними повноваженнями, під конкретний орган чи установу, в якій необхідно представляти інтереси довірителя, збережіть його електронний файл на свій носій і в подальшому передайте працівнику консульства.
Запис до консульства. Подбайте про реєстрацію на прийом заздалегідь. Варто врахувати, що через високе навантаження консульств іноді доводиться чекати кілька тижнів на вільний час для прийому.
Через іноземних нотаріусів з легалізацією
Альтернативний спосіб передбачає оформлення довіреності у місцевого нотаріуса з подальшою легалізацією та перекладом для використання в Україні.
Головною перевагою саме цього способу посвідчення довіреності полягає в зручності розташування нотаріальної контори.
Необхідні документи:
документ, який посвідчує особу, - це може бути паспорт громадянина України або дозвіл на проживання в країні, де посвідчується довіреність;
підготовлений текст довіреності;
іноземні нотаріуси можуть вимагати додаткові документи: посвідку на проживання, водійські права, довідку про реєстрацію за місцем проживання.
Вартість послуг станом на 2025 рік: вартість нотаріальних послуг у кожній країні різниться і може залежати від змісту довіреності та її обсягу, зокрема, кількості повноважень представника. У середньому за довіреність доведеться заплатити 100 - 150 євро в європейських країнах. У США та Канаді вартість послуг нотаріуса може бути вищою - більше ніж 150 доларів.
У випадку, якщо довіреність посвідчується в іноземного нотаріуса, таку нотаріально посвідчену довіреність необхідно легалізувати для подальшої можливості використання на території України.
Особливості легалізації в різних країнах:
У країнах - учасницях Гаазької конвенції застосовується спрощена процедура легалізації - апостиль. Строки варіюються від 1 - 2 днів у Німеччині, до 2 - 3 тижнів у Франції. Вартість апостиля коливається від 10 євро до 50 євро.
У країнах, які не є учасницею Гаазької конвенції, необхідно пройти дещо ускладнену процедуру легалізації довіреності. Вам необхідно звернутися до Міністерства іноземних справ у країні, де ви нотаріально посвідчували довіреність, аби пройти процедуру легалізації документа. Час на легалізацію нотаріально засвідченого документа, як і вартість сплати адміністративного збору - залежить від країни, в якій посвідчувалась довіреність і здійснювалась її легалізація.
Також існують деякі винятки з необхідності легалізації довіреності. До прикладу, довіреності, оформлені у Польщі або Чехії, не потребують легалізації взагалі, оскільки двосторонні міжнародні договори між Україною та цими державами передбачають взаємне визнання документів без додаткових формальностей.
Переклад і нотаріальне засвідчення перекладу:
Як правило, довіреність оформлюється іноземною мовою, тому, аби належним чином використовувати таку довіреність на території України, необхідно подбати про нотаріальний переклад усього тексту довіреності на українську мову.
Переваги посвідчення довіреності в іноземного нотаріуса:
1. Зручність розташування офісу іноземного нотаріуса або нотаріальної контори.
2. Можливість швидше записати на прийом.
3. Ширший вибір нотаріусів, до яких можна звернутися.
Недоліки посвідчення довіреності в іноземного нотаріуса:
1. Підготовку тексту довіреності в будь-якому випадку доведеться робити самостійно, отримати від українського нотаріуса або замовити в українського юриста.
2. Вартість послуг іноземних нотаріусів, як правило, є вищою за вартість послуг консульств.
3. Додаткові витрати та труднощі з легалізацією нотаріально посвідченої довіреності.
4. Додаткові витрати на нотаріальний переклад легалізованої довіреності.
Практичні поради:
Першим кроком радимо звернутися до українського юриста для підготовки тексту довіреності.
Отриманий текст довіреності потрібно надати місцевому нотаріусу в країні вашого перебування для засвідчення.
Далі порядок дій залежить від країни:
Країни - учасниці Гаазької конвенції про апостиль. Ви можете звернутися до нотаріуса, який посвідчував довіреність, або до уповноваженого органу в цій країні для проставлення апостиля.
Країни, що не приєдналися до Гаазької конвенції. У такому разі процедура складніша. Заздалегідь уточніть у міністерстві закордонних справ відповідної країни, як саме відбувається легалізація довіреності.
LIGA360 - зручний інструмент для юриста-міжнародника. Знаходь та аналізуй європейське законодавство, отримай рекомендації в питаннях міжнародних відносин, прав людини й громадянства, воєнного стану. Замовляй LIGA360 прямо сьогодні.
II. Практичні аспекти оформлення тексту довіреності
Відповідно до глави 4 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України довіреність повинна бути складена в письмовій формі та містити обов'язкові реквізити. Довіреність, яка не відповідає встановленим вимогам, може бути визнана недійсною.
Дата складання довіреності є критично важливою, оскільки без неї документ вважається недійсним.
Повні персональні дані довірителя включають прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, паспортні дані із зазначенням органу, який видав паспорт, дати видачі, РНОКПП та адресу реєстрації місця проживання в Україні або місця фактичного проживання в країні, де посвідчується довіреність.
Аналогічно детально повинні бути зазначені дані повіреного - особи, якій надаються повноваження.
Опис повноважень
Найважливішою частиною довіреності є чітке та детальне визначення повноважень, які надаються повіреному. Повноваження повинні бути сформульовані конкретно, без можливості двозначного тлумачення.
Замість загальних формулювань - "представляти інтереси" краще використовувати конкретні дії: "подавати заяви та документи", "отримувати довідки та витяги", "підписувати договори купівлі-продажу нерухомості" тощо.
Варто звернути увагу на існування специфічних вимог для різних типів правочинів:
Наприклад: Для операцій з нерухомістю потрібна окрема довіреність з правом підпису договорів купівлі-продажу. Для банківських операцій необхідно зазначати конкретні повноваження та суми операцій і тому подібне.
Рекомендації щодо оптимальних строків дії довіреності: В умовах воєнного стану в Україні деякі процеси, які раніше займали кілька днів чи тижнів, тепер можуть розтягуватися на місяці або навіть роки. Тому доцільно встановлювати строк дії довіреності від одного до трьох років.
III. Поширені помилки та ризики
Неправильне формулювання повноважень
Однією з найчастіших проблем є занадто загальне описання того, що може робити повірений. Фрази на кшталт "Представляти інтереси довірителя перед будь-якими державними органами, підприємствами, установами та організаціями з приводу вчинення будь-яких дій" звучать легко і зрозуміло. Здається, що вони охоплюють усі можливі випадки використання довіреності і значно полегшують процес її складання, але це не так.
Більшість державних органів - наприклад, РАЦС, Державна виконавча служба, а також банки - відмовлять представнику у вчиненні дій, передбачених довіреністю, якщо там не буде чітко зазначено щонайменше назву цього державного органу або банку.
Набагато краще детально перерахувати конкретні дії. Наприклад, замість "вирішувати питання з нерухомістю" вказати "подавати документи на державну реєстрацію права власності, отримувати витяги з реєстру, підписувати договори купівлі-продажу".
Порушення формальних вимог
Здавалося б, дрібниці можуть зробити довіреність повністю непридатною. Найкритичнішою є відсутність дати - без неї документ автоматично вважається недійсним згідно з законом. Помилки в паспортних даних, неправильно вказані серії та номери документів.
Ризики використання довіреностей
Зловживання довіреними особами. Основний ризик полягає в тому, що повірений може використовувати надані йому повноваження не в інтересах довірителя. Особливо небезпечними є ситуації, коли довіритель надає дуже широкі права без належного контролю.
Якщо повірений може продавати нерухомість, знімати кошти з рахунків або підписувати важливі договори без жодних обмежень, це створює можливості для серйозних зловживань. Виявити такі порушення часто буває складно, особливо якщо довіритель перебуває далеко від місця, де будуть вчинятися будь-які дії за довіреністю або не має можливості регулярно контролювати дії повіреного.
Способи мінімізації ризиків
Детальне прописування повноважень
Найкращий спосіб захистити себе - максимально конкретно описати, що саме може робити повірений. Замість загальних фраз потрібно перерахувати кожну дозволену дію.
Наприклад, у довіреності, яка надає повноваження на продаж або купівлю нерухомого майна, обов'язково необхідно зазначити таке. Повірений купує або продає конкретно визначене майно, яке розташоване за певною адресою, в інтересах довірителя виключно на його ім'я. Отримані грошові кошти від продажу повірений зобов'язується передати у визначений строк довірителю.
Також корисно прямо вказати, чого повірений робити не може.
У даному випадку повірений не має права оформити право власності на своє ім'я або на ім'я третіх осіб. Також він не має права зменшувати або збільшувати ціну купівлі чи продажу.
Також можна обмежити повноваження більш конкретно: дозволити отримувати лише конкретний документ у конкретному державному органі або щодо банківських операцій дозволити тільки окремі дії.
Обмеження сум операцій
Встановлення фіксованих сум для фінансових операцій запобігає великим втратам. Можна прописати, що повірений має право зняти з рахунку не більше певної суми на місяць або вимагати окремого дозволу для операцій понад встановлену межу.
Контроль за діями повіреного
Регулярна звітність допомагає відстежувати, як використовуються надані повноваження. Можна встановити обов'язок повіреного щотижня або щомісяця інформувати про здійснені дії, надсилати копії підписаних документів або звіти про витрачені кошти.
Висновки:
Вибір способу оформлення довіреності повинен базуватися на конкретних обставинах кожної ситуації, територіальному розташуванні особи та термінових потребах.
Консульський шлях залишається найнадійнішим варіантом завдяки відсутності потреби в додатковій легалізації та перекладі, проте вимагає значних часових витрат через завантаженість консульств та їх територіальну віддаленість.
Оформлення через іноземних нотаріусів забезпечує більшу доступність і швидкість, але супроводжується додатковими витратами на легалізацію та переклад.
Критично важливим є правильне формулювання тексту довіреності. Загальні та нечіткі формулювання повноважень створюють значні ризики як для відмови у прийнятті документа установами, так і для потенційних зловживань з боку повірених осіб. Детальний опис конкретних дій, встановлення обмежень за сумами та строками є обов'язковими елементами безпечного оформлення довіреності.
Враховуючи сучасні реалії, рекомендується попередня онлайн-консультація з українським юристом для підготовки якісного тексту довіреності, незалежно від обраного способу оформлення. Це дає змогу мінімізувати ризики та оптимізувати витрати часу і коштів.
Успішне вирішення правових питань на Батьківщині з-за кордону можливе лише за умови професійного підходу до оформлення довіреностей та усвідомлення всіх пов'язаних ризиків.
Роман Кудлай,
молодший партнер Адвокатського об'єднання «Дісп'ютс»
Розширені можливості для нотаріусів - у LIGA360. Отримайте швидкий доступ до понад 500 перевірених і готових до роботи шаблонів договорів, таких як договори купівлі-продажу, дарування, застави, страхування та багато інших. Створюйте власні шаблони договорів і ефективно управляйте документами, які ви видаєте або завіряєте. Замовляйте персональну презентацію прямо зараз та використовуйте можливості LIGA360 на максимум.
