Адвокатський запит: як не допустити помилки при оформленні

Поняття, суть та мета адвокатського запиту

Для кваліфікованого адвоката, який представляє інтереси свого клієнта у будь-якій категорії справ, надважливим «інструментом» для якісного та ефективного надання правової допомоги є адвокатський запит.

Положення ч. 1 ст. 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» (надалі - Закон) наділяють адвоката правом подавати письмове звернення, тобто адвокатський запит, до будь-якого органу державної влади, органу місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та підпорядкування, громадських об'єднань про надання фактично будь-якої інформації, копій документів, необхідних адвокату для надання правової допомоги клієнту.

Проте існують деякі обмеження щодо певного виду інформації і документів, які має намір отримати адвокат для надання правової допомоги клієнту, про що буде роз'яснено додатково в окремому розділі.

Поряд з цим, важливим є питання правильності оформлення адвокатського запиту як юридичного документа, оскільки, при допущенні адвокатом навіть однієї дрібної помилки через необізнаність або неуважність наслідком може бути як відмова у наданні відповіді на поданий адвокатський запит, так й тривале ігнорування такого звернення або взагалі залишення його без відповіді.

Під час звернення з адвокатським запитом пропонуємо звернути увагу на основні поради та рекомендації з приводу специфіки і особливостей його написання та оформлення, виходячи з власного професійного досвіду і практики.

Специфіка та особливості написання та оформлення адвокатського запиту

В першу чергу необхідно вказати, що у Законі України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» відсутні будь-які чіткі вимоги щодо структури та змісту адвокатського запиту як юридичного документа.

Тобто, законодавець не визначив чіткий перелік тих відомостей, які має містити адвокатський запит, однак статтею 24 вказаного Закону все ж таки встановлено деякі вимоги до змісту та оформлення цього письмового звернення.

Виходячи з цих вимог, а також інших норм чинного законодавства України, розглянемо, як не допустити найтиповіших та найсуттєвіших помилок в контексті правильності оформлення та написання адвокатського запиту.

Адресат та інші важливі реквізити

На практиці важливим є правильне визначення та написання реквізитів у змісті адвокатського запиту, на що особливо звертають увагу при отриманні адвокатського запиту.

Однією з основних причин для відмови або навіть ненадання відповіді на адвокатський запит особи, до яких звертаються із адвокатським запитом, вказують неправильне або неточне зазначення адресата в групі верхніх реквізитів у документі, тобто у «шапці документа», якщо казати не офіційно-діловою мовою.

Тому вкрай важливо спочатку визначитись, до якого конкретно органу влади чи іншої юридичної особи необхідно безпосередньо звернутись із адвокатським запитом для отримання саме тієї інформації або копій документів, які потрібні для надання правової допомоги клієнту у кожному окремому випадку.

Неправильне визначення необхідного адресата адвокатського запиту або неточне написання його повної, правильної назви може призвести до відмови у наданні відповіді на адвокатський запит, оскільки він був поданий до неіснуючого органу чи юридичної особи, або до того адресата, який не володіє запитуваною інформацією чи не має в наявності запитуваних копій документів, так як це не належить до його компетенції.

Крім того, вважаємо за необхідне адресувати адвокатський запит безпосередньо керівнику органу державної влади, органу місцевого самоврядування або іншої юридичної особи, оскільки у випадку відмови в наданні інформації на адвокатський запит, несвоєчасного або неповного надання інформації, надання інформації, що не відповідає дійсності, можна звертатись до відповідної ради адвокатів для притягнення цього керівника до відповідальності, встановленої ч. 5 ст. 212-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення (надалі - КУпАП).

Останнім важливим моментом в частині реквізитів є зазначення вихідного номеру та дати адвокатського запиту, при цьому радимо вести окремий журнал обліку адвокатських запитів, що дозволить у своїй професійній діяльності уважно відслідковувати строки надання відповідей на них з метою швидкого реагування у випадку ненадання відповіді вчасно або взагалі.

Викладені прості, але в той же час важливі поради при написанні та оформленні адвокатського запиту допоможуть не тільки правильно звертатись до конкретного органу влади чи юридичної особи за необхідною інформацією, а й уникнути можливої відмови у наданні відповіді або залишенні запиту без відповіді взагалі.

Зміст адвокатського запиту, додатки до нього

Як вже було зазначено, стаття 24 Закону не містить конкретних вимог до змісту та структури адвокатського запиту, а тому кожний адвокат у своїй діяльності, як правило, розробляє власний загальний проект адвокатського запиту для подальшого його використання в роботі.

У законодавстві відсутня вимога до викладення у змісті адвокатського запиту короткої або детальної фабули справи, роз'яснення значення запитуваної інформації чи документів для конкретної справи, а також цілей для досягнення яких необхідно отримати запитувану інформацію та документи.

Зазначення такої інформації може здійснюватись адвокатом на власний розсуд, проте вважаємо, що все ж таки варто не повідомляти адресату мету звернення, щоб не зашкодити інтересам клієнта при наданні йому правової допомоги.

Однак, доцільно та правильно вказати в інтересах кого та на якій підставі адвокат звертається із адвокатським запитом.

Також у тексті адвокатського запиту варто послатися на ключові норми, зокрема Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», якими регулюється порядок та строки розгляду такого звернення, втім, не слід наповнювати запит зайвими посиланнями, головне вказати виключно основні норми.

Поряд з цим, найголовнішою та найважливішою частиною адвокатського запиту є його прохальна частина, до написання якої слід підходити уважно.

Кожному адвокату необхідно заздалегідь визначитись із чітким переліком інформації та документів, які перебувають у конкретного володільця.

Такий перелік має бути чітким, бажано вичерпним, конкретизованим для того, щоб особа, яка буде виконувати адвокатський запит, змогла зрозуміти, що саме запитується адвокатом, чи є ці документи та інформація у її володінні та чи немає жодних обмежень, передбачених законодавством України, для надання адвокату відповіді на його запит.

При цьому конструкція питань, поставлених у прохальній частині адвокатського запиту, має бути максимально зрозуміла та бажано лаконічна, оскільки через розмитість формулювань та переліку запитуваної інформації і документів адвокату може бути відмовлено у наданні відповіді, або надано неповні чи навіть не ті копії документів та інформацію, які ним запитувалися.

Крім того, не слід залишати поза увагою підготовку та долучення додатків до адвокатського запиту на підтвердження повноважень адвоката здійснювати представництво клієнта.

Так, в абзаці 2 статті 24 Закону задекларовано вичерпний перелік документів, якими підтверджуються повноваження адвоката, серед яких свідоцтво про право на заняття адвокатською діяльністю, ордер або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги.

При цьому, вказаними положеннями чітко регламентовано, що вимагати від адвоката подання разом з адвокатським запитом інших документів забороняється.

Проте, якщо запитувана адвокатом інформація стосується персональних даних вашого клієнта, то радимо додавати копію договору про надання правової допомоги або витягу з нього, в якому міститься згода клієнта на отримання документів та інформації без будь-яких обмежень за видом, об'ємом та обсягом запитуваної інформації та документів, у тому числі з обмеженим доступом або встановленим законом, або договором, конфіденційності, чи інших встановлених обмежень у доступі до такої інформації або документів.

Разом з тим, якщо адвокату відмовили у наданні відповіді на адвокатський запит через не долучення до нього в якості додатку засвідченої належним чином копії договору з клієнтом про надання правової допомоги, радимо одразу звертатись до відповідної ради адвокатів для притягнення до відповідальності за вчинення правопорушення, передбаченого ч. 5 ст. 212-3 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Також зауважимо, що копії вищеперерахованих документів мають бути належним чином засвідчені адвокатом, оскільки причиною відмови у наданні відповіді може бути і надання незавірених копій документів, що підтверджують повноваження адвоката.

Окремо слід звертати увагу на правильність заповнення ордеру на надання правничої (правової) допомоги, від чого також залежить результативність письмового звернення адвоката.

Таким чином, недотримання вимог Закону в частині змісту адвокатського запиту та оформлення додатків до нього може вплинути на результат його розгляду, а тому надані поради можуть допомогти адвокатам уникнути таких проблем у своїй професійній діяльності.

Види запитуваної інформації та документів, до яких можна отримати доступ

Повертаючись до статті 24 Закону, адвокатський запит надає адвокату право отримувати фактично будь-яку інформацію та документи, що будуть використані адвокатом для надання правової допомоги своєму клієнту.

Однак положеннями абз. 3 ч. 1 та ч. 2 ст. 24 Закону визначено деякі обмеження в доступі адвоката до певної інформації та документів, а саме:

1) в адвокатському запиті адвокат не може запитувати щодо надання консультацій і роз'яснень положень законодавства;

2) у відповідь на адвокатський запит не може надаватись інформація з обмеженим доступом і копії документів, в яких міститься інформація з обмеженим доступом.

Якщо перший пункт не потребує додаткового роз'яснення, то з другим пунктом пропоную розібратись більш детально.

Так, положеннями ч.ч. 1 та 2 ст. 21 Закону України «Про інформацію» визначено, що інформацією з обмеженим доступом є конфіденційна, таємна та службова інформація. Конфіденційною є інформація про фізичну особу, а також інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень. Конфіденційна інформація може поширюватися за бажанням (згодою) відповідної особи у визначеному нею порядку відповідно до передбачених нею умов, а також в інших випадках, визначених законом.

З приводу інформації про фізичну особу (персональних даних) ч. 1 ст. 11 Закону України «Про інформацію» задекларовано, що інформація про фізичну особу (персональні дані) це відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.

До таємної інформації належить інформація, доступ до якої обмежується та розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську, розвідувальну таємницю, таємницю досудового розслідування та іншу передбачену законом таємницю (ч. 1 ст. 8 Закону України «Про доступ до публічної інформації»).

Службовою інформацією є інформація, що міститься в документах суб'єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень, а також інформація, що зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про доступ до публічної інформації»).

Враховуючи викладені роз'яснення, рекомендуємо, перш ніж звертатись до відповідного органу влади чи іншої юридичної особи із адвокатським запитом, розібратись та проаналізувати, чи є запитувана інформація інформацією з обмеженим доступом, тобто конфіденційною, таємною або службовою, та чи містять запитувані документи таку інформацію.

Правильне визначення «юридичного статусу» необхідної інформації та документів дозволить адвокату якісно та кваліфіковано написати, та оформити адвокатський запит і досягти необхідних результатів.

Поряд з цим, якщо є необхідність отримати певну інформацію, речі або документи у зв'язку з наданням правової допомоги в рамках кримінального провадження, то слід звернути увагу, що така інформація може відноситися до охоронюваної законом таємниці, яка визначена ч. 1 ст. 162 Кримінального процесуального кодексу України (надалі - КПК України).

Тому у випадку необхідності отримання саме такої інформації або документів для надання правової допомоги клієнту у кримінальному провадженні радимо одразу ж звертатись до слідчого судді із відповідним клопотанням про тимчасовий доступ до речей і документів в порядку, встановленому Главою 15 КПК України.

Також абз. 4 ч. 1 ст. 24 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» передбачено, що надання адвокату інформації та копій документів, отриманих під час здійснення кримінального провадження, здійснюється в порядку, встановленому кримінальним процесуальним законом, тобто для отримання такої інформації та документів адвокат повинен діяти в порядку, у спосіб та в межах, передбачених профільним законом, а саме КПК України.

Отже, вкрай важливим є правильне розуміння класифікації виду необхідної інформації та документів, інакше наявність заборони чи обмежень отримання запитуваного, може мати наслідком відмову в наданні відповіді або взагалі залишення запиту без відповіді.

Узагальнення порад та рекомендацій

Узагальнюючи викладені поради та рекомендації, адвокату при написанні та оформленні адвокатського запиту потрібно:

- правильно та точно зазначити адресата адвокатського запиту та всі інші важливі реквізити юридичного документа;

- юридично грамотно і коректно викласти зміст адвокатського запиту, з урахуванням всіх вимог чинного законодавства України, та уважно і правильно оформити додатки до нього, якими підтверджуються повноваження адвоката на представництво інтересів клієнта;

- попередньо проаналізувати та розібратись із видом та обсягом інформації та документів, доступ до яких має намір отримати адвокат, для того, щоб усвідомлювати доцільність та взагалі можливість їх отримання шляхом звернення із адвокатським запитом;

- у випадку безпідставної відмови в наданні інформації на адвокатський запит, несвоєчасного або неповного надання інформації, надання інформації, що не відповідає дійсності, не нехтувати можливостями, наданими Законом, а саме, не затягуючи, звертатись до відповідної ради адвокатів для притягнення до відповідальності за вчинення адміністративного правопорушення, передбаченого ч. 5 ст. 212-3 КУпАП.

Отже, використання цих порад та рекомендацій може допомогти адвокатам, особливо тим, які тільки нещодавно розпочали свою адвокатську діяльність, більш ефективно та якісно надавати правову допомогу клієнтам у будь-якій категорії справ, що обов'язково буде оцінено кожним клієнтом в контексті фаховості та кваліфікованості обраного ним адвоката.

Олександр Зайцев,

юрист Адвокатського об'єднання

«Лещенко, Дорошенко і партнери»