Нещодавно Верховна Рада прийняла Закон України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі - Закон), що передбачає поступовий перехід від паперових трудових книжок до електронних до 2025 року. Слід зазначити, що протягом цього часу можна використовувати обидва варіанти уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Державного реєстру).
Читайте також: Закон про облік трудової діяльності в електронній формі набуде чинності через три місяці
Законом визначено, що облік трудової діяльності працівника буде здійснюватись в електронній формі, крім того, ним врегулюється порядок накопичення, обробки та використання цієї інформації для підтвердження наявного стажу роботи і автоматичного (без особистого звернення особи до Пенсійного фонду України) призначення пенсій зі збереженням, за особою права, відстрочки виходу на пенсію.
Тобто, коли настає право на соціальну виплату пенсії, держава інформує про можливість її отримання та її розрахунковий розмір. З цього моменту, право вибору для покращення запропонованого розрахункового розміру зберігається.
Наприклад, в таких ситуаціях, коли:
- працівник може надати відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 року (для запровадження персоніфікованого обліку);
- працівник може використати право на призначення пенсії;
- працівник може відтермінувати свій вихід на пенсію для одержання підвищення до неї на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку.
Це буде відбуватись через додаток «Дія» або особистий кабінет особи на сайті Пенсійного фонду України. Також через веб-портал Пенсійного фонду України відбуватиметься внесення відомостей трудової діяльності до Держреєстру, тобто сканованих або оцифрованих передбачених законодавством документів з обов’язковим електронним підписом.
Вже після внесення вищезазначених відомостей, роботодавець зобов’язується видати оригінал паперової трудової книжки на руки під підпис, а також оригінал буде зберігатись працівником як офіційний документ. Зазначається, якщо працівник виявить бажання продовження його ведення то роботодавець буде зобов’язаний вести електронний та паперовий обіг паралельно, тобто внести дані про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Підготовка трудової книжки для пенсійного фонду
Внесення даних на сайт Пенсійного фонду України здійснюється шляхом прикліплення скан-копій паперової трудової книжки.
Кожен громадянин повинен підготувати копії наступних документів:
- трудова книжка. Скануються лише заповнені сторінки з розділів “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження” та вкладиші оригіналу трудової книжки. Порожні сторінки трудової книги сканувати не потрібно;
- окремої згоди на обробку даних від працівника – цей документ треба підготувати, якщо дані вносить роботодавець. На сьогодні її подають у довільній формі роботодавцю та сканують.
Такі дані направляє фізична особа (працівник самостійно), відповідно Закону, або ж юридична особа (роботодавець).
Коли фізична особа бажає подати самостійно документи на сайт Пенсійного фонду України спершу треба отримати електронний цифровий підпис. Його можна мати на будь-якому носії (комп’ютері, диску, флешці), тобто не обов’язково на захищених флешках-токенах. Отримати електронний підпис фізособа може безкоштовно у КНЕДП ІДД ДПС або ж у найбільш зручний спосіб – у обслуговуючому банку.
Вимоги до скан-копій трудової книжки для Пенсійного фонду України
Скан-копії мають бути підготовлені з дотриманням наступних вимог:
- скан-копії мають бути чіткими, мають читатися назва документа, серійний номер (якщо є), ПІБ працівника, печатки, підписи тощо; назва файлу має бути у форматі НННННННННН_ЛС_ПС.jpg, де НННННННННН – ідентифікаційний код застрахованої особи, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податку; ЛС – номер лівої сторінки трудової книжки, починаючи з 02; ПС – номер правої сторінки трудової книжки, починаючи з 03; перший розворот, де міститься ПІБ, повинен мати значення ЛС_ПС рівне 00_01.
- кольорове, а не чорно-біле сканування;
- роздільна здатність 300 dpi;
- формат jpg (але тоді кожну сторінку треба окремо) або pdf (всі сторінки єдиним файлом);
- розмір кожного файлу має не перевищувати 1 Мб.
Позитивні та негативні аспекти Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”
Суттєвою перевагою переходу на електронний облік трудової діяльності, крім автоматизованого нарахування пенсій та вибору розрахункового розміру, є можливість відстежувати свій трудовий стаж у додатку «Дія» у розділі «Кабінет громадянина» з можливістю підтвердити його за необхідністю.
Взагалі, перехід на електронні книжки, є позитивним аспектом, бо забезпечує поступову відмову від паперового документообігу, зменшення витрат на час для отримання інформації, нарахування пенсій в автоматичному режимі, зменшення негативних ризиків втрати паперової трудової книжки та потім час на її відновлення, спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат.
У Законі відсутні положення, що стосуються прав та свобод, гарантованих Конвенцією про захист прав людини і основоположних свобод, що впливають на забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків, ризики вчинення корупційних правопорушень та правопорушень, пов’язаних з корупцією, створюють підстави для дискримінації, інших ризиків та обмежень, які можуть виникнути під час реалізації дії Закону.
Наразі, виокремити негативну сторону Закону важко, так як законодавець чітко підійшов до вирішення всіх нюансів, які могли б створити перешкоди.
Наприклад, з наявних, що могло вплинути, це повна відмова від паперових трудових книжок, на початкових етапах переходу, так як, всім відомо що літні люди (статистична більшість) не вміють або не мають змоги користуватись технічними (електронними) засобами для реєстрації та ідентифікації себе на платформі Пенсійного фонду України.
Висновок
Отже, прийнятий закон достатньо комплексно підходить до вирішення питань, пов’язаних з переходом до електронної форми обліку трудової діяльності працівника. В майбутньому це дозволить їм стати новою функціональною основою трудових відносин працівника та роботодавця.
