Теперішній світ вже давно став глобальним. Подорожі між країнами здійснюються набагато легше, ніж сто років тому. Наслідком цього є існування міцних зв’язків людей із двома і більше країнами. Це в свою чергу спричиняє необхідність використання документів, виданих в одній країні, в іншій. До таких документів висуваються певні вимоги, які мають бути дотримані, якщо стоїть питання прийняття або визнання їх в іноземній країні. Темою цієї статті стало належне посвідчення українських документів на батьківщині з тим, щоб вони приймалися різноманітними органами за кордоном без будь-яких перешкод або зайвих запитань.
Двосторонні договори або договори між кількома державами.
Перш за все, перед тим як звертатися за посвідченням до відповідних державних органів в Україні, мова про які піде нижче, необхідно визначитися з країною, в якій планується використовувати той чи інший документ, виданий в Україні, і після цього обов’язково перевірити договірну базу між двома країнами. Для цього необов’язково бути юристом, оскільки відповідна інформація міститься у відкритому доступі в мережі Інтернет.
Чому це важливо? Справа в тому, що Україна уклала достатньо велику кількість двосторонніх договорів про так звану правову допомогу у цивільних справах. Зазвичай такі договори можуть містити окремі положення або розділи, які регламентують вимоги до офіційних документів та їхнє взаємне використання на території країн-учасниць договору.
Як приклад, наведемо угоду про правову допомогу між Україною та Республікою Кіпр. Угода містить статтю 13, яка має назву «Дійсність документів» та встановлює наступне:
«1. Документи, які були складені, видані чи засвідчені та скріплені офіційною печаткою на території однієї Договірної Сторони, або їх засвідчені копії не підлягають легалізації на території іншої Договірної Сторони.
- Документи, видані офіційними органами однієї Договірної Сторони, мають таку саму доказову силу й на території іншої Договірної Сторони.»
Таким чином, вбачається, що для використання на території Кіпру українських документів достатньо, щоб вони були скріплені офіційною печаткою і будь-яких інших додаткових дій, окрім, мабуть, перекладу на іноземну мову, робити не потрібно.
Окрім цього, до 29 грудня 2023 року для України діяла Конвенція про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, стаття 13 якої містила дуже схожі положення на норми права, наведені вище в частині угоди між Україною та Кіпром. Наразі, Україна вийшла з цього міжнародного договору.
А що ж робити, коли такого договору між іноземною країною та Україною немає?
Гаазька конвенція про апостиль 1961 року.
У такому разі необхідно звернути свою увагу вже на багатосторонній договір, учасником якого є Україна, а саме на Гаазьку Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів від 05 жовтня 1961 року (надалі – Конвенція 1961).
Вона набула чинності для України 22 грудня 2003 року і з того часу полегшує життя наших співгромадян за кордоном.
Актуальний перелік країн, які є учасницями конвенції можна знайти на офіційному сайті Гаазької Конференції за цим посиланням.
Так, офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, засвідчуються спеціальним штампом «Apostille», проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.
Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації) і вільно приймаються компетентними органами на території іноземних держав, які є учасницями Конвенції 1961.
Принагідно варто згадати, що згідно з положеннями Конвенції 1961 проставлення апостиля не вимагається державами-учасницями, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації. Мова йде як раз двосторонні договори або договори між кількома державами про правову допомогу.
Додаток до Конвенції містить зразок самого апостиля. Зазвичай він проставляється на окремому аркуші, який підшивається або скріплюється разом із документом, який засвідчує.
Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 р. № 61 відповідним державним органам в Україні були надані повноваження з проставлення апостилю:
- Міністерству внутрішніх справ – на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти і науки;
- Міністерству освіти і науки – на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг;
- Міністерству юстиції – на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України;
- Державній міграційній службі – на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;
- Державній податковій службі – на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами;
- Міністерству закордонних справ – на всіх інших видах документів.
Так, з 1 січня 2023 року відбувся перерозподіл повноважень на засвідчення документів апостилем між державними органами і з того часу частину документів, що раніше засвідчувало апостилем Міністерство закордонних справ, тепер засвідчує Міністерство внутрішніх справ, Державна міграційна служба та Державна податкова служба.
Для проставлення апостилю в органах юстиції можна звернутися до будь-якого РАЦСу на території України або безпосередньо до нотаріусів, які також мають повноваження діяти у якості фронт-офісу в процедурі апостилювання документів.
Детально правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав викладені у відповідному наказі від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5. Перед тим як звертатися за проставленням апостилю варто ознайомитися із пунктом 3 Правил, що містить перелік документів, на які апостиль не проставляється.
Легалізація (консульська).
Нарешті, настав час розібратися із тими країнами, з якими у України немає жодної угоди, двосторонньої чи багатосторонньої, яка б стосувалася питання дійсності документів.
На щастя, це не є проблемою, у якої немає вирішення. Так, процедура буде довшою, але в результаті все одно можна буде отримати документ, засвідчений належним чином та придатний для використання в іноземній країні.
Як наслідок, щоб легалізувати свій офіційний документ необхідно звернутися до Департаменту консульської служби, який є структурним підрозділом Міністерства закордонних справ України.
Процедура легалізації регулюється Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої Наказом Міністерства закордонних справ України № 113 від 04 червня 2002 року.
Консульська легалізація – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому, зміст документа не посвідчується.
Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути додатково засвідчені в дипломатичному представництві в Україні тієї країни, де вони будуть використовуватись.
Наостанок.
Загалом процедура посвідчення документів для використання за кордоном може здаватися досить складною. Втім, за умови правильного підходу цей процес стає контрольованим та структурним. В результаті, Ви отримуєте документ, який можна буде використати за кордоном.
Для цього немає необхідності у спеціальних юридичних знаннях, втім, як і всюди, існують професійні посередники та компанії, які радо візьмуть на себе процедуру «міжнародного» посвідчення.
Олександр Губін, член Ради Комітету АПУ з цивільного, сімейного та спадкового права, адвокат AGA Partners
