Як відомо, Закон України "Про захист персональних даних" передбачає обов'язок власників баз персональних даних здійснити заходи по їх державній реєстрації по заявочному принципу. Це означає, що кожне підприємство, установа, організація, фізична особа - підприємець, самозанятое особа, кожен громадянин і не лише повинні встановити, чи здійснюють вони обробку персональних даних для професійних цілей у базах, визначити кількість і особливості кожної з баз і звернутися в Державну службу України з питань захисту персональних даних з відповідними заявами про реєстрацію.
При цьому, така вимога поширюється не лише на юридичних, фізичних осіб - резидентів, але і на іноземні компаніїякі обробляють персональні дані на території України через свої представництва.
В якості допомоги в реєстрації іноземними представництвами баз персональних цих працівників дирекцією "Инпредкадры" (структурний підрозділ КП "ГДИП") як органом, що забезпечує кадрове діловодство усіх іноземних представництв, на офіційному сайті були розміщені, зокрема, приклади заповненої заяви про реєстрацію, згоди на обробку персональних даних і повідомлення про внесення даних у базу.
Враховуючи викладене, у іноземних представництв могло скластися помилкове враження, що вони повинні звернутися в уповноважений державний орган виключно із заявою про реєстрацію бази персональних даних "Співробітники". Проте, це не так. У разі розподілу баз персональних даних за критерієм "суб'єкти персональних даних" іноземні представництва повинні здійснити заходи по реєстрації не лише бази персональних даних "Співробітники", але і "Контрагенти", "Кандидати в співробітники", "Потенційні контрагенти" (якщо такі дані обробляються). Зважаючи на специфіку діяльності, іноземні представництва можуть створювати і бази даних "Медичні фахівці" (для представництв фармацевтичних компаній), "Консультанти" (для представництв косметичних компаній) і т.п.
Орієнтуючись на запропоновані дирекцією "Инпредкадры" проекти документів при підготовці власних заяв об реєстрації баз, отримання згоди на обробку даних, відправці повідомлень про внесення даних у бази, представництва повинні усвідомлювати, що присутні на КП "ГДИП" документи не є офіційно затвердженими"ідеальними", адже вони у багатьох своїх частинах суперечать чинному законодавству України про захист персональних даних.
Так, в главі I заяви про реєстрацію бази персональних даних власником вказано представництво, що не відповідає вимогам абз.8 ч.1 ст.2, ч.2 ст.4 і ч.2-3 ст.11 Закону України "Про захист персональних даних", ст. 95 Цивільного кодексу України і ст. 64 Господарські кодекси України. Разом з цим, незважаючи на позначення "нерезидент" у відомостях про власника бази персональних даних, в графі "Код ЗКПО" вказується код представництва в Україні, що є не досить логічним. Ясно і те, що запропонований проект документу не містить повний і коректний перелік розпорядників бази персональних даних, оскільки, враховуючи норми, вказані вище, представництво не може виступати стороною договору, і, таким чином, укладати у письмовій формі договори про розпорядження базами персональних даних.
Запропонований дирекцією "Инпредкадры" проект згоди на обробку персональних даних у формі відповідної заяви містить одночасно дані про надання дозволи і інформацію про те, що суб'єкт персональних даних вже повідомлений про внесення його даних у базу, що не відповідає ч.2 ст.12 Закону України "Про захист персональних даних". Зміст пропонованого проекту повідомлення про включення персональних даних у базу не містить інформації про осіб, яким такі дані передаються, що суперечить ч.2 ст.12 Закону України "Про захист персональних даних" і може мати слідством настання адміністративної відповідальності по ч.1 ст. 188-39 Кодексу України про адміністративні правопорушення, зокрема, штрафу у розмірі 5100 - 6800 грн.
Надане дирекцією "Инпредкадры" для заповнення додаток до дговору з КП "ГДИП" не містить визначення, з якою саме метою розпорядникові дозволяється обробка персональних даних, не відповідає вимогам ч.2 ст.11 Закону України "Про захист персональних даних". Крім того, стороною в такому застосуванні вказано компанію, тоді як власником, який повинен укладати договір на розпорядження базою персональних даних, визначено представництво.
Отже, до розміщених в мережі Інтернет документам, включаючи і ті, які розміщені на сайті "Инпредкадры", необхідно відноситися з обережністю. Для виконання вимог Закону України "Про захист персональних даних" іноземним представництвам рекомендується не лише визначити повний перелік існуючих баз персональних даних і підготувати належним чином заповнені заяви про їх реєстрацію, але і розробити належний зміст форми згоди на обробку персональних даних, повідомлення про включення даних у базу, положення про обробку персональних даних у базі, типові положення договорів з розпорядниками баз персональних даних.
Юристи ЮК "Правовий Альянс" Яна Карцева, Лідія Санжаровская-Гурлач.
За інформацією прес-служби ЮК "Правовий Альянс".
