Відкриття філії чи представництва української компанії за кордоном

У кожного українського бізнесу може настати такий момент, коли виникає потреба розширюватися шляхом виходу на іноземний ринок. У таких випадках в українських компаніях може з'явитися необхідність переглянути структуру свого бізнесу, віднайшовши найбільш оптимальний варіант його функціонування за кордоном.

Структуруючи свій бізнес, частина компаній вирішує відкрити дочірні компанії за кордоном, які матимуть статус юридичної особи у державі місця реєстрації. Натомість інша частина вирішує не створювати окрему компанію за кордоном, а лише створити відокремлений підрозділ (філію чи представництво) без статусу юридичної особи.

Нижче у цій статті розглянемо детальніше, що ж таке «філія» та «представництво», а також визначимо, які особливості потрібно врахувати українським компаніям, що мають на меті відкрити філію чи представництво за кордоном.

Поняття «філія» та «представництво» за українським законодавством

Філією вважається відокремлений підрозділ компанії, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. Натомість представництво потрібно розглядати як відокремлений підрозділ компанії, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво та захист інтересів компанії. Враховуючи ці відмінності, компанія вже самостійно вирішує, який вид відокремленого підрозділу їй відкривати.

Також потрібно розуміти, що філії та представництва не є компаніями, тобто вони не мають окремого статусу юридичної особи. Компанія, яка створює у себе відокремлені підрозділи, надає їм власне майно. А діють такі філії та представництва на підставі окремого положення, затвердженого компанією, а їх керівники - на підставі довіреності, виданої компанією.

До того ж перед відкриттям філії чи представництва компанії варто перевірити, чи передбачена у відповідних її статутних документах можливість відкривати такі підрозділи (у тому числі за кордоном). Якщо такого положення у статуті немає, то варто це виправити шляхом внесення необхідних змін до статуту у встановленому законодавством порядку.

Крім того, потрібно розробити окреме положення, де будуть врегульовані особливості функціонування відокремлених підрозділів. Зокрема, там можна зазначити щодо порядку їх відкриття, переліку повноважень, особливостей фінансування, обліку та звітності.

Особливості відкриття філій та представництв за кордоном

Важливо зауважити, що при відкритті таких відокремлених підрозділів потрібно враховувати також і особливості місцевого законодавства держави, у якій вони будуть діяти. Держави можуть встановлювати низку вимог до реєстрації та діяльності відокремлених підрозділів іноземних компаній. Крім того, у певних державах для компаній, які здійснюють певні види діяльності чи мають особливу організаційно-правову форму, може бути взагалі не дозволено створювати там відокремлені підрозділи.

Тож, якщо українська компанія все ж вирішила відкрити філію та представництво за кордоном, то без звернення до національного законодавства іноземної держави із детальним аналізом його положень не обійтися.

Нижче розглянемо особливості відкриття відокремлених підрозділів у європейській юрисдикції, а саме на прикладі Польщі.

Відкриття відокремленого підрозділу української компанії в Польщі

Українська компанія може відкрити у Польщі філії або представництво.

У разі створення філії такий відокремлений підрозділ може здійснювати господарську діяльність, що входить виключно до сфери діяльності іноземної компанії, яка відкриває філію у Польщі. Відкриття філії супроводжується поданням заяви про внесення відповідної інформації про філію до Національного судового реєстру Польщі.

На відміну від філії іноземної компанії, представництво в Польщі може діяти лише для цілей реклами та просування іноземної компанії, яка відкриває в Польщі своє представництво. Представництво має бути зареєстроване в Реєстрі представництв іноземних підприємців, який веде Міністр розвитку, праці та технологій Польщі. Дані про представництво вноситься до цього реєстру на 2 роки з можливістю продовження строку ще на 2 роки.

Крім того, відокремлений підрозділ іноземної компанії в Польщі зобов'язаний вести окрему бухгалтерію польською мовою та з урахуванням польських правил ведення бухгалтерського обліку. Відокремлений підрозділ іноземної компанії може отримати індивідуальний податковий номер (NIP), якщо він веде фактичну діяльність на території Польщі.

Очолювати філію чи представництво в Польщі має керівник, призначений іноземною компанією. Така фізична особа може бути як громадянином Польщі, так і іноземцем (наприклад, українським громадянином).

Подальші кроки в Україні після створення відокремленого підрозділу за кордоном

Як тільки за кордоном буде створена філія чи представництво української компанії, інформацію про такий відокремлений підрозділ потрібно внести до єдиного державного реєстру України. Такий реєстр має офіційну назву - Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (ЄДР). До нього необхідно внести дані про філію чи представництво, зокрема вказати ідентифікаційний код підрозділу, його найменування, місцезнаходження, види діяльності, контактні дані, а також відомості про керівника підрозділу.

Також філія чи представництво, які відкриті за кордоном, мають обов'язково стояти на обліку в податковому органі України. Причому ця вимога не залежить від того, чи існує у філії або представництва обов'язок сплачувати податки та збори в Україні. Крім того, компанії доведеться подати до податкової низку повідомлень, зокрема повідомлення за формою № 20-ОПП протягом 10 робочих днів після реєстрації відокремленого підрозділу.

До того ж рекомендуємо компаніям додатково перевіряти, чи існує для них вимога (з огляду на їхню діяльність) повідомляти відповідні державні органи про відкриття філій та представництв. Наприклад, така вимога може існувати, якщо діяльність компанії підлягає ліцензуванню чи іншому державному контролю з боку українських органів.

Висновки

Отже, українські юридичні особи можуть створювати відокремлені підрозділи, у тому числі за кордоном. Однак для цього потрібно також враховувати й особливості національного законодавства держав, у яких будуть знаходитися такі філії чи представництва. Після цього потрібно обов'язково дотриматися норм і українського законодавства, належним чином повідомивши державні органи про створення відокремленого підрозділу компанії.

Катерина Катрага,

юристка практики Супроводу бізнесу в Juscutum

Новорічні знижки для юристів - до 40%. Отримайте максимум корисних функцій LIGA360 для аналізу законодавства й судової практики, алгоритмів дій для юриста та професійної аналітики. Встигніть до кінця грудня.