Минэкономики приказом №839-21 от 28.10.2021 утвердило Порядок внедрения электронного документооборота в системе управления охраной труда. Документ вступил в силу сегодня, 26 ноября.
Этот Порядок обязателен для всех работодателей при принятии ими решения о внедрении электронного документооборота, создание и использование которого предусмотрено нормативно-правовыми актами по охране труда (далее - НПАОТ), путем издания соответствующего приказа или распоряжения.
Действие этого Порядка не распространяется на отношения, урегулирование которых осуществляется в ином порядке в соответствии с требованиями актов высшей юридической силы.
Где читать профессиональную аналитику об управлении персоналом? В рабочем пространстве LIGA360: HR-менеджер. Настройте персональную ленту новостей из выбранных источников, получайте доступ к аналитике по кадровому учету, читайте комментарии экспертов. Выберите свое решение LIGA360 по ссылке.
Одновременно с принятием такого решения работодатель обязан утвердить:
перечень документов, ведение которых предусматривается в электронной форме (далее - Перечень);
порядок создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения документов, указанных в Перечне.
В случае принятия решения об организации электронного документооборота документов, создание и использование которых предусмотрено НПАОТ, работодатель обязан обеспечить:
1) срок хранения электронных документов в сфере охраны труда не менее срока, установленного для соответствующих документов, определенных НПАОТ, в том числе путем использования электронных подписей в формате, пригодном для длительного архивного хранения;
2) возможность свободного ознакомления работников с документами, если таковая возможность предусмотрена НПАОТ;
3) предоставление должностным лицам центрального органа исполнительной власти, реализующей государственную политику в сфере охраны труда и его территориальных органов в предусмотренных законодательством случаях экземпляров электронных документов, отвечающих требованиям к форматам данных электронного документооборота, установленным законодательством.
В случаях, когда в отношении документов, отнесенных к Перечню, предусмотрено проставление личной подписи определенного НПАОТ лица, накладывается электронная подпись, основанная на квалифицированном сертификате электронной подписи такого лица.
Читайте также: Электронная трудовая книжка: ответы на часто задаваемые вопросы
Настройте эффективную работу юридического бизнеса в единой ІТ-платформе LIGA360. Вся информация и инструменты для принятия решений. Подробности по ссылке.
