В связи с введением карантина из-за распространения в Украине короновируса многие компании отказались от личных встреч и перешли на работу в режиме онлайн. Те компании, которые по роду своей деятельности ежедневно собирают и обрабатывают персональные данные, сталкиваются с вопросом - как дистанционно получить согласие на обработку персональных данных, выполнив все требования законодательства? Ответ на этот вопрос- ниже.
Закон Украины "О защите персональных данных" предусматривает, что согласие должно быть выражено в письменной форме или в форме, которая позволяет сделать вывод о ее предоставлении. Исходя из данного определения, для получения согласия дистанционно компания может воспользоваться одним из предложенных вариантов.
Получение согласия в форме письменного заявления, направленного электронными средствами.
Для этого компания направляет человеку документ под названием "Согласие на обработку персональных данных", который, в свою очередь, распечатывает его, подписывает, сканирует или фотографирует, и направляет обратно по электронной почте или sms-сообщением.
Недостатком такой формы согласия может стать отсутствие у человека принтера для распечатки документа, нехватка времени и тому подобное. Стоит также отметить, что альтернативой традиционной подписи от руки может быть электронная цифровая подпись. Однако использование такой подписи в Украине все еще не приобрело массовый характер.
Читайте также: Рада признала карантин форс-мажором
Получение согласия в форме электронной отметки.
Это может включать отметку в соответствующей клеточке на сайте компании, которая проставляется лицом, предусмотренную интерфейсом сайта электронную анкету для заполнения, технические настройки сайта, операционной системы, программного обеспечения или мобильного приложения, которые предусматривают обработку персональных данных. Создание такой технической возможности может потребовать от компании значительных средств и времени, которые особенно трудно выделить в условиях эпидемии.
Получение согласия в форме ответа на электронный запрос.
Примером такой формы согласия может быть электронный запрос (письмо) на предоставление согласия на обработку персональных данных, который компания направляет лицу, а последняя в ответ на него подтверждает свое согласие путем указания своего имени и проставления "предоставляю согласие". Такой электронный запрос должен подаваться в понятной и доступной форме и быть четко отделен от других вопросов, с использованием четких и простых формулировок; он также не должен содержать неправомерных условий. Вместе с тем, информация, изложенная в запросе должна быть конкретной, без использования оборотов, которые могут запутать человека.
Независимо от выбранной формы получения/предоставления согласия, обращаем внимание на следующие требования:
1. Согласие должно быть свободно предоставленным, конкретным, информированным и однозначным.
2. Нельзя считать, что согласие было предоставлено добровольно, если лицо не осуществляет настоящего или добровольного выбора, или может отозвать согласие или отказать в его предоставлении.
3. Для того, чтобы согласие считалась информированным, лицо должно быть осведомленным по крайней мере о компании, которая собирает персональные данные, и о целях их обработки.
4. Реализация прав и свобод личности не может зависеть от предоставления лицом согласия на обработку персональных данных.
5. Молчание, автоматическое заполнение ячеек отметками без участия лица, установленные по умолчанию настройки сайта, операционной системы, программного обеспечения, мобильного приложения или бездействие не представляют предоставления согласия.
Подытоживая, можно сказать, что при невозможности получения оригинала согласия на обработку персональных данных, отправка электронного запроса усматривается наиболее оптимальным вариантом с точки зрения экономии времени и средств. Кроме того, для подтверждения получения согласия рекомендуем обеспечивать сохранность ответов на электронные запросы.
Елена Кожокарь, юрист юридической фирмы "Астерс"
Читайте также: Адвокатов, нотариусов и всех ФОП освободили от уплаты ЕСВ на два месяца
Держите руку на пульсе в период кризиса, обеспечьте себя надежной базой информационно-аналитических продуктов ЛІГА:ЗАКОН для подготовки к судебным спорам и проверкам на предприятии, для создания договоров любой сложности и тематики, для быстрого реагирования на изменения бизнес-партнера. Выбирайте Антикризисный пакет ІТ-продуктов ЛІГА:ЗАКОН и принимайте твердые и взвешенные решения уже сегодня. Заказать.
