Державною судовою адміністрацією України розроблений Порядок формування, ведення, обліку і зберігання особистих справ суддів (далі - Порядок), який розроблений відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів"
Документ визначає вимоги до формування, ведення, обліку і зберігання особистих справ суддів (далі - особиста справа), а також перелік документів, що становлять особисту справу.
Порядок передбачає, що в особистій справі зберігається інформація про призначення судді на посаду, його обранні, звільненні, а також містяться біографічні і інші дані про суддю.
Формування, ведення, облік і зберігання особистих справ здійснюється відповідним структурним підрозділом апарату суду або відповідальною особою, яка згідно з посадовими обов'язками здійснює ведення кадрової роботи в суді.
Згідно з документом, особисті справи суддів є документами з обмеженим доступом і повинні зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах. Забороняється розголошувати будь-яку інформацію про персональні дані судді. Архівні особисті справи зберігаються окремо від діючих особистих справ впродовж двох років, після чого передаються у впорядкованому стані в архів установи.
Порядком передбачено, що доступ до особистих справ мають голова суду, його заступники при виконанні обов'язків голови суду, відповідальний працівник, архіваріус після передачі справи в архів або іншу особу, визначену наказом голови суду.
