Государственной судебной администрацией Украины разработан Порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел судей (далее - Порядок), который разработан в соответствии с требованиями Закона Украины «О судоустройстве и статусе судей»
Документ определяет требования к формированию, ведению, учету и хранению личных дел судей (далее - личное дело), а также перечень документов, составляющих личное дело.
Порядок предусматривает, что в личном деле хранится информация о назначении судьи на должность, его избрании, освобождении, а также содержатся биографические и другие данные о судье.
Формирование, ведение, учет и хранение личных дел осуществляется соответствующим структурным подразделением аппарата суда или ответственным лицом, которое согласно должностным обязанностям осуществляет ведение кадровой работы в суде.
Согласно документу, личные дела судей являются документами с ограниченным доступом и должны храниться в опечатанных металлических шкафах или сейфах. Запрещается разглашать любую информацию о персональных данных судьи. Архивные личные дела хранятся отдельно от действующих личных дел в течение двух лет, после чего передаются в упорядоченном состоянии в архив учреждения.
Порядком предусмотрено, что доступ к личным делам имеют председатель суда, его заместители при исполнении обязанностей председателя суда, ответственный работник, архивариус после передачи дела в архив или другое лицо, определенное приказом председателя суда.
