Особистий прийом громадян головою Госземагентства, його першим заступником і заступником, керівництвом відповідного територіального органу Госземагентства проводиться за попереднім записом у дні і годинник, визначені графіками особистого прийому громадян, які розміщуються на їх офіційних сайтах. Це визначено в Порядку організації і проведення особистого прийому громадян, затвердженому наказом Минагрополитики від 2 вересня 2013 року № 517.
Попередній запис на особистий прийом до керівництва Госземагентства здійснюється не пізніше чим за 7 днів до дня прийому за адресою: м. Київ, вул. Народного ополчення, 3, або по телефону (044) 244-82-47 щодня (окрім святкових і вихідних днів) з 9.00 до 18.00 (в п'ятницю з 9.00 до 16.45), обідня перерва з 13.00 до 13.45.
Під час попереднього запису з'ясовуються:
- прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина;
- зміст піднятого питання;
- до яких посадовців або органів держвлади він звертався і яке було прийнято рішення;
- визначається структурний підрозділ апарату Госземагентства, до компетенції якого відноситься вирішення питання;
- вивчаються документи, інші матеріали, що представляються громадянином для обгрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).
Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що засвідчує особу. На прийомі можуть бути присутніми представники громадян, повноваження яких оформлені у встановленому законодавством порядку, і / або особи, що знаходяться в споріднених стосунках з такими громадянами і документи, що мають, підтверджують їх особу і повноваження.
У записі на особистий прийом до керівництва Госземагентства і / або його територіальних органів може бути відмовлено на таких підставах:
1) повторне звернення одного і того ж громадянина з одного і тому ж питання, яке було вирішено по суті;
2) звернення з питань, що не відносяться до компетенції Госземагентства і його територіальних органів;
3) звернення з приводу оскарження рішення, яке було подано з порушенням термінів, визначених ст. 17 Закону "Про звернення громадян" (впродовж одного року з моменту ухвалення рішення, але не пізніше за один місяць з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням);
4) звернення особи, визнаної судом недієздатним (за винятком випадків, коли від особи діє законний представник).
У першочерговому порядку здійснюється прийом таких категорій громадян :
- жінки, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня";
- інваліди Великої Вітчизняної війни;
- Герої Соціалістичної Праці;
- Герої Радянського Союзу;
- Герої України.
