Наказом Державної судової адміністрації від 20 вересня 2012 р. № 108 затверджена Інструкція про порядок роботи з технічними засобами фіксації судового процесу (судового засідання). Документ встановлює єдиний порядок роботи із звукозаписними техсредствами фіксації судового процесу, вимоги до них, зберігання, копіювання, дублювання і використання інформації, яка відбиває хід судового засідання в судах загальної юрисдикції (окрім ВСУ і вищих спеціалізованих судів).
В процесі фіксації судового процесу створюється фонограма судового засідання, яка повинна містити такі обов'язкові реквізитияк дата, час, місце створення запису, номер справи. Фіксацією процесу займається секретар, або інший працівник апарату.
Перед початком запису, секретар повинен підготувати устаткування і зробити тестовий запис. Дані про результати перевірки вносяться в журнал або протокол судового засідання. Якщо неполадок не виявлено, то з моменту відкриття судового засідання починається звуковий запис, під час якого секретар або інший працівник апарату суду здійснює поточний контроль якості запису, шляхом прослуховування через навушники, контроль рівня запису і контроль працездатності комплексу звукового запису шляхом спостереження за його станом. По закінченню запису створюється архівна і робоча копії фонограм, одну з яких на збереження віддають архіваріусові, а другу приєднують до справи. Архівні копії фонограми знищуються разом з судовою справою після закінчення терміну його зберігання.
Перед передачею робочих копій до судів апеляційної і касаційної інстанції проводиться перевірка компакт-диска з копією фонограми місцевого суду.
