Приказом Государственной судебной администрации от 20 сентября 2012 г. № 108 утверждена Инструкция о порядке работы с техническими средствами фиксации судебного процесса (судебного заседания). Документ устанавливает единый порядок работы со звукозаписывающими техсредствами фиксирования судебного процесса, требования к ним, хранению, копированию, дублированию и использованию информации, которая отражает ход судебного заседания в судах общей юрисдикции (кроме ВСУ и высших специализированных судов).
В процессе фиксирования судебного процесса создается фонограмма судебного заседания, которая должна содержать такие обязательные реквизиты, как дата, время, место создания записи, номер дела. Фиксированием процесса занимается секретарь, или другой работник аппарата.
Перед началом записи, секретарь должен подготовить оборудование и сделать тестовую запись. Данные о результатах проверки вносятся в журнал или протокол судебного заседания. Если неполадок не выявлено, то с момента открытия судебного заседания начинается звуковая запись, во время которой секретарь или другой работник аппарата суда осуществляет текущий контроль качества записи, путем прослушивания через наушники, контроль уровня записи и контроль работоспособности комплекса звуковой записи путем наблюдения за его состоянием. По окончанию записи создается архивная и рабочая копии фонограмм, одну из которых на сохранение отдают архивариусу, а вторую присоединяют к делу. Архивные копии фонограммы уничтожаются вместе с судебным делом по истечении срока его хранения.
Перед передачей рабочих копий в суды апелляционной и кассационной инстанции проводится проверка компакт-диска с копией фонограммы местного суда.
