Згідно інструкції, затвердженої наказом № 973/5, в Мінюсті застосовується децентрализованная система реєстрації документів, тобто ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ здійснюється в межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів Міністерства.
Інструкція визначає порядок формування ряду документів і окремі нюанси, пов'язані з їх набуттям чинності, виконанням. Приміром, наказ набуває чинності з моменту його підписання і реєстрації, в певних випадках - з моменту публікації.
Також документ встановлює, що кореспонденціящо поступає в Мінюст, приймається централізованого в Управлінні документаційного забезпечення і Відділі контролю. Робота з незареєстрованими документами не допускається.
Якщо документи до Міністерства подаються на електронних носіях інформації, то обов'язково до них повинен додаватися супровідний лист, який і обробляється під час прийому таких документів.
Слід мати зважаючи на, що неправильно оформлені (не підписані, не завірені)пошкоджені або прислані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються адресатові.
Уся кореспонденція, що входить, реєструється в автоматизованому режимі і в журналах (листа - відповіді). У першому випадку формується банк реєстраційних данихякий забезпечує працівників апарату Міністерства інформацією про усіх, документах, що поступають, і місці їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей.
Інструкція детально описує усі тонкощі процесу створення документу, починаючи від розміру полів і реквізитів, і закінчуючи переліком відповідальних за його зміст. Крім того, визначає, хто і в якому порядку може обмінюватися між собою службовими листами, яким чином документи потрапляють в архів, і тому подібне
Подібний документ може бути корисний при формуванні діловодства на підприємстві.
Також слід ознайомитися з Інструкцією по діловодству в центральних органах виконавчої влади Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242.
