Согласно инструкции, утвержденной приказом № 973/5, в Минюсте применяется децентрализованная система регистрации документов, то есть ведение текущего делопроизводства, формирование и оперативное хранение дел осуществляется в пределах каждого структурного подразделения вплоть до передачи дел в архив Министерства.
Инструкция определяет порядок формирования ряда документов и отдельные нюансы, связанные с их вступлением в силу, исполнением. К примеру, приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, в определенных случаях - с момента опубликования.
Также документ устанавливает, что корреспонденция, поступающая в Минюст, принимается централизованно в Управлении документационного обеспечения и Отделе контроля. Работа с незарегистрированными документами не допускается.
Если документы в Министерство подаются на электронных носителях информации, то обязательно к ним должно прилагаться сопроводительное письмо, которое и обрабатывается во время приема таких документов.
Следует иметь ввиду, что неправильно оформленные (не подписанные, не заверенные), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату.
Вся входящая корреспонденция регистрируется в автоматизированном режиме и в журналах (письма - ответа). В первом случае формируется банк регистрационных данных, который обеспечивает работников аппарата Министерства информацией обо всех, поступающих документах, и месте их нахождения с помощью вывода информации на дисплей.
Инструкция подробно описывает все тонкости процесса создания документа, начиная от размера полей и реквизитов, и заканчивая перечнем ответственных за его содержание. Кроме того, определяет, кто и в каком порядке может обмениваться между собой служебными письмами, каким образом документы попадают в архив, и т.п.
Подобный документ может быть полезен при формировании делопроизводства на предприятии.
Также следует ознакомиться с Инструкцией по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной Постановлением КМУ от 30.11.2011 № 1242.
