З 23 березня діють Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав

Міністерство закордонних справ, Міністерство внутрішніх справ, Міністерство освіти і науки, Міністерство фінансів та Міністерство юстиції затвердили Правила проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав.

Відповідний наказ від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5 набрав чинності 23 березня.

Затверджені Правила регулюють порядок проставлення спеціальної відмітки "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" на офіційних документах, які були складені на території України, яким відповідно до статті 5 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі - Конвенція), засвідчуються справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і, у відповідному випадку, автентичність відбитка печатки або штампа, яким скріплений документ.

Згідно з наказом апостиль проставляється:

• на офіційних документах, що виходять від судів України;

• на офіційних документах, що виходять від органів юстиції, державних архівних установ, органів виконання покарань та пробації;

• на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки України, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов'язану з наданням таких послуг;

• на офіційних документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;

• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів;

• на офіційних документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ, його територіальними органами з надання сервісних послуг та відокремленими пунктами реєстрації кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг - акредитованого центру сертифікації ключів МВС;

• на офіційних документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

• на офіційних документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами;

• на інших офіційних документах.

Правила не поширюються:

• на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред'являються в державах їх акредитації;

• на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Апостиль не проставляється на:

• оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус, військових квитках, трудових книжках, дозволах на носіння зброї, свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах), інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України;

• оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз'яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування.

Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР, не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Апостиль може бути проставлено на копії (фотокопії) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану, або на засвідченій в установленому порядку на території України копії (фотокопії) такого документа з перекладом лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

• оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

• документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

• заяву від особи, яка подає такі документи.

У проставленні апостиля на документі відмовляється, якщо:

• не підтверджено якість особи, в якій вона виступала, справжність підпису на документі якої перевіряється при проставленні апостиля;

• документ не відповідає зразку або формі, встановленому на дату його видачі, та/або не відповідає вимогам щодо складу та порядку розміщення обов'язкових реквізитів, який повинен містити такий документ;

• текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

• документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

• у документі є незастережені виправлення або дописки;

• до повноважень компетентного органу не входить проставлення апостиля на цьому документі;

• компетентному органу не вдалося отримати зразки відповідних підписів, відбитків печаток та/або штампів, зчитати матричний двовимірний штрих-код;

• підпис, відбиток печатки на документах, поданих для проставлення апостиля, не відповідають наявним зразкам та/або мають нечітке зображення;

• документ викликає підозру у його підробці;

• інформація в документі, що стосується сфери освіти і науки, не відповідає даним, що містяться в Єдиній державній електронній базі з питань освіти, та/або не підтверджено факт видачі цього документа;

• документ не відповідає вимогам щодо його оформлення і видачі, встановлених нормативно-правовими актами на дату його видачі.

Читайте також:

З 1 січня 2023 року частину документів, що раніше засвідчувало апостилем МЗС, засвідчуватимуть МВС, ДМС і ДПC