Ризик-менеджмент в роботі юридичної компанії під час війни

Війна та її реалії штурхають юридичний ринок та як лакмус його перевіряють. Зараз ринок проходить стадію марафону, після якого він буде з новими обличчями, а частина компаній втратить свої позиції.

Сьогодні багато процесів непередбачувані та не залежать від волі менеджерів фірми. Зараз як ніколи важливо прораховувати всі сценарії розвитку подій. З назви статті зрозуміло до чого тут ведеться - трохи про управління ризиками в юридичній компанії під час війни.

Попри те, що термін “ризик-менеджмент” вже всім відомий, хочу поділитися своєю інтерпретацією цього інструменту. Якщо замінити всі книжки одним реченням, то це буде схоже на:

“А що ти будеш робити, якщо настане ось такий негативний сценарій?”

Ось тому і потрібно дочитати цю статтю до кінця, бо жоден керівник не знає відразу відповіді на ці питання. Над ними потрібно подумати. Тому пропоную це зробити разом.

Визначення ризиків

Для того, щоб з чогось починати пропоную не вигадувати ровер. Класичні знання підказують, що потрібно спочатку виявити ті самі ризики. Для цього вже знайдені всі необхідні підходи. Поважними джерелами вважаю звичайно відповідні регламенти ISO.

Далі свідомо заберу мотивувальну частину і залишу результати просіювання через різні підходи виявлення ризиків.

Тож згідно з першим підходом можна побачити зараз такі ризики:

1. Ризики, що стосується команди (загибель, звільнення, тимчасові ризики - через відсутність зв'язку або проходження військової служби);

2. Ризики технологій (не працює або відсутнє: інтернет та зв'язок, світло; CRMки та IP телефонія; ліфт та принтер; сайти держорганів та банкінг);

3. Ризики для об'єктів (відсутність доступу до офісу та офлайн носіїв справ);

4. Ризики процесів (неефективні ремоут процеси/відсутність поруч команди; відсутність доступу до корпоративної інформації).

Та підхід з іншого ракурсу:

1. Стратегічні ризики (удар по репутації, втрата основного клієнта, зміна продуктового курсу, втрата основних юристів);

2. Фінансові та податкові ризики (податкове донарахування, отримання позову від клієнта, фінансові махінації у компанії);

3. Ризики комплаєнсу та управління (кримінальні або дисциплінарні провадження щодо команди; провалена кадрова політика (непрозоре відношення чи затримка по зп, поганий внутрішній клімат);

4. та Операційні ризики:

- технологічні (відсутність можливості користуватися CRM-системою/офісом);

- виробничі/щодо роботи команди (втрата документів та інформації, відсутність зв'язку з командою, відсутність зв'язку з держорганами);

- фінансові (недостатність фінансового залишку або недостатність доходів (нових клієнтів/нових замовлень чи оплат від діючих клієнтів).

Інструментарій для управління бізнес ризиками

Після з'ясування кола можливих та потенційних проблем потрібно з'ясувати, що з ними можна зробити, що “підмастити соломки” якщо що. Для цього знову ж таки беремо перевірений роками інструментарій управління бізнес ризиками:

- відмова від ризиків,

- їх зниження,

- передача ризиків

- і прийняття ризиків.

Відмова від ризиків - передбачає свідому відмову від прийняття рішень, що можуть заподіяти значну шкоду у разі настання такого ризики. І будь-яке виправлення ситуації буде неспівставним зі шкодою від такого негативу.

Своєю чергою зниження ризиків врахує в собі підхід за яким частина негативних сценаріїв є допустимим. Однак потрібні рішення як зменшити від того наслідки, або бути до них готовими.

Наступний пункт - передача ризиків - для юридичного ринку непритаманний. На 90% це забезпечуються через страхування ризиків. Але де у нас страхування та юриспруденція.

Та останній метод, прийняття ризиків, є розумінням того, що такий сценарій є цілком імовірним. Вплинути на нього не існує можливості. Для того потрібно бути готовим як реагувати якщо ми точно розуміємо, що настане такий ризик.

Проєкти ідей та рішень для управління ризиками

Для юридичної компанії можна констатувати наступні ризики під час війни та як наслідок такі інструменти роботи з ними.

1. Відмова від ризиків.

Це те, від чого лоєри-управлінці повинні відмовитися, бо апріорі є критичним ризиком. Звучить це як те “Що потрібно робити/зробити”:

• дотримання заходів безпеки для команди;

• перевірка клієнтів та співробітників на проукраїнську налаштованість;

• фін підтримка колективу, наскільки це можливо;

• повний електронний документообіг, сканування справ.

2. Зниження ризиків.

Домашня робота, що повинна бути виконана. Звичайно ці ризики менші, ніж попередні. Оберіть з них ті, що ви вважаєте більш реальними до вашої компанії.

• Технологічні

Технічні та виробничі апгрейди

Це не новина на сьогодні, що команда повинна отримати можливість працювати. Хтось приймає рішення працювати у кафе, хтось підлаштовується під графіки відключення світла в офісі та вдома. Але покупка таких позицій - павербанки, генератори та сімки всіх операторів - може врятувати роботу у найвідповідальніший момент.

Додатковим завдання є необхідність знати всі кафе з генераторами поруч, як і центри друку.

Стабільність систем

Підготуйте ваші системи до декількох випробувань:

1. Не дай боже, щоб ви використовували ПО русні (для того є багато безкоштовних ресурсів як це перевірити);

2. Кібератаки або просто взлом через витік паролів (знаю хто може поділитися інструкціями як того уникнути - Микита Книш, є у Fb);

3. Відкрити рахунок в іноземній платіжній системі (Wize чи подібні);

4. Неможливість використання платних застосунків (CRMки чи хмар у більшій своїй частині) через кібератаки чи банально зростання ціни. Можливим рішенням може бути використання продуктів Google (Диск, Календар та інші).

• Кадрові

- Пошук колег, хто може допомогти на місці

На сьогодні формування людського капіталу стає принциповим. Як ніколи партнерська павутина допомагає працювати. Це пов'язано з тим, що команда може бути розкидана по всьому світу і це нормально. Але ж інколи частина роботи потрібно робити десь у певному місці.

- Прозора розмова з командою, зниження зп (з відтермінуванням погашення заборгованості) та відмова від політики скорочення штату

Тут важко щось писати, бо це складне питання для кожної юридичної компанії. Ринок бачив різні рішення управлінців. Однак життя показує, що звільнення для невеликих та середніх компаній є неправильним. Потрібно зробити все, щоб зберегти команду. Досвід карантину та першого півріччя війни показав, що тимчасове зменшення заробітної плати принципове правильніше, ніж звільнення частини команди (для платити 100% зп решті). До того повинна бути важка розмова з командою, але вони все розуміють.

• Фінансові

- Формування фінансового фонду

Формування додаткових фінансових фондів звичайно є зрозумілим та бажаним. Але юридичний бізнес має певні особливості. Зазвичай юридичні компанії мають бюджет до 2 місяців виплат. Якщо доходів немає на понад цей строк, приймаються критичні рішення.

Юридичний бізнес не бере кредити у банку, бо ніхто і не дасть. Тож додатковий фонд повинний бути сформованим.

Читайте також: Метрики та KPI юридичної компанії: управління через цифру

Управлінські

- Сценарії у разі завдання репутаційних ризиків

Найпростішим рішенням такого ризику є звернення до PR спеціалістів. Але є одне але. Зараз реакція суспільства та ринку на репутаційні скандали розвивається з геометричним швидкістю. Тому настання репутаційного ризику сьогодні може коштувати втрати ринку та команди.

- Зміна процесів через відсутність зв'язку

Перше рішення - це проговорити такі сценарії з клієнтом (щодо виконання доручень пізніше через відсутність світла та зв'язку). Та наступне рішення - робота на спільному Google диску чи іншій хмарі. До слова Google диск дозволяє працювати без інтернету, та потім вже коли він з'явиться сам все синхронізує та завантажить до хмари.

- Продовження розвитку компанії та пошуку клієнтів

Досі не розумію рішення деяких власників призупиняти роботу по розвитку та в рази зменшувати такі бюджети. Звичайно війна вносить корективи в засоби та стратегії просування, але відмовлятися взагалі - це не вихід. Ризик зникнення з інфопростору може мати більш негативні наслідки, ніж компанії очікують.

До прикладу, Новий клієнт обере скоріш конкурента, що комунікував на ринку. Наслідок - ви не отримуєте дохід. Крім того, ви потенційно втратите частину клієнтів через ситуацію на ринку. Як наслідок ви знову не доотримуєте дохід.

Саме можливість отримати нових клієнтів у кризу може врятувати ваш бізнес.

- Підготовка до сценарію, коли компанія може бути з однієї людини

Звичайно це один з найгірших сценаріїв. Але кожен власник повинен підготувати базу напрацьованих знань/інформації десь на хмарі та мати паролів та доступи до всього (від адмінки сайту до інтернет-банкінгу).

- Відмова від повного перепрофілювання

У зв'язку з війною весь юридичний бізнес просів. Деякі практики оговталися (такі як кримінальна), але, наприклад банкрутство, залишається на паузі. Керівники юридичних компаній розглядають різні сценарії розвитку, і один з них - повна зміна продуктової лінійки. Але цей крок є дуже ризиковим. Зникнення попиту, що зумовлено зовнішніми факторами, завжди є лише строковим. Потрібно лише дочекатися світанку.

3. Прийняття ризиків.

Керівники повинні бути свідомо готуватися, щоб прийняти важкі рішення у разі настання негативного сценарію. Але не бути до цього готовими - ще гірше.

Пошук нових співробітників та спілкування на ринку.

Керівники будь-якого бізнесу розуміють, що їх команда, то їх скарб і головна конкурентна перевага. Юридичний бізнес це яскраво підкреслює.

І якщо у вас на борту до 15 лоєрів то кожна втрата, то справжній біль. Але схожа ситуація і у великих компаніях, де кожен партнер/практика мають у середньому від 3 до 15 юристів.

Однак реалізація цього пункту на сьогодні є інколи складнішою ніж знайти нового клієнта. В Україні відсутня культура та довга історія рекрутингу юристів. І дуже круто, що вона вже почала формуватися за допомогою HRів деяких юрфірм.

Пошук юриста в момент необхідності є активним пошуком. І сайти пошуку роботи та соціальні мережі допомагають вирішити це завдання.

Однак якщо казати про пасивний пошук - приглядатися до посилення команди чи для того, щоб зробити простішими потім активний пошук - таких відкритих сакесфул сторі ринок ще не чув.

Якщо підсумувати цей пункт - від нього й найбільш моторошно - у моменті якщо вам буде потрібно приєднати до команди юриста, ви будете вподобати лише на долю. Бо як ще назвати одномоментне перетинання попиту та пропозиції на одному з сайтів пошуку роботи?

У разі настання подібного негативного сценарію з активним пошуком, єдиним залишається лише партнерство з конкурентами для вирішення конкретного кейсу. Багато хто на ринку це розуміє, але не всі. Тому ще раз потрібно підкреслити - товаришувати з конкурентами на ринку, то є грамотно та далекоглядно.

Євген Ріяко, адвокат, керуючий партнер та керівник кримінальної практики ЮК "RIYAKO & PARTNERS"