Затверджено єдині вимоги щодо підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання органами держвлади, центральними органами держуправління для підприємств, установ, організацій(далі - установ) певної галузі чи сфери діяльності.
Відповідний Порядок затверджено наказом Мін'юсту від 23 квітня 2018 року № 1244/5, який набув чинності 18 травня 2018 року.
Попереднім етапом розробки проекту галузевого переліку є обговорення та узгодження його ланок і cхеми з Укрдержархівом, після чого робоча група розпочинає підготовку проекту. Вона, зокрема, складає переліки функцій (типових, галузевих), видів установ, надає стислу характеристику кожній ланці, будує галузевий перелік за відповідною схемою.
Також визначаються строки зберігання документів для кожної статті галузевого переліку, що диференціюються у межах статті за відповідними ланками установ. Такий строк визначається з урахуванням значущості інформації та її повторення в інших документах або документах різних установ.
Строк зберігання може бути:
- постійним (для документів, які відображають галузеві функції і містять основну інформацію про діяльність);
- тривалим (понад 10 років) - документи, що мають практичне значення;
- тимчасовим (до 10 років включно) - документи мають лише тимчасове практичне значення.
Також можуть бути встановлені строки зберігання «До ліквідації установи», «Доки не мине потреба», «До заміни новими».
Проект галузевого переліку надсилається на розгляд до відповідних установ галузі.
Доопрацьований за результатами рецензування проект розглядає та схвалює експертна комісія держоргану, після чого подає його на розгляд та схвалення до Центральної експертно-перевірної комісії Укрдержархіву.
Схвалений комісією галузевий перелік погоджує голова Укрдержархіву, після чого він підлягає затвердженню розпорядчим документом відповідного держоргану.
Галузевий перелік уводиться в дію з 1 січня року, наступного за роком його затвердження та може періодично переглядатися.
