Утверждены единые требования относительно подготовки отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения органами госвласти, центральными органами госуправления для предприятий, учреждений, организаций (далее - учреждений) определенной отрасли или сферы деятельности.
Соответствующий Порядок утвержден приказом Минюста от 23 апреля 2018 года № 1244/5, который вступил в силу 18 мая 2018 года.
Предварительным этапом разработки проекта отраслевого перечня является обсуждение и согласование его звеньев и схемы с Укргосархивом, после чего рабочая группа начинает его подготовку. Она, в частности, составляет перечни функций (типовых, отраслевых), видов учреждений, предоставляет краткую характеристику каждому звену, строит отраслевой перечень по соответствующей схеме.
Также определяются сроки хранения документов для каждой статьи отраслевого перечня и дифференцируются в рамках статьи по соответствующим звеньями учреждений. Такой срок определят с учетом значимости информации и ее повторения в других документах или документах различных учреждений.
Срок хранения может быть:
- постоянным - документы, отражающие отраслевые функции и содержащие основную информацию о деятельности;
- длительным (свыше 10 лет) - документы, имеющие практическое значение;
- временным (до 10 лет включительно) - документы имеют лишь временное практическое значение.
Также могут быть установлены сроки хранения «До ликвидации учреждения», «Пока не исчезнет необходимость», «До замены новыми».
Проект отраслевого перечня направляется на рассмотрение в соответствующие учреждения отрасли.
Доработанный по результатам рецензирования проект рассматривает и утверждает экспертная комиссия госоргана, после чего подает его на рассмотрение и одобрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Укргосархива.
Одобренный комиссией отраслевой перечень согласовывает председатель Укргосархива, после чего он подлежит утверждению распорядительным документом соответствующего госоргана.
Отраслевой перечень вводится в действие с 1 января года, следующего за годом его утверждения и может периодически пересматриваться.
