Постановою від 5 вересня 2015 року № 228 ЦВК затвердила нову редакцію Порядку організації роботи і ведення діловодства у виборчих комісіях з місцевих виборів.
Передбачено, що кожна виборча комісія здійснює документування своєї діяльності, що полягає в підготовці документів на паперових і електронних носіях, фіксувальних ухвалення рішень і здійснення іншої діяльності комісії.
Документування діяльності виборчої комісії здійснюється державною мовою. Організацію ведення діловодства виборчої комісії забезпечує секретар комісії. Відповідальність за організацію роботи і стан діловодства у виборчій комісії покладається на голови виборчій комісії.
Виборча комісія в процесі своєї діяльності складає акти і протоколи. Акт комісії засвідчує певний факт або подію, виявлені і визнані комісією. Протокол комісії встановлює підсумки певних дій, виконаних комісією. Акти і протоколи виборчої комісії підписуються усіма присутніми на засіданні членами комісії, підписи яких скріплюються друком комісії. Копія акту або протоколу надається суб'єктові виборчого процесу відповідних виборів на його вимогу.
Слід зазначити, що кожна виборча комісія має власний друк затвердженого Центральною виборчою комісією зразка.
Документи і зверненнящо поступають у виборчу комісію, мають право приймати голова комісії, його заступник, секретар або інші члени комісії, уповноважені на це. Документи і звернення у виборчу комісію спрямовуються поштою або подаються в комісію особисто або через уповноважену особу. Документи і звернення реєструються в день їх вступу в журналі реєстрації.
Особа, що подає документи, звернення у виборчу комісію, пише розписку у якій вказує ПІБ, короткий опис представлених документів з вказівкою кількості листів, дати і часу їх представлення. Розписка зберігається разом з представленими документами.
Документи, що поступають у виборчу комісію телеграфним або факсимільним зв'язком або по електронній пошті, також реєструються.
Не реєструються у виборчій комісії анонімні, вітальні листи, запрошення, що поступають на адресу комісії.
