Постановлением от 5 сентября 2015 года № 228 ЦИК утвердила новую редакцию Порядка организации работы и ведения делопроизводства в избирательных комиссиях по местным выборам.
Предусмотрено, что каждая избирательная комиссия осуществляет документирование своей деятельности, что заключается в подготовке документов на бумажных и электронных носителях, фиксирующих принятие решений и осуществление другой деятельности комиссии.
Документирование деятельности избирательной комиссии осуществляется государственным языком. Организацию ведения делопроизводства избирательной комиссии обеспечивает секретарь комиссии. Ответственность за организацию работы и состояние делопроизводства в избирательной комиссии возлагается на председателя избирательной комиссии.
Избирательная комиссия в процессе своей деятельности составляет акты и протоколы. Акт комиссии удостоверяет определенный факт или событие, выявленные и признанные комиссией. Протокол комиссии устанавливает итоги определенных действий, выполненных комиссией. Акты и протоколы избирательной комиссии подписываются всеми присутствующими на заседании членами комиссии, подписи которых скрепляются печатью комиссии. Копия акта или протокола предоставляется субъекту избирательного процесса соответствующих выборов по его требованию.
Следует отметить, что каждая избирательная комиссия имеет собственную печать утвержденного Центральной избирательной комиссией образца.
Документы и обращения, поступающие в избирательную комиссию, имеют право принимать председатель комиссии, его заместитель, секретарь или другие члены комиссии, уполномоченные на это. Документы и обращения в избирательную комиссию направляются почтой или подаются в комиссию лично или через уполномоченное лицо. Документы и обращения регистрируются в день их поступления в журнале регистрации.
Лицо, подающее документы, обращение в избирательную комиссию, пишет расписку, в которой указывает ФИО, краткое описание представленных документов с указанием количества листов, даты и времени их представления. Расписка хранится вместе с представленными документами.
Документы, поступающие в избирательную комиссию телеграфной или факсимильной связью или по электронной почте, также регистрируются.
Не регистрируются в избирательной комиссии анонимные, поздравительные письма, приглашения, поступающие в адрес комиссии.
