У листі № 12251/6/99-99-22-02-04-18 Миндоходов роз'яснило порядок оформлення авансу на зарубіжне відрядження і звітності за використані засоби під час відрядження.
Так, вказано, що відповідно до п. 5 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон (далі - Інструкція) підприємство, що відправляє працівника, забезпечує його засобами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Крім того, згідно п. 16.3 розділу III Інструкції при необхідності в авансуванні працівника засобами в національній валюті держави, в яку відряджається працівник, перерахунок граничної суми добових витрат, встановленої в доларах США, у валюту держави - місця відрядження здійснюється по кросс-курсу, розрахованому по встановленому іноземним банком валютному (обмінному) курсу національної валюти країни перебування до валюти держави відрядження і долара США на день здійснення розрахунку витрат на відрядження.
Згідно п. 19 Інструкцій, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України по офіційному обмінному курсу гривні до іноземних валют, встановлених Нацбанком на день погашення заборгованості. Виплата повинна здійснюватися до закінчення третього банківського дня після твердження керівником звіту про використання засобів, наданих на відрядження.
У разі відсутності підтверджувальних документів про обмін валюти, в якій виданий аванс, на національну валюту держави відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, підтверджених документально, здійснюється виходячи з кросс-курса, розрахованого по офіційному обмінному валютному курсу, встановленому Нацбанком на день затвердження звіту про використання засобів, наданих на відрядження.
Згідно з підпунктом 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу звіт про використання засобів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що йде за днем, в якому платник податків :
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії з доручення і за рахунок особи, що видала засоби під звіт.
За наявності надмірно витрачених засобів їх сума повертається платником податків в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час вистави вказаного звіту.
У підпункті 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НК вказане, що дія цього пункту поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням або виконанням деяких цивільно-правових дій, які були сплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:
а) у випадку якщо під час службових відряджень що відряджається особа-платник податків отримало готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження засобів і повертає суму надмірно витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) у випадку якщо під час службових відряджень що відряджається особа-платник податків застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а термін представлення платником податків звіту про використання виданих на відрядження засобів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин працедавець (самозанятое особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Звіт про використання засобів, виданих на відрядження або під звітскладається платником: податку (підзвітною особою), що отримало такі кошти від підприємств усіх організаційно-правових форм або самозанятого особи.
Також читайте: У які терміни працівник може звернутися до суду з вимогою про відшкодування витрат, понесених нім на потреби підприємства?
