В письме № 12251/6/99-99-22-02-04-18 Миндоходов разъяснило порядок оформления аванса на зарубежную командировку и отчетности за использованные средства во время командировки.
Так, указано, что в соответствии с п. 5 раздела I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу (далее - Инструкция) предприятие, отправляющее работника, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Кроме того, согласно п. 16.3 раздела III Инструкции при необходимости в авансировании работника средствами в национальной валюте государства, в которое командируется работник, перерасчет предельной суммы суточных расходов, установленной в долларах США, в валюту государства - места командировки осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по установленному иностранным банком валютному (обменному) курсу национальной валюты страны пребывания к валюте государства командировки и доллара США на день осуществления расчета командировочных расходов.
Согласно п. 19 Инструкции, если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленным Нацбанком на день погашения задолженности. Выплата должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.
В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки перерасчет расходов, осуществленных в командировке, подтвержденных документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному Нацбанком на день утверждения отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.
Согласно подпункту 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:
а) завершает такую командировку;
б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.
При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет лица, их выдавшего, до или во время представления указанного отчета.
В подпункте 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НК указано, что действие этого пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом таких особенностей:
а) в случае если во время служебных командировок командированного лицо-налогоплательщик получило наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;
б) в случае если во время служебных командировок командированного лицо-налогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).
Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, составляется плательщиком: налога (подотчетным лицом), получившим такие средства от предприятий всех организационно-правовых форм или самозанятого лица.
Также читайте: В какие сроки работник может обратиться в суд с требованием о возмещении расходов, понесенных ним на нужды предприятия?
