У зв'язку з усім відомими подіями на сході України підприємства, що раніше зареєстровані і ведуть свою господарську діяльність в Донецькій і Луганській областях, часто міняють місце своєї реєстрації на інші регіони України. Нерідко при цьому частина активів і, що найважливіше, первинних і бухгалтерських документів залишається на території, тимчасово не контрольованою українською владою.
Відсутність оригіналів бухгалтерських документів ніяк не впливає на господарську діяльність підприємства, і про цю проблему, як правило, не замислюються рівно до моменту чергової податкової перевірки.
За останній час ГФС видала ряд листів з метою роз'яснити, як же слід поступати платникам податків, якщо їх первинні і бухгалтерські документи втрачені або знищені в ході проведення АТО.
Так, відповідно до п. 44.1 ст. 44 НК України платники податків зобов'язані вести податковий облік на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів. В той же час п. 44.3 ст. 44 НК України встановлює термін, впродовж якого платники податків зобов'язані забезпечити зберігання вищезгаданих документів не менше 1095 днів з дня подачі податкової звітності, для складання якої використовувалися відповідні документи.
Звертаємо увагу, що незабезпечення вимог законодавства в частині зберігання документів відгукнеться серйозними наслідками для платника податків.
Першим неприємним наслідком може стати грошовий штраф. Так, згідно п. 121.1 ст. 121 НК України факт незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових і інших регістрів, бухгалтерської і статистичної звітності, інших документів з питань числення і сплати податків і зборів впродовж встановлених термінів зберігання і ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів або їх копій при здійсненні податкового контролю може спричинити накладення штрафу у розмірі 510 гривен. Ті ж дії, здійснені повторно протягом року, тягнуть накладення штрафу вже у розмірі 1020 гривен.
Варто відмітити, що ризик накладення штрафу - напевно, найменше з того, що повинне турбувати платника податків в ситуації, що склалася.
З аналізу абз. 1 п. 44.6 ст. 44 НК України слідує, що у разі ненадання під час податкової перевірки оригіналів документів, використаних для складання звітності по тому або іншому податку і що підтверджують відбиті в ній показники, вважається, що такі документи були відсутні у платника податків у момент складання такої звітності. В той же час облік прибутків, витрат і інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування або податкових зобов'язань, проводиться виключно на підставі первинних документів. Платникові податків забороняється формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, визначеними п. 44.1 ст. 44 НК України.
Таким чином, під час податкової перевірки відбутися копіями відповідних документів не вийде, адже лише оригінали документів надають платникові податків право на ту або іншу податкову вигоду - податковий кредит ПДВ, витрати в цілях податку на прибуток і т. п.
У разі втрати первинних або бухгалтерських документів для платника податків існує високий ризик зменшення податкового кредиту ПДВ і зменшення витрат для цілей оподаткування на прибуток, що, у свою чергу, приведе до донарахування податкових зобов'язань по ПДВ і податку на прибуток.
Головна рекомендація платникові податків, що втратив через ті або інші обставини документи, - діяти без зволікання. Так, відповідно до положень абз. 1 п. 44.5 ст. 44 НК України у разі втрати, ушкодження або дострокового знищення первинних документів платник податків зобов'язаний в п'ятиденний термін з дня такої події письмово повідомити про це в контролюючий орган по місцю обліку. Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи впродовж 90 календарних днів з дня, що йде за днем вступу повідомлення в контролюючий орган.
Тобто насамперед, дізнавшись про пропажу первинних документів, платник податків зобов'язаний направити відповідне повідомлення в податковий орган. Якщо ж про пропажу документів стало відомо вже в ході проведення податкової перевірки, разом з повідомленням слід подавати клопотання про припинення податкової перевірки на 90 днів відповідно до абз. 3 п. 44.5 ст. 44 НК України.
З п. 6.10 Положень про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку витікає, що окрім письмового повідомлення податкового органу відповідно до абз. 1 п. 44.5 ст. 44 НК України, платник податків зобов'язаний виконати ще ряд дій.
По-перше, необхідно направити заяву в правоохоронні органи (поліцію) про факт пропажі первинних і бухгалтерських документів. Ця заява носить формальний характер зважаючи на відсутність складу злочину, адже документи, швидше за все, ніхто не крав.
По-друге, платник податків внутрішнім наказом повинен призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх втрати. Яких-небудь вимог до оформлення наказу законодавство не передбачає. Але в наказі все ж слід чітко прописувати функції комісії і термін її повноважень, наприклад, 3 місяці. Також законодавством не передбачено яких-небудь вимог до чисельності і персонального складу комісії. З нашого досвіду виходить, що оптимальною є комісія, що складається з 3 членів, - по одному представникові бухгалтерії, юридичного департаменту і служби безпеки.
Для участі в роботі комісії платник податків, згідно з вимогами Положення, повинен запросити представників слідчих органів, органів охорони і державного пожежного нагляду. Вказана вимога стосовно випадків втрати документів в результаті крадіжки або ж пожежі. Проте, з метою отримання додаткових гарантій все ж краще направити відповідні запрошення в поліцію і Державну службу по надзвичайних подіях.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства. Як і у випадку з комісією, законодавець не висуває до оформлення акту яких-небудь формальних вимог. Але звертаємо увагу, що в нім краще вказувати як можна повніший перелік втрачених документів і причини їх втрати.
Що стосується причин втрати первинних документів, то в якості варіанту можливі обставини непереборної сили (форс-мажор). ГФС у своїх тематичних роз'ясненнях вказує, що згідно ст. 10 Закону України "Про тимчасові заходи на період проведення антитерористичної операції" єдиним належним і достатнім документом, що підтверджує настання обставин непереборної сили (форс-мажору), що мали місце на території проведення АТО, в якості основи для звільнення від відповідальності за невиконання (неналежне виконання) зобов'язань, являється сертифікат Торгово-промислової палати України.
Копію затвердженого керівником підприємства акту роботи комісії упродовж 10 днів необхідно направити в податковий орган.
Виконуючи вказані формальності, платникові податків не варто забувати, що він зобов'язується відновити усі втрачені документи в згаданий вище термін - 90 календарних днів з дня, що йде за днем вступу повідомлення в податковий орган. Очевидно, що значну роль в процесі відновлення документів гратимуть контрагенти - чи погодяться вони наново виписувати накладні нескольколетней давності, переподписать договори і т. п. Проте, платник податків повинен зробити усе від нього залежне - як мінімум направити контрагентам відповідні письмові запити.
Підводячи підсумки, ще раз відмітимо, що в ситуації з втратою документів головну роль грає швидкість реакції. Судова практика, що склалася, у свою чергу, демонструє, що покрокове виконання вищезгаданих дій з високою часткою ймовірності забезпечить платникові податків сприятливий результат в можливій судовій суперечці з податковим органом стосовно оскарження податкових повідомлень-рішень, прийнятих у зв'язку з документальним непідтвердженням даних податкової звітності.
Дмитро Трут, старший юрист Arzinger
Микита Ларионов, юрист Arzinger
