На засіданні Ради суддів України 19 листопада 2018 року було проаналізовано передумови, які необхідно виконати ДСА для запровадження і застосування Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи.
Зауважимо, що відповідно до Закону "Про судоустрій і статус суддів" у судовій системі передбачено побудову Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (ЄСІТС), зміст якої полягає у переведенні всіх судових документів в електронний формат для оптимізації обміну інформацією між усіма учасниками судового процесу.
Рада суддів України за результатами зазначеного засідання прийняла рішення № 79, де розглянула проблемні питання запровадження підсистеми «Електронний суд» ЄСІТС.
Процес упровадження ЄСІТС ДСА розпочала у серпні - вересні 2018 року з листів на суди, у яких зазначалось про необхідність обов'язкового сканування усіх судових справ (матеріалів), що надходять до суду після 1 вересня 2018 року, а також усіх матеріалів судових справ, по яких відкриті провадження (які перебувають на розгляді у суддів) та які плановано не будуть розглянуті по суті до 1 грудня 2018 року. Сюди також належать справи, по яких провадження тимчасово зупинено. Відскановані справи у подальшому мають бути експортовані в автоматизовану систему документообігу суду для створення та ведення справи в електронній формі у межах впровадження підсистеми електронного суду "Автоматизований розподіл".
До Ради суддів України надійшли звернення від голів судів, суддів та їх зборів, зміст яких зводився до того, що на момент надходження до судів згаданих листів ДСА та її територіальних управлінь, по областях у судах було відсутнє достатнє методичне, матеріально-технічне та кадрове забезпечення для виконання поставлених завдань. База сканування є невиправдано широкою та не відповідає вимогам процесуального законодавства, яке набере чинності одночасно з початком роботи ЄСІТС.
Згодом ДСА листом повідомила судам про зменшення бази сканування (зокрема, зазначила, що скануванню підлягають лише справи, які: перебувають у провадженні суду або надходять після 1 листопада 2018 року, підлягають оскарженню, винесення остаточного рішення по справі не відбудеться або строк оскарження такого рішення не сплине до 1 січня 2019 року). У цьому ж листі зазначалось, що сканування судових справ необхідно здійснювати поступово, залежно від можливостей суду щодо наявного технічного та іншого забезпечення.
За словами заступника Голови ДСА України Сергія Чорнуцького, необхідність сканування судових справ до початку запровадження ЄСІТС обумовлена необхідністю запровадження тестового режиму експлуатації підсистеми "Електронний суд" ЄСІТС, який планується розпочати з 1 січня 2019 року. Повноцінне тестування цієї підсистеми передбачає функціонування програмного продукту в реальних умовах експлуатації та навантаження, із залученням всіх користувачів.
Проте член Ради суддів України Валерія Чорна зауважила, що «…нормативного обов'язку такого сканування на даний час не існує, оскільки перехідними положеннями процесуальних кодексів України (ЦПК, ГПК, КАС) прямо передбачено, що справи, розгляд яких розпочато та не завершено за матеріалами у паперовій формі до початку функціонування ЄСІТС, продовжують розглядатися за матеріалами у паперовій формі. За наявності технічної можливості суд може розглядати таку справу за матеріалами в електронній формі. Отже, всі справи, розгляд яких розпочато за матеріалами у паперовій формі та не буде завершено до початку функціонування ЄСІТС, розглядаються у паперовій формі, а їх розгляд в електронній формі після початку роботи ЄСІТС є правом, а не обов'язком суду».
Між Радою суддів України та ДСА досягнуто згоди щодо необхідності до початку роботи підсистеми «Електронний суд» ЄСІТС облаштувати робочі місця суддів у залах судових засідань, а також організувати та провести навчання суддів і працівників апарату суду роботі з цією підсистемою.
На сьогодні ДСА подання про затвердження Положення про ЄСІТС до Вищої ради правосуддя не внесено, оголошення в газеті «Голос України» та на веб-порталі судової влади про створення та забезпечення функціонування ЄСІТС не опубліковано. Отже, дата початку роботи ЄСІТС та її підсистеми «Електронний суд» ще невідома.
За результатами засідання Рада суддів рекомендувала ДСА підготувати та направити судам уніфіковані рекомендації щодо оптимального порядку сканування судових справ, формату сканування, його технічних особливостей; розробити та довести класифікатор найменувань відсканованих документів судових справ; визначитися з обмеженням бази сканування (у зв'язку з необхідністю дотримання вимог кримінально-процесуального законодавства щодо розгляду судових справ та матеріалів з обмеженим доступом (негласних слідчих дій)).
ДСА зобов'язалась забезпечити у судах необхідні умови (нормативні, матеріальні, кадрові) до початку функціонування підсистеми "Електронний суд" ЄСІТС.
