Постановою від 15 березня 2016 року № 165 Нацбанк затвердив Інструкцію по організації документування управлінської інформації.
Документ встановлює загальні вимоги відносно:
- організації діловодства в центральному апараті і установах Нацбанку;
- створення організаційно-розпорядливих документів в електронній або паперовій формі (далі - документи), роботи з ними в системі електронного документообігу АСКОД (далі - СЭД).
Перелік реквізитів і порядок їх розміщення в електронно-реєстраційній картці СЭД встановлюються підрозділом діловодства центрального апарату Нацбанку.
Обмін інформацією, яка не вимагає документального оформлення і реєстрації, здійснюється засобами корпоративної електронної пошти Національного банку.
У Національному банку встановлюється централізована форма діловодства і покладається на підрозділи діловодства. А в підрозділах центрального апарату - на спеціально певного службовця, в посадовій інструкції якого вказуються обов'язки по документуванню управлінської інформації.
Організація і ведення секретного діловодства здійснюються підрозділом режимно-секретної роботи.
Право на підписання документів може надаватися службовцям на підставі окремих розпорядливих актів або доручень, які оформляються в установленому порядку.
Відповідальність за складання і оформлення документів (наявність віз, додатків, правильність адресації, підписання, вказівки цифрового індексу підрозділу) несе виконавець документу.
Документування управлінської інформації фіксується за встановленими правилами в актах НБУ і в інформаційно-аналітичних документах у електронній або паперовій формі.
Документи в електронній формі створюються з використанням електронних шаблонів і опрацьовуються згідно з схемами проходження документів в СЭД. Юридична сила електронного документу не може бути знехтувана тільки тому, що він має електронну форму.
До речі, документи для вирішення внутрішніх питань створюються і пересилаються тільки в електронній формі, окрім розпоряджень з фінансових питань.
