Ця сторінка також доступна для перегляду українською мовою

Перейти до української версії сайту

Дашборд для юридической компании - единственный способ держать все под контролем

Реклама

По состоянию на сегодня на интернет просторах Украины нет ни одной статьи или упоминания про юридический дашборд.

Статей в целом про дашборды или дашборды других бизнес направлений - много. Про юридический - нет.

Сначала можно решить, что наверное это тема неинтересная, поэтому и нет информации.

Но это показалось странным. Ведь мы над созданием своего корпоративного дашборда работали 3 года. Потом провели несколько интервьюирований руководителей национальных компаний из топ-50. Оказалось, что про дашборды особо никто не задумывался. У всех есть примитивный отчет из CRMки по часам/продажам. И на этом все.

Я пришел к двум выводам: либо топ-50 так много зарабатывает, что им не нужно сильно вникать в менеджмент как широком, так и в узком смысле, либо эта тема не до конца раскрыта в юрбизе, и не все понимают зачем нужно двигаться в этом направлении.

Пример дашборда юридической фирмы (изображение с сайта https://www.smokeball.com.au)

1) Что такое дашборд?

Дашборд - это визуальный отчет с диаграммами и графиками, который наглядно показывает, что происходит у вас в компании.

Дальше цитатой идет среднестатистический текст с любого американского сайта, которые предлагают юридические дашборды:

“Лигал дашборды - юридические информационные панели - собирают информацию о вашей практике и деятельности, отображая важные показатели в наглядной и понятной форме.

Визуализация данных обеспечивает обзор бизнес-процессов в режиме реального времени, помогает контролировать рабочий процесс, отслеживать ресурсы и финансовую информацию, а также отслеживать несколько ключевых показателей эффективности в одном месте.”

2) Нужен ли дашборд юристам?

Доступ к информации

У меня уже есть классический короткий список вопросов для управляющего партнера, чтобы вызвать интерес и расположить его к обсуждению:

“Можете ли вы сейчас, без звонка помощнику, дать ответы на такие вопросы:

- Есть ли актуальная информация на эту минуту о выполнении плана продаж на год/каждый месяц с привязкой к практике, человеку?

- Соответствует ли плану конверсия между собой за последние 3 месяца?

- Какую часть убытки от нерентабельных сотрудников составляют от общего бюджета?

- Сохраняется ли позитивная динамика количества реферальных клиентов в течении этого года/за последние 4 года?”

Забегая наперед, могу сказать, что таких вопросов логически структурированных можно поставить более 150 на юрфирму с 15 сотрудниками и 10 практиками. С увеличением фирмы количество измеряемых элементов только растет, соответственно растет и количество контрольных вопросов.

Зашли в тупик в сложном управленческом решении? Увидеть полную картину поможет IT- платформа LIGA360. Получите персонально настроенный дашборд с ключевыми данными о своем бизнесе: партнеры, конкуренты, репутация и имидж в медиа, отрасль и рынки, судебные решения и заседания, изменения в правовом поле, недвижимость и имущество. Чтобы узнать обо всех преимуществах LIGA360, закажите презентацию.

Уйти от рутины

Хорошо, допустим заинтриговал. И что дальше? У нас (управляющих партнеров) просто нет времени этим заниматься. Есть миллионы рутинных вопросов по проектам, работа с командой, общение с клиентами, принятие управленческих решений с админ командой, да еще и самому пару раз в год нужно на форуме выступить.

Вы правы. Абсолютно правы! Я могу парировать только одним - я тоже управляющий партнер. Мой, как и ваш, тайминг делиться на три больших блока - юр. работа, выполнение задач по развитию и админ работа. Причем объективно на административные вопросы тратится до 50% времени.

Это проблема для всех одинакова, и количество этого времени - это боль.

Конечно, большие компании могут себе позволить штат маркетологов, финансового директора, исполнительного директора, эйчаров.

Но эти сотрудники никогда не бывают самостоятельны в своей работе. Партнеры всегда во все вникают. Никогда маркетолог, к примеру, не может видеть ситуацию шире и глубже партнеров.

Понятно, что кто-то более удачно, кто-то менее удачно научился делегировать.

И все же правда такова - админ вопросы съедают слишком много времени управляющей команды любой юридической компании. И каждый мечтает вырваться из этого объема нагрузки.

С одной стороны.

Контроль через цифру

С другой - каждый хочет чувствовать, контролировать работу компании.

С этой стороны также много вопросов. Рутина дает вам такое ощущение. Но оно как осадочный эффект.

Вы помните, что в прошлом году утвердили SMM-стратегию - значит там все Ok. Вы помните, что вначале месяца акцептировали расходы на месяц, для этого посмотрели на доходы за прошлый месяц и остатки на счетах - значит с финансами все терпимо. Вчера выставляли с командой биллинг по самому крупному клиенту. Оценили кто неэффективен и снижает рентабельность - приняли решение - значит в целом рентабельность проектов у вас под контролем. И так далее.

Что можно предложить в противовес этому хаосу? Только оцифровку юридического бизнеса.

Зачем размножать контролера над каждым процессом и сотрудником, а над контролером ставить еще одного сотрудника-контролера? Современный менеджмент уже давно пошел по линии того, что все планы, цели и активности сотрудников можно перевести в отчет с цифрами.

А если у нас есть цифры, то грех не работать с ними на полную. Вот мы снова и вышли на работу с дашбордами.

1) Показатели для переводу ЮК в цифру

Могу рассуждать на эту тему только из своего опыта. Конечно он где-то ограничен. Плюс, чем дальше я работаю в этом направлении, тем больше каких-то новых идей и “улучшений” возникает.

Начиналось все логично. Через пару лет работы мы начали системно держать в руках деньги. Стало понятно, что бизнес начинает называться бизнесом. Естественно, что для роста нужно было поставить какие-то планы.

Но когда ты ставишь планы нужно понять исполняются они или нет. На этом этапе у всех возникает вопрос “Как можно это реализовать?”

И мы подходим к моменту, что нужно фиксировать фактические показатели своей работы.

Самым первым и самым главным показателем становится сумма доходов.

Дальше можно долго обсуждать эволюцию показателей с ростом фирмы. Но у вас не так много времени на прочтение этой статьи, поэтому сразу перейдем к финальной мысли этого раздела статьи.

Далее я укажу первичные показатели работы среднестатистической юридической компании. Да-да, именно “первичка”, почти та же, что мы требуем с наших клиентов при обсуждении хоз или налог спора.

Сразу скажу это не значит, что это максимум, что можно выжать для работы с показателями. Ведь это всего лишь оцифрованная реальность того, что делает/производит ваша фирма. Потом эти показатели сравниваются между собой, изучаются в разрезе временных периодов, вычисляется средние показатели, и так далее.

Итак, как выглядит ЮК глазами цифр:

- фин вход (с привязкой к дате/проекту/исполнителю/практике)

- фин выход (с привязкой к дате/категории расходов)

- количество лидов/новых обращений (с привязкой к дате/практике/исполнителю и детализации происхождения заявки - через сайт/рефералы/повторные обращения)

- состояние обработки новых лидов

- распределение времени юриста

- маркетинговые показатели всей ЮК с привязкой к дате/исполнителю:

- количество проведенных мероприятий

- количество опубликованных статей

- количество комментариев для СМИ

- количество юутуб записей (если есть)

- количество записей подкастов (если есть)

- количество постов/сторис в корп/личн ФБ/Инсте

- количество биди встреч/мероприятий

Это все операционные/ежедневные показатели работы компании. Сюда не включены только более глубокие показатели с отчетов SEO/SMM специалистов. Но они для ежедневных целей и не нужны. Они чаще анализируются ежемесячно или ежеквартально.

Хочу обратить внимание, что с помощью этих показателей можно оцифровать любую компанию на 95 процентов. Остануться только очень специфические показатели. Они чаще связаны с эйчар направлением: кол-во инициатив, кол-во фейлов, к примеру.

Хотя список кажется не таким уж большим, реализовать на практике сбор и обработку этих показателей нелегко.

2) Какие задачи решают цифры?

Цифры позволяют начать уважать себя и свое время. Как ни парадоксально такой подход делает сначала вас более продуктивным, а потом и фирму. Вы тратите в разы меньше времени на админ работу.

1. За счет оцифровки всех процессов возможно следить за всей компанией и каждым сотрудником. Это дает возможность понимать что всё работает и все работают;

2. Вы всегда знаете достигаются ли планы, к примеру, на год или насколько идет проседание;

3. Вам не нужно искать информацию. Даже если вы знаете где этот файл храниться. В любом случае этот файл не один, или в этом эксель файле куча вкладок. Дашборд дает возможность собрать все показатели на одном экране, в одном месте, с расположением так как удобно вашему глазу;

4. Показатели всегда актуальны, их не нужно обновлять.

Анализ биллинга юридической фирмы (изображение с сайта https://vnbconsulting.com)

Кроме этого, в этом есть очень сильный кадровый эффект. Я перестал с кого-то что-то требовать и спрашивать. Просто нахожусь в офисе, занимаюсь своими делами.

В начале перехода на такой подход команда начала даже немного нервничать - почему я молчу. Но потом всем объяснил эту логику:

“Мне не зачем вас контролировать лично. Я все увижу через цифры.“

И это работает в двух моментах. Во-первых, сотрудник понимает, что не обязательно постоянно делать вид что очень занят. Он сдаст отчет за день и все станет понятно. А во-вторых, он не сможет “спрятаться” и работать меньше. Опять же цифры покажут кто эффективен для фирмы, а кто - на выход.

5. Главное - экономия времени

Сделать дашборд - это пол беды.

Нужно, во-первых, сделать так, чтобы время на работу с дашбордом не занимало столько же времени сколько и освоение этой информации в “додашбордовскую” эпоху. Для этого показалось логичным пойти по такому пути. Я не анализирую дашборд постоянно, чаще раз в неделю. Для ежедневного анализа я попросил помощника. Если все ок - меня не трогают. Если есть какие-то отклонения - помощник делает проект решения на это отклонение. И я уже подтверждаю это решение.

Другими словами, я занимаюсь своими другими делами, с абсолютно свободными мыслями, и понимаю, что раз меня не беспокоят - то все под полным контролем.

В ином случае это работа ради работы. Если работать без помощника нужно смотреть в экран, читать, думать, начинать разбираться из-за чего что-то пошло не так.

Для организации такой системы разработали такой трекинг. При выявлении проблемы помощник дальше выясняет причину, делает предложение по исправлению ситуации на будущее. Я получаю уже не “ааа, у нас пожар”, а - “да был пожар, причина в этом, причину нужно вот так решить, предлагаю сделать вот это”. Я в ответ Агакаю. Вопрос закрыт.

Конечно для такого уровня нужно было прописать все варианты отклонений, и соответственно все варианты реакций на такие отклонения.

Небольшое отступление. Также увидел, что факт может не соответствовать плану только по двум причинам. Либо виноват конкретный человек в неисполнении/некачественном исполнении своих обяза-й/задач, или проблемы в правилах/программах. Но это уже тема для отдельной статьи.

Вывод - лучше один раз потратить две недели на такие разработки, чем тушить эти пожары изо дня в день всю жизнь.

Следующий уровень развития, над которым идет работа, - это замена помощника на робота. Мне будут приходить уведомления о проблеме, и алгоритм предлагать решение. Хоть до этого еще далеко, но это абсолютно реально.

Информация - залог устойчивости бизнеса в условиях военного положения. Получайте ключевые данные для принятия решений топ-командой. Изменения законодательства, проверка контрагентов относительно рисков и связей с рф и рб, мониторинг медиа-упоминаний. До конца месяца приобрети LIGA360 для бизнеса по выгодной цене.

6. Система сбора информации

Эту историю всю нужно запустить.

А это еще сложнее. Заставить всех и себя быть системным - самое сложное в мире.

Тут системность делиться на два больших блока.

Сбор информации

С одной стороны - это сбор информации.

У нас это работает так:

1. Офис-менеджер (секретарь) - ежедневно ведет:

- Реестр кассы

- Реестр лидов

- Реестр публикаций

- Реестр мероприятий

2. Каждый юрист ежедневно сдает свой отчет:

a. Отчет по проектам (потраченное время на проекты)

b. Общий отчет:

- количество за день:

- комментов/публикаций

- участия в юр мероприятиях

- биди встреч/мероприятий

- выставленных КП

- постов в личном профиле

- сторис в личном профиле

- потраченное время за день на:

- пиар задания

- обучение

- биди встреч/мероприятий

- админ вопросы

- личное планирование

- стадию обработка лида (кон-я/КП)

У нас это реализовано через заполнение отчетов в гугл-форме.

Скрины с телефона ежедневных отчетов юристов

Я не за что не агитирую. Но я не вижу смысла в использовании CRM в том виде, в котором они существуют. По сути мы сделали CRM свои руками на базе продуктов Google.

Все согласятся что работать на разных платформах очень тяжело. Когда у тебя CRM, например, Clio. Касса во Вчасно. Есть кто-то пишет доки в Google Doc, кто-то в Word. Хранят доки на облаке, а часть на рабочем компе.

Все это в 21 веке просто ужас.

Я проповедую Google продукты. У нас все хранится на Google диске. Работаем в Google доках и щитах. Не всех в компании победил, признаюсь, но стараюсь бить по рукам, если кто-то сохранил в спешке файл на компе а не в облаке.

Ежедневные отчеты сотрудников приходят как ответы в гугл таблицу. Дальше они обрабатываются формулами.

Да и вытягивать информацию для дашбордов всегда проще с таблиц, чем привязываться к возможностям CRMок в плане их функционала в синхронизации.

Но честно признаюсь, что все меняется. И может в будущем я изменю свое мнение. Это связано с ростом нашей команды и количества проектов. Не исключаю, что если у тебя на борту от 30 юристов, то и ставить таски удобнее через CRM/Task систему, сразу там и билиться.

7. Обработка информации

С другой стороны - вопрос системной обработки этой информации.

Наш опыт совпал с общими подходами в работе с дашбордами по другим видам бизнеса.

Эфективнее работать с 3 дашбордами: оперативным,тактическим и стратегическим.

Дело в следующем. Часть показателей рутинные - они показывают жива ли компания здесь и сейчас. Это операционные показатели. С ними комфортно работать с ними раз в неделю с помощью операционного дашборда.

Второй уровень - тактический - что у нас с выполнением планов на год. Здесь тоже все отлично работает.

Может быть это давно не секрет, но намного удобнее работать не с двумя показателями - факт на год по сравнению с планом на год - а с тремя. Сюда мы добавили - план именно на сегодня. Он рассчитывается элементарно - план на год делится на 365 и умножается на порядковый сегодняшний день.

Соответственно мы получаем примерно такой ответ - а сколько в идеале именно на сегодня мы должны были заработать, к примеру.

Пример дашборда по продажам в компании (изображение с сайта https://dashboard-24.com)

Так как факт он всегда отражает реальность именно на сегодня, то получается хороший наглядный результат.

Очевидно, что ? этого дашборда занимают продажи. Остальные блоки (бюджет и расходы, эффективность, рентабельность и др) не так важны, продажи всегда в приоритете.

И последний вариант дашборда - стратегический. Здесь только то, что должно быть на уровне обсуждения эквити партнеров. Только общий обзор выполнения плана на год.

Партнеры должны расслабиться и понимать, что планы на год выполняются, и мысленно перейти к основной своей функции - прогнозированию продаж в перспективе на длительные периоды (более текущего года, до 5 лет допустим) и принятию стратегических решений.

8. Работа с дашбордами через систему готовых решений

Операционный дашборд - это про качественное тушение пожаров вашей командой, почти самостоятельно.

Тактический и стратегический - это инструменты для удобной работы аналитиков.

Здесь нужно не исправлять ошибки, а думать о развитии.

Из опыта - что бы это не было просто болтовней коллег, или втыканием часами одного человека с кучей крутых мыслей в голове на основании этих данных - нужно принимать всегда решение.

Практика показала, что решения тоже можно все предсказать. Вначале кажется, что существует масса решений. Ведь это же жизнь, мы можем и так поступить, и так. Но в этом прелесть качественного менеджмента. Нет, на самом деле нет миллионов решений, их всего 3-5. В этом и кайф ситуации.

Алгоритм мысли таков. Вы смотрите на стратегический дашборд, к примеру, и у вас перед глазами всего 4 варианта решений. Это очень сильно упрощает качество осмысливания. Вы более глубже проникаете в ситуацию и уже исходите из того какое из этих решений на основании этих показателей будет правильным. В иных случаях это как все заново разбираться в какой-то сложной теме.

К примеру, варианты стратегических решений:

- увеличить количество практик;

- увеличить географию продаж;

- добавить соруководителя практики;

- поглотить конкурента;

- нет необходимости принимать решения.

Остальные вопросы, которые могут возникнуть - некачественная работа руководителя практики и вопрос его замены, качество и уровень выполнения всех маркетинговых и биди политик, и др - это вопрос не стратегического уровня. Эти вопросы закрываются на тактическом и операционном уровне.

За счет этого, эквити партнеры, понимая что все остальные вопросы закрыты, мыслят только стратегическими категориями.

Давайте развивать дашбординг!

Конечно это статья получилась как винегрет - набросал всего и понемногу. Но, думаю, у меня получилось сделать общий обзор ситуации с дашбордами в юрбизе.

Этой статьей хочу разбудить управляющих партнеров к диалогу. Ведь если к юридическому бизнесу относиться именно как к бизнесу, то вопросы качества менеджмента должны быть на первом месте.

И не секрет, что после победы в войне, конкуренция будет еще жестче. А здесь уже будет иметь значение - возможность принимать своевременные управленческие решения.

Зашли в тупик в сложном управленческом решении? Увидеть полную картину поможет IT- платформа LIGA360. Получите персонально настроенный дашборд с ключевыми данными о своем бизнесе: партнеры, конкуренты, репутация и имидж в медиа, отрасль и рынки, судебные решения и заседания, изменения в правовом поле, недвижимость и имущество. Чтобы узнать обо всех преимуществах LIGA360, закажите презентацию.

Оставьте комментарий
Войдите чтобы оставить комментарий
Войти
Подпишитесь на рассылку
Главные новости и аналитика для вас по будням

Похожие новости