По состоянию на сегодня на интернет просторах Украины нет ни одной статьи или упоминания про юридический дашборд.
Статей в целом про дашборды или дашборды других бизнес направлений - много. Про юридический - нет.
Сначала можно решить, что наверное это тема неинтересная, поэтому и нет информации.
Но это показалось странным. Ведь мы над созданием своего корпоративного дашборда работали 3 года. Потом провели несколько интервьюирований руководителей национальных компаний из топ-50. Оказалось, что про дашборды особо никто не задумывался. У всех есть примитивный отчет из CRMки по часам/продажам. И на этом все.
Я пришел к двум выводам: либо топ-50 так много зарабатывает, что им не нужно сильно вникать в менеджмент как широком, так и в узком смысле, либо эта тема не до конца раскрыта в юрбизе, и не все понимают зачем нужно двигаться в этом направлении.
|
Пример дашборда юридической фирмы (изображение с сайта https://www.smokeball.com.au) |
1) Что такое дашборд?
Дашборд - это визуальный отчет с диаграммами и графиками, который наглядно показывает, что происходит у вас в компании.
Дальше цитатой идет среднестатистический текст с любого американского сайта, которые предлагают юридические дашборды:
“Лигал дашборды - юридические информационные панели - собирают информацию о вашей практике и деятельности, отображая важные показатели в наглядной и понятной форме.
Визуализация данных обеспечивает обзор бизнес-процессов в режиме реального времени, помогает контролировать рабочий процесс, отслеживать ресурсы и финансовую информацию, а также отслеживать несколько ключевых показателей эффективности в одном месте.”
2) Нужен ли дашборд юристам?
Доступ к информации
У меня уже есть классический короткий список вопросов для управляющего партнера, чтобы вызвать интерес и расположить его к обсуждению:
“Можете ли вы сейчас, без звонка помощнику, дать ответы на такие вопросы:
- Есть ли актуальная информация на эту минуту о выполнении плана продаж на год/каждый месяц с привязкой к практике, человеку?
- Соответствует ли плану конверсия между собой за последние 3 месяца?
- Какую часть убытки от нерентабельных сотрудников составляют от общего бюджета?
- Сохраняется ли позитивная динамика количества реферальных клиентов в течении этого года/за последние 4 года?”
Забегая наперед, могу сказать, что таких вопросов логически структурированных можно поставить более 150 на юрфирму с 15 сотрудниками и 10 практиками. С увеличением фирмы количество измеряемых элементов только растет, соответственно растет и количество контрольных вопросов.
LIGA360 - единый источник информации для всей компании. Дашборд ключевых медиа и конкурентных показателей, бизнес-новости и аналитика и управление рисками. Закажи прямо сейчас.
Уйти от рутины
Хорошо, допустим заинтриговал. И что дальше? У нас (управляющих партнеров) просто нет времени этим заниматься. Есть миллионы рутинных вопросов по проектам, работа с командой, общение с клиентами, принятие управленческих решений с админ командой, да еще и самому пару раз в год нужно на форуме выступить.
Вы правы. Абсолютно правы! Я могу парировать только одним - я тоже управляющий партнер. Мой, как и ваш, тайминг делиться на три больших блока - юр. работа, выполнение задач по развитию и админ работа. Причем объективно на административные вопросы тратится до 50% времени.
Это проблема для всех одинакова, и количество этого времени - это боль.
Конечно, большие компании могут себе позволить штат маркетологов, финансового директора, исполнительного директора, эйчаров.
Но эти сотрудники никогда не бывают самостоятельны в своей работе. Партнеры всегда во все вникают. Никогда маркетолог, к примеру, не может видеть ситуацию шире и глубже партнеров.
Понятно, что кто-то более удачно, кто-то менее удачно научился делегировать.
И все же правда такова - админ вопросы съедают слишком много времени управляющей команды любой юридической компании. И каждый мечтает вырваться из этого объема нагрузки.
С одной стороны.
Контроль через цифру
С другой - каждый хочет чувствовать, контролировать работу компании.
С этой стороны также много вопросов. Рутина дает вам такое ощущение. Но оно как осадочный эффект.
Вы помните, что в прошлом году утвердили SMM-стратегию - значит там все Ok. Вы помните, что вначале месяца акцептировали расходы на месяц, для этого посмотрели на доходы за прошлый месяц и остатки на счетах - значит с финансами все терпимо. Вчера выставляли с командой биллинг по самому крупному клиенту. Оценили кто неэффективен и снижает рентабельность - приняли решение - значит в целом рентабельность проектов у вас под контролем. И так далее.
Что можно предложить в противовес этому хаосу? Только оцифровку юридического бизнеса.
Зачем размножать контролера над каждым процессом и сотрудником, а над контролером ставить еще одного сотрудника-контролера? Современный менеджмент уже давно пошел по линии того, что все планы, цели и активности сотрудников можно перевести в отчет с цифрами.
А если у нас есть цифры, то грех не работать с ними на полную. Вот мы снова и вышли на работу с дашбордами.
1) Показатели для переводу ЮК в цифру
Могу рассуждать на эту тему только из своего опыта. Конечно он где-то ограничен. Плюс, чем дальше я работаю в этом направлении, тем больше каких-то новых идей и “улучшений” возникает.
Начиналось все логично. Через пару лет работы мы начали системно держать в руках деньги. Стало понятно, что бизнес начинает называться бизнесом. Естественно, что для роста нужно было поставить какие-то планы.
Но когда ты ставишь планы нужно понять исполняются они или нет. На этом этапе у всех возникает вопрос “Как можно это реализовать?”
И мы подходим к моменту, что нужно фиксировать фактические показатели своей работы.
Самым первым и самым главным показателем становится сумма доходов.
Дальше можно долго обсуждать эволюцию показателей с ростом фирмы. Но у вас не так много времени на прочтение этой статьи, поэтому сразу перейдем к финальной мысли этого раздела статьи.
Далее я укажу первичные показатели работы среднестатистической юридической компании. Да-да, именно “первичка”, почти та же, что мы требуем с наших клиентов при обсуждении хоз или налог спора.
Сразу скажу это не значит, что это максимум, что можно выжать для работы с показателями. Ведь это всего лишь оцифрованная реальность того, что делает/производит ваша фирма. Потом эти показатели сравниваются между собой, изучаются в разрезе временных периодов, вычисляется средние показатели, и так далее.
Итак, как выглядит ЮК глазами цифр:
- фин вход (с привязкой к дате/проекту/исполнителю/практике)
- фин выход (с привязкой к дате/категории расходов)
- количество лидов/новых обращений (с привязкой к дате/практике/исполнителю и детализации происхождения заявки - через сайт/рефералы/повторные обращения)
- состояние обработки новых лидов
- распределение времени юриста
- маркетинговые показатели всей ЮК с привязкой к дате/исполнителю:
- количество проведенных мероприятий
- количество опубликованных статей
- количество комментариев для СМИ
- количество юутуб записей (если есть)
- количество записей подкастов (если есть)
- количество постов/сторис в корп/личн ФБ/Инсте
- количество биди встреч/мероприятий
Это все операционные/ежедневные показатели работы компании. Сюда не включены только более глубокие показатели с отчетов SEO/SMM специалистов. Но они для ежедневных целей и не нужны. Они чаще анализируются ежемесячно или ежеквартально.
Хочу обратить внимание, что с помощью этих показателей можно оцифровать любую компанию на 95 процентов. Остануться только очень специфические показатели. Они чаще связаны с эйчар направлением: кол-во инициатив, кол-во фейлов, к примеру.
Хотя список кажется не таким уж большим, реализовать на практике сбор и обработку этих показателей нелегко.
2) Какие задачи решают цифры?
Цифры позволяют начать уважать себя и свое время. Как ни парадоксально такой подход делает сначала вас более продуктивным, а потом и фирму. Вы тратите в разы меньше времени на админ работу.
1. За счет оцифровки всех процессов возможно следить за всей компанией и каждым сотрудником. Это дает возможность понимать что всё работает и все работают;
2. Вы всегда знаете достигаются ли планы, к примеру, на год или насколько идет проседание;
3. Вам не нужно искать информацию. Даже если вы знаете где этот файл храниться. В любом случае этот файл не один, или в этом эксель файле куча вкладок. Дашборд дает возможность собрать все показатели на одном экране, в одном месте, с расположением так как удобно вашему глазу;
4. Показатели всегда актуальны, их не нужно обновлять.
|
Анализ биллинга юридической фирмы (изображение с сайта https://vnbconsulting.com) |
Кроме этого, в этом есть очень сильный кадровый эффект. Я перестал с кого-то что-то требовать и спрашивать. Просто нахожусь в офисе, занимаюсь своими делами.
В начале перехода на такой подход команда начала даже немного нервничать - почему я молчу. Но потом всем объяснил эту логику:
“Мне не зачем вас контролировать лично. Я все увижу через цифры.“
И это работает в двух моментах. Во-первых, сотрудник понимает, что не обязательно постоянно делать вид что очень занят. Он сдаст отчет за день и все станет понятно. А во-вторых, он не сможет “спрятаться” и работать меньше. Опять же цифры покажут кто эффективен для фирмы, а кто - на выход.
5. Главное - экономия времени
Сделать дашборд - это пол беды.
Нужно, во-первых, сделать так, чтобы время на работу с дашбордом не занимало столько же времени сколько и освоение этой информации в “додашбордовскую” эпоху. Для этого показалось логичным пойти по такому пути. Я не анализирую дашборд постоянно, чаще раз в неделю. Для ежедневного анализа я попросил помощника. Если все ок - меня не трогают. Если есть какие-то отклонения - помощник делает проект решения на это отклонение. И я уже подтверждаю это решение.
Другими словами, я занимаюсь своими другими делами, с абсолютно свободными мыслями, и понимаю, что раз меня не беспокоят - то все под полным контролем.
В ином случае это работа ради работы. Если работать без помощника нужно смотреть в экран, читать, думать, начинать разбираться из-за чего что-то пошло не так.
Для организации такой системы разработали такой трекинг. При выявлении проблемы помощник дальше выясняет причину, делает предложение по исправлению ситуации на будущее. Я получаю уже не “ааа, у нас пожар”, а - “да был пожар, причина в этом, причину нужно вот так решить, предлагаю сделать вот это”. Я в ответ Агакаю. Вопрос закрыт.
Конечно для такого уровня нужно было прописать все варианты отклонений, и соответственно все варианты реакций на такие отклонения.
Небольшое отступление. Также увидел, что факт может не соответствовать плану только по двум причинам. Либо виноват конкретный человек в неисполнении/некачественном исполнении своих обяза-й/задач, или проблемы в правилах/программах. Но это уже тема для отдельной статьи.
Вывод - лучше один раз потратить две недели на такие разработки, чем тушить эти пожары изо дня в день всю жизнь.
Следующий уровень развития, над которым идет работа, - это замена помощника на робота. Мне будут приходить уведомления о проблеме, и алгоритм предлагать решение. Хоть до этого еще далеко, но это абсолютно реально.
LIGA360 - первое решение для автоматизации legal research на украинском рынке. Мгновенный анализ миллионов законодательных актов и судебных дел для формирования наиболее эффективных правовых позиций. Закажи прямо сегодня.
6. Система сбора информации
Эту историю всю нужно запустить.
А это еще сложнее. Заставить всех и себя быть системным - самое сложное в мире.
Тут системность делиться на два больших блока.
Сбор информации
С одной стороны - это сбор информации.
У нас это работает так:
1. Офис-менеджер (секретарь) - ежедневно ведет:
- Реестр кассы
- Реестр лидов
- Реестр публикаций
- Реестр мероприятий
2. Каждый юрист ежедневно сдает свой отчет:
a. Отчет по проектам (потраченное время на проекты)
b. Общий отчет:
- количество за день:
- комментов/публикаций
- участия в юр мероприятиях
- биди встреч/мероприятий
- выставленных КП
- постов в личном профиле
- сторис в личном профиле
- потраченное время за день на:
- пиар задания
- обучение
- биди встреч/мероприятий
- админ вопросы
- личное планирование
- стадию обработка лида (кон-я/КП)
У нас это реализовано через заполнение отчетов в гугл-форме.
|
Скрины с телефона ежедневных отчетов юристов |
Я не за что не агитирую. Но я не вижу смысла в использовании CRM в том виде, в котором они существуют. По сути мы сделали CRM свои руками на базе продуктов Google.
Все согласятся что работать на разных платформах очень тяжело. Когда у тебя CRM, например, Clio. Касса во Вчасно. Есть кто-то пишет доки в Google Doc, кто-то в Word. Хранят доки на облаке, а часть на рабочем компе.
Все это в 21 веке просто ужас.
Я проповедую Google продукты. У нас все хранится на Google диске. Работаем в Google доках и щитах. Не всех в компании победил, признаюсь, но стараюсь бить по рукам, если кто-то сохранил в спешке файл на компе а не в облаке.
Ежедневные отчеты сотрудников приходят как ответы в гугл таблицу. Дальше они обрабатываются формулами.
Да и вытягивать информацию для дашбордов всегда проще с таблиц, чем привязываться к возможностям CRMок в плане их функционала в синхронизации.
Но честно признаюсь, что все меняется. И может в будущем я изменю свое мнение. Это связано с ростом нашей команды и количества проектов. Не исключаю, что если у тебя на борту от 30 юристов, то и ставить таски удобнее через CRM/Task систему, сразу там и билиться.
7. Обработка информации
С другой стороны - вопрос системной обработки этой информации.
Наш опыт совпал с общими подходами в работе с дашбордами по другим видам бизнеса.
Эфективнее работать с 3 дашбордами: оперативным,тактическим и стратегическим.
Дело в следующем. Часть показателей рутинные - они показывают жива ли компания здесь и сейчас. Это операционные показатели. С ними комфортно работать с ними раз в неделю с помощью операционного дашборда.
Второй уровень - тактический - что у нас с выполнением планов на год. Здесь тоже все отлично работает.
Может быть это давно не секрет, но намного удобнее работать не с двумя показателями - факт на год по сравнению с планом на год - а с тремя. Сюда мы добавили - план именно на сегодня. Он рассчитывается элементарно - план на год делится на 365 и умножается на порядковый сегодняшний день.
Соответственно мы получаем примерно такой ответ - а сколько в идеале именно на сегодня мы должны были заработать, к примеру.
|
Пример дашборда по продажам в компании (изображение с сайта https://dashboard-24.com) |
Так как факт он всегда отражает реальность именно на сегодня, то получается хороший наглядный результат.
Очевидно, что ? этого дашборда занимают продажи. Остальные блоки (бюджет и расходы, эффективность, рентабельность и др) не так важны, продажи всегда в приоритете.
И последний вариант дашборда - стратегический. Здесь только то, что должно быть на уровне обсуждения эквити партнеров. Только общий обзор выполнения плана на год.
Партнеры должны расслабиться и понимать, что планы на год выполняются, и мысленно перейти к основной своей функции - прогнозированию продаж в перспективе на длительные периоды (более текущего года, до 5 лет допустим) и принятию стратегических решений.
8. Работа с дашбордами через систему готовых решений
Операционный дашборд - это про качественное тушение пожаров вашей командой, почти самостоятельно.
Тактический и стратегический - это инструменты для удобной работы аналитиков.
Здесь нужно не исправлять ошибки, а думать о развитии.
Из опыта - что бы это не было просто болтовней коллег, или втыканием часами одного человека с кучей крутых мыслей в голове на основании этих данных - нужно принимать всегда решение.
Практика показала, что решения тоже можно все предсказать. Вначале кажется, что существует масса решений. Ведь это же жизнь, мы можем и так поступить, и так. Но в этом прелесть качественного менеджмента. Нет, на самом деле нет миллионов решений, их всего 3-5. В этом и кайф ситуации.
Алгоритм мысли таков. Вы смотрите на стратегический дашборд, к примеру, и у вас перед глазами всего 4 варианта решений. Это очень сильно упрощает качество осмысливания. Вы более глубже проникаете в ситуацию и уже исходите из того какое из этих решений на основании этих показателей будет правильным. В иных случаях это как все заново разбираться в какой-то сложной теме.
К примеру, варианты стратегических решений:
- увеличить количество практик;
- увеличить географию продаж;
- добавить соруководителя практики;
- поглотить конкурента;
- нет необходимости принимать решения.
Остальные вопросы, которые могут возникнуть - некачественная работа руководителя практики и вопрос его замены, качество и уровень выполнения всех маркетинговых и биди политик, и др - это вопрос не стратегического уровня. Эти вопросы закрываются на тактическом и операционном уровне.
За счет этого, эквити партнеры, понимая что все остальные вопросы закрыты, мыслят только стратегическими категориями.
Давайте развивать дашбординг!
Конечно это статья получилась как винегрет - набросал всего и понемногу. Но, думаю, у меня получилось сделать общий обзор ситуации с дашбордами в юрбизе.
Этой статьей хочу разбудить управляющих партнеров к диалогу. Ведь если к юридическому бизнесу относиться именно как к бизнесу, то вопросы качества менеджмента должны быть на первом месте.
И не секрет, что после победы в войне, конкуренция будет еще жестче. А здесь уже будет иметь значение - возможность принимать своевременные управленческие решения.
