Станом на сьогодні на інтернет-просторах України немає жодної статті чи згадки про юридичний дашборд.
Статей загалом про дашборди чи дашборди інших бізнес напрямків - багато. Про юридичний - ні.
Спочатку можна вирішити, що ця тема нецікава, тому й немає інформації.
Але це здається дивним. Адже ми над створенням свого корпоративного дашборду працювали три роки. Потім провели кілька інтерв'ювань керівників національних компаній із топ-50. Виявилося, що про дашборди особливо ніхто не думав. Всі мають примітивний звіт з CRMки по годинах/продажах. І на цьому все.
Я дійшов двох висновків: або топ-50 так багато заробляє, що їм не потрібно сильно вникати в менеджмент як в широкому, так і у вузькому сенсі, або ця тема не до кінця розкрита в юрбізі, і не всі розуміють навіщо потрібно рухатися в цьому напрямі.
|
Приклад дашборду юридичної фірми (зображення з сайту https://www.smokeball.com.au) |
1) Що таке дашборд?
Дашборд - це візуальний звіт із діаграмами та графіками, який візуально показує, що відбувається у вас у компанії.
Далі цитатою йде середньостатистичний текст із будь-якого американського сайту, які пропонують юридичні дашборди:
“Лігал дашборди - юридичні інформаційні панелі - збирають інформацію про вашу практику та діяльність, відображаючи важливі показники у наочній та зрозумілій формі.
Візуалізація даних забезпечує огляд бізнес-процесів у режимі реального часу, допомагає контролювати робочий процес, відстежувати ресурси та фінансову інформацію, а також відстежувати кілька ключових показників ефективності в одному місці.
2) Чи потрібний дашборд юристам?
Доступ до інформації.
У мене вже є класичний короткий список питань для керуючого партнера, щоб викликати у нього інтерес і схилити до обговорення:
“Чи можете ви зараз, без дзвінка помічникові, дати відповіді на такі запитання:
- Чи є актуальна інформація на цю хвилину про виконання плану продажів на рік/кожний місяць із прив'язкою до практики людини?
- Чи відповідає плану конверсія між собою протягом останніх 3 місяців?
- Яку частину становлять збитки від нерентабельних працівників від загального бюджету?
- Чи зберігається позитивна динаміка кількості реферальних клієнтів протягом цього року/за останні 4 роки?”
Забігаючи наперед, можу сказати, що таких питань логічно структурованих можна поставити понад 150 на юрфірму з 15 співробітниками та 10 практиками. Зі збільшенням фірми кількість вимірювальних елементів лише зростає, відповідно зростає і кількість контрольних питань.
Піти від рутини.
Добре, припустимо, заінтригував. І що далі? У нас (керівників) просто немає часу цим займатися. Є мільйони рутинних питань щодо проектів, робота з командою, спілкування з клієнтами, прийняття управлінських рішень з адмін командою, та ще й самому кілька разів на рік потрібно на форумі виступити.
Ви маєте рацію. Абсолютно праві! Я можу парирувати лише одним - я теж керуючий партнер. Мій, як і ваш, таймінг ділитися на три великі блоки - юр. робота, виконання завдань з розвитку та адмін робота. Причому, об'єктивно на адміністративні питання витрачається до 50% часу.
Це проблема для всіх однакова, і кількість цього часу - це біль.
Звісно, великі компанії можуть собі дозволити штат маркетологів, фінансового директора, виконавчого директора, ейчарів.
Але ці співробітники ніколи не бувають самостійними у своїй роботі. Партнери завжди в усе вникають. Ніколи маркетолог, наприклад, не може бачити ситуацію ширше і глибше партнерів.
Зрозуміло, хтось вдало, хтось менш вдало навчився делегувати.
І все ж правда така - адмін питання з'їдають дуже багато часу керуючої команди будь-якої юридичної компанії. І кожен мріє вирватися із цього обсягу навантаження.
З одного боку.
LIGA360 - єдине джерело інформації для всієї компанії. Дашборд ключових медіа та конкурентних показників, бізнес-новини й аналітика та управління ризиками. Замов прямо зараз.
Контроль за цифрою
З іншого - кожен хоче відчувати, контролювати роботу компанії.
Із цього боку також багато питань. Рутина дає таке відчуття. Але воно як осадовий ефект.
Ви пам'ятаєте, що торік затвердили SMM-стратегію - значить там усе Ok. Ви пам'ятаєте, що на початку місяця акцептували витрати на місяць, для цього подивилися на доходи за минулий місяць і залишки на рахунках - значить з фінансами все терпимо. Вчора виставляли з командою білінг за найбільшим клієнтом. Оцінили хто неефективний і знижує рентабельність - прийняли рішення - отже загалом рентабельність проектів у вас під контролем. І так далі.
Що можна запропонувати на противагу цьому хаосу? Лише оцифрування юридичного бізнесу.
Навіщо розмножувати контролера над кожним процесом та співробітником, а над контролером ставити ще одного співробітника-контролера? Сучасний менеджмент вже давно пішов лінією того, що всі плани, цілі та активності співробітників можна перевести у звіт з цифрами.
А якщо ми маємо цифри, то гріх не працювати з ними на повну. Ось ми знову й вийшли на роботу із дашбордами.
3) Показники для переведення ЮК у цифру
Можу міркувати на цю тему лише зі свого досвіду. Звичайно, він десь обмежений. Плюс, чим далі я працюю в цьому напрямі, тим більше якихось нових ідей та покращень виникає.
Починалося все логічно. За кілька років роботи ми почали системно тримати в руках гроші. Стало зрозуміло, що бізнес починає називатися бізнесом. Звісно, що для зростання потрібно було планувати.
Але коли ти плануєш, потрібно зрозуміти, виконуються вони чи ні. На цьому етапі у всіх виникає питання "Як можна це реалізувати?"
І ми підходимо до того моменту, що потрібно фіксувати фактичні показники своєї роботи.
Найпершим і найголовнішим показником стає сума доходів.
Далі можна довго обговорювати еволюцію показників із зростанням фірми. Але у вас не так багато часу на прочитання цієї статті, тож відразу перейдемо до фінальної думки цього розділу статті.
Далі вкажу первинні показники роботи середньостатистичної юридичної компанії. Так-так, саме "первинка", майже та сама, що ми вимагаємо з наших клієнтів при обговоренні госп. або податков. спору.
Відразу скажу, це не означає, що це максимум, що можна вичавити для роботи з показниками. Адже це лише оцифрована реальність того, що робить/виробляє ваша фірма. Потім ці показники порівнюються між собою, вивчаються в розрізі часових періодів, обчислюються середні показники і так далі.
Отже, як виглядає ЮК очима цифр:
фін вхід (з прив'язкою до дати/проекту/виконавця/практики)
фін вихід (з прив'язкою до дати/категорії витрат)
кількість лідів/нових звернень (з прив'язкою до дати/практики/виконавця та деталізації походження заявки - через сайт/реферали/повторні звернення)
стан обробки нових лідів
розподіл часу юриста
маркетингові показники всієї ЮК з прив'язкою до дати/виконавця:
- кількість проведених заходів
- кількість опублікованих статей
- кількість коментарів для ЗМІ
- кількість юутуб записів (якщо є)
- кількість записів подкастів (якщо є)
- кількість постів/сторіс в корп/особ ФБ/Інстаграмі
- кількість біді зустрічей/заходів
Це все операційні/щоденні показники роботи компанії. Сюди не включені лише глибші показники зі звітів SEO/SMM спеціалістів. Але вони для повсякденних цілей і не потрібні. Вони частіше аналізуються щомісяця чи щокварталу.
Хочу звернути увагу, що за допомогою цих показників можна оцифрувати будь-яку компанію на 95 відсотків. Залишитися лише дуже специфічні показники. Вони частіше пов'язані з ейчар напрямком: у ініціатив, у фейлів, наприклад.
Хоча список здається не таким великим, реалізувати на практиці збір та обробку цих показників нелегко.
4) Які завдання вирішують цифри?
Цифри дозволяють почати поважати себе та свій час. Як не парадоксально такий підхід робить спочатку вас продуктивнішим, а потім і фірму. Ви витрачаєте у рази менше часу на адмін роботу.
1. За рахунок оцифрування всіх процесів можна стежити за усією компанією і кожним співробітником. Це дає можливість розуміти, що все працює і всі працюють;
2. Ви завжди знаєте, чи досягаються плани, наприклад, на рік чи наскільки йде просідання;
3. Вам не потрібно шукати інформації. Навіть якщо ви знаєте, де цей файл зберігатися. У будь-якому випадку цей файл не один, або в цьому ексель файлі купа вкладок. Дашборд дає можливість зібрати всі показники на одному екрані, в одному місці, з розташуванням, так як зручно вашому оку;
4. Показники завжди актуальні, їх не потрібно оновлювати.
|
Аналіз білінгу юридичної фірми (зображення з сайту https://vnbconsulting.com) |
Крім цього, у цьому є дуже сильний кадровий ефект. Я перестав з когось щось вимагати та питати. Просто перебуваю в офісі, займаюся своїми справами.
На початку переходу на такий підхід команда почала навіть трохи нервувати - чому я мовчу. Але потім усім пояснив цю логіку:
“Мені нема чого вас контролювати особисто. Я все побачу через цифри.
І це працює у двох моментах. По-перше, співробітник розуміє, що не обов'язково постійно вдавати, що дуже зайнятий. Він здасть звіт за день і все стане зрозуміло. А по-друге, він не зможе “сховатись” і працювати менше. Знову ж таки цифри покажуть хто ефективний для фірми, а хто - на вихід.
5. Головне - економія часу
Зробити дашборд - це півбіди.
Потрібно, по-перше, зробити так, щоб час на роботу з дашбордом не займав стільки ж часу, скільки й освоєння цієї інформації в “додашбордівську” епоху. Для цього здалося логічним піти таким шляхом. Я не аналізую дашборд постійно, найчастіше раз на тиждень. Робити повсякденний аналіз я попросив помічника. Якщо все ок - мене не чіпають. Якщо є якісь відхилення - помічник робить проект рішення на це відхилення. І я вже підтверджую це рішення.
Іншими словами, я займаюся своїми іншими справами, з абсолютно вільними думками, і розумію, що якщо мене не турбують - то все під повним контролем.
В іншому випадку це робота заради роботи. Якщо працювати без помічника потрібно дивитися в екран, читати, думати, починати розбиратися, через що щось пішло не так.
Для організації такої системи розробили такий трекінг. При виявленні проблеми помічник далі з'ясовує причину, робить пропозицію щодо виправлення ситуації на майбутнє. Я отримую вже не "ааа, у нас пожежа", а - "та була пожежа, причина в цьому, причину потрібно ось так вирішити, пропоную зробити ось це". Я у відповідь “Агакаю”. Питання закрите.
Звичайно для такого рівня потрібно було прописати всі варіанти відхилень і відповідно всі варіанти реакцій на такі відхилення.
Невеликий відступ. Також побачив, що факт може не відповідати плану лише з двох причин. Або винна конкретна людина у невиконанні/неякісному виконанні своїх зобов'язань, або проблеми в правилах/програмах. Але це вже тема окремої статті.
Висновок - краще один раз витратити два тижні на такі розробки, ніж гасити ці пожежі день за днем усе життя.
Наступний рівень розвитку, над яким йде робота, - це заміна помічника на робота. Мені будуть надходити повідомлення про проблему, і алгоритм пропонуватиме рішення. Хоч ще далеко, але це абсолютно реально.
LIGA360 - перше рішення для автоматизації legal research на українському ринку. Миттєвий аналіз мільйонів законодавчих актів та судових справ для формування найефективніших правових позицій. Замов прямо сьогодні.
6. Система збирання інформації
Цю історію всю треба запустити.
А це ще складніше. Змусити всіх і бути системним - найскладніше у світі.
Тут системність ділитися на два великі блоки.
Збір інформації
З одного боку - це збір інформації.
У нас це працює так:
1. Офіс-менеджер (секретар) - щоденно веде:
- Реєстр каси
- Реєстр лідів
- Реєстр публікацій
- Реєстр заходів
2. Кожен юрист щодня здає свій звіт:
a) Звіт з проектів (витрачений час на проекти)
b) Загальний звіт:
- кількість за день:
- коментів/публікацій
- участі у юр заходах
- біді зустрічей/заходів
- виставлених КП
- постів в особистому профілі
- сторіс в особистому профілі
- витрачений час за день на:
- піар завдання
- навчання
- біді зустрічей/заходів
- адмін питання
- особисте планування
- стадію обробка ліда (кон-я/КП)
У нас це реалізовано через заповнення звітів у гугл-формі.
|
Скріншоти з телефонів щоденних звітів юристів |
Я звісно що не агітую. Але я не бачу сенсу використання CRM у тому вигляді, в якому вони існують. По суті, ми зробили CRM своїми руками на базі продуктів Google.
Усі погодяться, що працювати на різних платформах дуже важко. Коли ти маєш CRM, наприклад, Clio. Каса во вчасно. Є хтось пише доки у Google Doc, хтось у Word. Зберігають доки на хмарі, а частина на робочому комп'ютері.
Все це у 21 столітті просто жах.
Я проповідую продукти Google. У нас все зберігається на диску Google. Працюємо в Google доках та щитах. Не всіх у компанії переміг, зізнаюся, але намагаюся бити по руках, якщо хтось зберіг у поспіху файл на комп'ютері, а не в хмарі.
Щоденні звіти співробітників надходять як відповіді в гугл таблицю. Далі вони обробляються формулами.
Та й витягувати інформацію для дашбордів завжди простіше з таблиць, ніж прив'язуватися до можливостей CRM в плані їх функціоналу в синхронізації.
Але чесно зізнаюся, що все змінюється. І може у майбутньому я зміню свою думку. Це пов'язано зі зростанням нашої команди та кількості проектів. Не виключаю, що якщо у тебе на борту від 30 юристів, то й ставити таски зручніше через систему CRM/Task, відразу там і битися.
7. Обробка інформації
З іншого боку - питання системної обробки цієї інформації.
Наш досвід збігся із загальними підходами у роботі з дашбордами з інших видів бізнесу.
Ефективніше працювати з 3 дашбордами: оперативним, тактичним та стратегічним.
Справа в наступному. Частина показників рутинні - вони показують чи жива компанія тут і зараз. Це операційні показники. З ними комфортно працювати з ними раз на тиждень за допомогою операційного дашборду.
Другий рівень - тактичний - що у нас із виконанням планів на рік. Тут теж все чудово працює.
Можливо, це давно не секрет, але набагато зручніше працювати не з двома показниками - факт на рік порівняно з планом на рік - а з трьома. Сюди ми додали - план саме на сьогодні. Він розраховується просто - план на рік ділиться на 365 і множиться на сьогоднішній день.
Відповідно ми отримуємо приблизно таку відповідь - а скільки в ідеалі саме на сьогодні ми мали заробити, наприклад.
|
Приклад дашборду з продажу в компанії(зображення із сайту https://dashboard-24.com) |
Оскільки факт він завжди відбиває реальність саме сьогодні, то виходить хороший наочний результат.
Очевидно, що ? цього дашборду займають продажі. Інші блоки (бюджет і витрати, ефективність, рентабельність) не настільки важливі, продажі завжди у пріоритеті.
І останній варіант дашборду - стратегічний. Тут лише те, що має бути на рівні обговорення еквіті партнерів. Лише загальний огляд виконання плану на рік.
Партнери повинні розслабитися і розуміти, що плани на рік виконуються, і подумки перейти до основної своєї функції - прогнозування продажів у перспективі на тривалі періоди (більше поточного року, до 5 років припустимо) та прийняття стратегічних рішень.
8. Робота з дашбордами через систему готових рішень
Операційний дашборд - це про якісне гасіння пожеж вашою командою, майже самостійно.
Тактичний та стратегічний - це інструменти для зручної роботи аналітиків.
Тут треба не виправляти помилок, а думати про розвиток.
З досвіду - що б це не було просто балаканиною колег, або роздуми в продовж годин однієї людини з купою крутих думок у голові, на підставі цих даних - потрібно приймати завжди рішення.
Практика показала, що усі рішення також можна передбачити. Спочатку здається, що є безліч рішень. Адже це життя, ми можемо і так вчинити, і так. Але в цьому привабливість якісного менеджменту. Ні, насправді немає мільйонів рішень, їх лише 3-5. У цьому й кайф ситуації.
Алгоритм думки такий. Ви дивитеся на стратегічний дашборд, наприклад, і у вас перед очима всього 4 варіанти рішень. Це дуже спрощує якість осмислення. Ви глибше проникаєте в ситуацію і вже виходите з того, яке з цих рішень на підставі цих показників буде правильним. В інших випадках це як заново розбиратися в якійсь складній темі.
Наприклад, варіанти стратегічних рішень:
- збільшити кількість практик;
- збільшити географію продажів;
- додати керівника практики;
- поглинути конкурента;
- немає необхідності приймати рішення.
Інші питання, які можуть виникнути - неякісна робота керівника практики та питання його заміни, якість та рівень виконання всіх маркетингових та біді політик, та ін - це питання не стратегічного рівня. Ці питання закриваються на тактичному та операційному рівні.
За рахунок цього, еквіті партнери, розуміючи, що всі інші питання закриті, мислять лише стратегічними категоріями.
Давайте розвивати дашбординг!
Звичайно ця стаття вийшла як вінегрет - накидав всього й потроху. Але, гадаю, мені вдалося зробити загальний огляд ситуації з дашбордами в юрбізі.
Цією статтею хочу розбудити партнерів, що управляють, до діалогу. Адже якщо до юридичного бізнесу ставитися саме як до бізнесу, то питання якості управління мають бути на першому місці.
І не секрет, що після перемоги у війні, конкуренція буде ще жорсткішою. А тут уже матиме значення - можливість приймати своєчасні управлінські рішення.
