Минюст определил порядок подготовки документальных публикаций.
Соответствующий приказ № 2805/5 был принят 28 августа 2018 года.
Утвержденным Порядком установлены общие требования к организации подготовки документальных публикаций центральными государственными архивами, Государственным архивом в АР Крым, областей, городов Киева и Севастополя, отраслевыми государственными архивами с использованием информации документов Национального архивного фонда (далее - НАФ).
Координатором работы архивов по подготовке межотраслевых и межархивных публикаций, в том числе серийных, а также публикаций, которые готовятся в соответствии с договорами с научными учреждениями, вузами или отдельными научными работниками, международных договоров Украины и международных договоров межведомственного характера с архивными службами и другими заинтересованными учреждениями и организациями иностранных государств, определен Укргосархив.
Тип и вид документальной публикации архив определяет самостоятельно и предусматривает ее подготовку в плане научно-публикационной работы архива на год.
Для подготовки документальной публикации приказом руководителя архива создается редколлегия в составе самых квалифицированных работников архива, архивных учреждений высшего уровня, ученых, специалистов-программистов (при необходимости), осуществляющих программно-методическое обеспечение подготовки конкретной публикации, и/или назначается научный редактор, ответственный исполнитель.
Ответственный исполнитель организовывает работу по разработке документов, необходимых для подготовки документальной публикации, а именно:
- плана-проспекта, раскрывающего целевое назначение, предполагаемый объем, структуру, основные разделы, состав справочного аппарата, виды приложений;
- плана-графика, где фиксируются сроки выполнения отдельных видов работ и их исполнители;
- рабочей инструкции, определяющей методику отбора, анализа и обобщения информации в описательных статьях, принципы их систематизации, подготовки текста и справочного аппарата к документальной публикации.
Подготовленный распорядителями проект документальной публикации редактирует ответственный исполнитель, после чего научный редактор осуществляет общее редактирование, предусматривающее устранение разностилевого изложения текстовой части, допущенных ошибок в группировании документов, в последовательности размещения описательных элементов и т. п.
В случае рекомендования документальной публикации к печати готовят ее оригинал-макет.
При отсутствии полиграфической базы архив заключает с издательством договор, в котором указываются тираж документальной публикации, уровень полиграфического оформления, количество экземпляров, которые будут передаваться в архив, финансовые условия, соблюдение авторского и смежного прав, другие особые условия.
Приказ вступил в силу сегодня, 14 сентября.
