Мін'юст визначив порядок підготовки документальних публікацій.
Відповідний наказ № 2805/5 було прийнято 28 серпня 2018 року.
Затвердженим Порядком установлено загальні вимоги до організації підготовки документальних публікацій центральними державними архівами, Державним архівом в АР Крим, областей, міст Києва і Севастополя, галузевими державними архівами з використанням інформації документів Національного архівного фонду (далі - НАФ).
Координатором роботи архівів з підготовки міжгалузевих і міжархівних публікацій, у тому числі серійних, а також публікацій, що готуються відповідно до договорів з науковими установами, вишами або окремими науковими працівниками, міжнародних договорів України і міжнародних договорів міжвідомчого характеру з архівними службами та іншими заінтересованими установами й організаціями іноземних держав, визначено Укрдержархів.
Тип і вид документальної публікації архів визначає самостійно та передбачає її підготовку у плані науково-публікаційної роботи архіву на рік.
Для підготовки документальної публікації наказом керівника архіву створюється редколегія у складі найкваліфікованіших працівників архіву, архівних установ вищого рівня, науковців, фахівців-програмістів (за потреби), які здійснюють програмно-методичне забезпечення підготовки конкретної публікації, та/або призначається науковий редактор, відповідальний виконавець.
Відповідальний виконавець організовує роботу з розроблення документів, необхідних для підготовки документальної публікації, а саме:
- плану-проспекту, який розкриває цільове призначення, передбачуваний обсяг, структуру, основні розділи, склад довідкового апарату, види додатків;
- плану-графіка, де фіксуються строки виконання окремих видів робіт та їх виконавці;
- робочої інструкції, яка визначає методику відбирання, аналізу та узагальнення інформації в описових статтях, принципи їх систематизації, підготовки тексту та довідкового апарату до документальної публікації.
Підготовлений упорядниками проект документальної публікації редагує відповідальний виконавець, після чого науковий редактор здійснює загальне редагування, яке передбачає усунення різностильового викладення текстової частини, допущених помилок у групуванні документів, у послідовності розміщення описових елементів тощо.
У разі рекомендування документальної публікації до друку готують її оригінал-макет.
За відсутності поліграфічної бази архів укладає з видавництвом договір, в якому зазначаються наклад документальної публікації, рівень поліграфічного оформлення, кількість примірників, що передаватимуться до архіву, фінансові умови, дотримання авторського та суміжного прав, інші особливі умови.
Наказ набрав чинності сьогодні, 14 вересня.
