З метою створення умов для забезпечення захисту персональних даних, що обробляються у базі персональних даних "Електронний журнал обліку запитів на публічну інформацію", МВС наказом від 21.08.2013 р. № 805 затвердило відповідний Порядок їх обробки.
Згідно з документом, до персональним даним що просять належать будь-які відомості або сукупність відомостей про просячу особу, по яких воно ідентифікується або може бути конкретно ідентифіковане. При цьому персональні дані просячих осіб є інформацією з обмеженим доступом.
БПД "Електронний журнал обліку запитів на публічну інформацію" реєструється в Держреєстрі баз персональних даних. МВС повідомляє держслужбу з питань захисту персональних даних про кожну зміну відповідних відомостей не пізніше чим впродовж 10 робочих днів з дня настання такої зміни шляхом уявлення заяви про внесення змін за формою, затвердженій наказом Мінюстиції від 08.07.2011 р. № 1824/5.
Обробка персональних даних просячих осіб потрібна для ведення обліку запитів на публічну інформацію; підготовки встановленої законодавством звітності.
Відповідно до певної мети обробки нормативно-правових актів, потреб управлінської діяльності МВС в журналі обробляються персональні дані, необхідність обробки яких передбачена законами України :
- прізвище, ім'я, по батькові;
- зведення про місце проживання
- адреса електронної пошти.
При цьому вказано, що не обробляються відомості про расове або етнічне походження просячих осіб, їх політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях, відомості, що стосуються статевого життя.
Крім того, документом визначені права і обов'язки просячої особи як суб'єкта персональних даних, умови розкриття інформації про персональні дані третім особам, а також їх захист та ін. Наказ набуває чинності з дня його офіційної публікації.
