Наказом від 28.03.2013 р. № 569/5 Мінюст затвердив Порядок проведення Укргосреестром перевірок діяльності реєстраційних служб територіальних органів міністерства.
Встановлено, що планова цільова перевірка діяльності реєстраційної служби проводиться один раз в два роки на підставі плану, який затверджується Главою Укргосреестра за узгодженням з Міністром юстиції.
Контрольна перевірка за результатами діяльності реєстраційної служби проводиться у разі потреби.
Позапланові цільові перевірки проводяться за дорученням Глави Укргосреестра без попереднього повідомлення реєстраційних служб за наявності одного з таких обставин:
- встановлення фактів, що є основою для проведення службового розслідування відносно керівників відповідної реєстраційної служби;
- виявлення недостовірності інформації в поданих реєстраційними службами документах, у тому числі звітах про виконання планів роботи;
- обгрунтоване звернення физ- і юрособ про порушення реєстраційними службами вимог нормативних приписів актів законодавства;
- непредставлення у встановлений термін реєстраційними службами звітності;
- систематичне порушення виконавської дисципліни;
- відсутність інформації про усунення порушень, встановлених за результатами планової перевірки.
В процесі проверкі члени робочої групи мають право:
- вимагати припинення дій, що перешкоджають проведенню перевірки;
- знайомитися з необхідними документами, у разі потреби копіювати їх і додавати копії до матеріалів перевірки;
- отримувати необхідні довідки, статистичні дані, іншу інформацію від посадовців підрозділу, який перевіряється;
- діставати доступ до баз даних і реєстрів, у тому числі електронних, таких, що містять інформацію, необхідну для здійснення контролю за виконанням покладених на реєстраційні служби завдань і планів їх роботи;
- вимагати і отримувати від посадовців реєстраційної служби, в якій проводиться перевірка, усні і письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, і висувати керівникові, іншими посадовцям вимоги про невідкладне усунення виявлених порушень;
- перевіряти повноту усунення недоліків і порушень, виявлених в ході попередніх перевірок.
За результатами перевірки складається довідка у трьох екземплярах, яка повинна розкривати визначені планом перевірки питання, містити аналіз діяльності реєстраційної служби, яка перевірялася, повний перелік встановлених фактів порушень чинного законодавства, виводи і пропозиції по поліпшенню діяльності реєстраційної служби.
