Наказом від 14.03.2013 р. № 430/5 Мінюст затвердив Перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, які повинні поступати до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, що не відносяться до джерел формування Національного архівного фонду.
У перелік включені види документів, які можуть бути використані для підтвердження законних прав і інтересів громадян.
Встановлено, що перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма установами, підприємствами, організаціями, які не відносяться до джерел формування Національного архівного фонду (далі - організації) при визначенні термінів зберігання документів в час проведенні експертизи їх цінності у зв'язку з ліквідацією організації.
Акт прийнятий з метою забезпечення збереження документів для їх подальшого використання при виконанні запитів соціально-правового характеру і використовується при відборі документів і підготовці описів справ, що підлягають передачі до архівних установ у зв'язку з ліквідацією організації.
У перелік, для полегшення проведення повторної експертизи цінності документів ліквідованих організацій, включені види документів, використовувані архівними установами при виконанні запитів соціально-правового характеру відповідно до вимог чинного законодавства і яким визначений термін зберігання 75 років.
Встановлено, що числення термінів зберігання документів проводиться з 01 січня року, що йде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, числення терміну зберігання справ, завершених діловодством в 2012 році, починається з 01 січня 2013 року.
Зокрема, перелік містить такі види документівякі повинні зберігається 75 років:
- накази, розпорядження організацій з кадрових питань (особовому складу), серед іншого, що стосуються прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на інший роботові, сумісниці, звільнення;
- реєстри (списки) акціонерів, афільованих осіб, власників цінних паперів; пайовиків, осіб, що мають право на отримання дивідендів, осіб, що мають право участі в загальних зборах акціонерів;
- розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, аспірантів, студентів.
Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атестати, посвідчення, свідчення, трудові книжки) - зберігаються до запитання, якщо не затребувані - не менше 50 років.
