Приказом от 14.03.2013 г. № 430/5 Минюст утвердил Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда.
В перечень включены виды документов, которые могут быть использованы для подтверждения законных прав и интересов граждан.
Установлено, что перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми учреждениями, предприятиями, организациями, которые не относятся к источникам формирования Национального архивного фонда (далее - организации) при определении сроков хранения документов во время проведении экспертизы их ценности в связи с ликвидацией организации.
Акт принят с целью обеспечения сохранности документов для их дальнейшего использования при выполнении запросов социально-правового характера и используется при отборе документов и подготовке описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией организации.
В перечень, для облегчения проведения повторной экспертизы ценности документов ликвидированных организаций, включены виды документов, используемые архивными учреждениями при выполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства и которым определен срок хранения 75 лет.
Установлено, что исчисление сроков хранения документов проводится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2012 году, начинается с 01 января 2013 года.
В частности, перечень содержит такие виды документов, которые должны хранится 75 лет:
- приказы, распоряжения организаций по кадровым вопросам (личному составу), среди прочего, касающиеся принятия на работу, перемещения по должности, перевода на другую работу, совместительства, увольнения;
- реестры (списки) акционеров, аффилированных лиц, владельцев ценных бумаг; пайщиков, лиц, имеющих право на получение дивидендов, лиц, имеющих право участия в общем собрании акционеров;
- расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников, аспирантов, студентов.
Оригиналы личных документов официального происхождения (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки) - хранятся до востребования, если не востребованы - не менее 50 лет.
