Мінюст, наказом від 25.10.2012 р. № 1571/5затвердив Типову інструкцію по діловодству в центральних державних архівних установах, Державному архіві в АРК, держархівах областей, міст Києва і Севастополя.
Інструкція встановлює загальні стани про функціонування служб діловодства в архівах, вимоги до документування управлінської інформації і організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації і відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Організація діловодства у установах покладається на секретаря. Якщо в організації за штатним розкладом не передбачена посада секретаря, то ведення діловодства покладається на спеціально призначена особа (служба діловодства).
Основним завданням служби діловодства являється встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи.
Зокрема, служба діловодства зобов'язана:
- розробляти інструкцію установи по діловодству і номенклатуру справ установи;
- забезпечувати впровадження і контроль дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкцій установ, регламентів і національних стандартів;
- вживати заходи до зменшення об'єму службового листування в установі;
- здійснювати контроль за своєчасним розглядом і проходженням документів в установі;
- засвідчувати гербовою печаттю документи, підписані керівництвом установи.
Крім того, Інструкція містить вимоги, що стосуються оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкарських засобів.
