Минюст, приказом от 25.10.2012 г. № 1571/5, утвердил Типовую инструкцию по делопроизводству в центральных государственных архивных учреждениях, Государственном архиве в АРК, госархивах областей, городов Киева и Севастополя.
Инструкция устанавливает общие положения о функционировании служб делопроизводства в архивах, требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, содержащейся в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.
Организация делопроизводства в учреждениях возлагается на секретаря. Если в организации по штатному расписанию не предусмотрена должность секретаря, то ведение делопроизводства возлагается на специально назначенное лицо (служба делопроизводства).
Основной задачей службы делопроизводства является установление в учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения.
В частности, служба делопроизводства обязана:
- разрабатывать инструкцию учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел учреждения;
- обеспечивать внедрение и контроль соблюдения структурными подразделениями учреждения требований инструкций учреждений, регламентов и национальных стандартов;
- принимать меры к уменьшению объема служебной переписки в учреждении;
- осуществлять контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в учреждении;
- удостоверять гербовой печатью документы, подписанные руководством учреждения.
Кроме того, Инструкция содержит требования, касающиеся оформления документов, изготавливаемых с помощью печатных средств.
