Міністерство юстиції видало лист від 23 червня 2011 року про особливості проставляння апостиля на документах, виданих нотаріусами і судами України.
Апостиль, проставлений (відповідно до Гаагською Конвенцією 1961 року) на документах, виданих на території України, дозволяє використовувати ці документи на території країн-учасниць Конвенції без легалізаціїтобто будь-якого подальшого оформлення або посвідчення. Він є штампом і свідчить достовірність підпису особи під документом і автентичність відбитку друку або штампу, якими скріплений документ.
До Конвенції приєднано більше 90 країн. Серед них - Австрія, Сполучене королівство Великобританії і Північної Ірландії, Данія, Італія, Іспанія, Греція, Німеччина, Португалія, Південна Корея, США, Франція, Швейцарія, Швеція.
Апостиль проставляється компетентними на те органами кожного держави-учасника Конвенції. У Україні його проставляють: Міністерство освіти і науки (на документах, виданих учбовими установами і держорганами, підприємствами, установами, що стосуються сфери науки), Мінюстом (на документах, що видаються органами юстиції, судами, і що оформляються нотаріусами) і Міністерством закордонних справ (на усіх інших документах).
Апостиль проставляється на документах, виданих органами судової влади, прокуратурою, органами юстиції; на адміністративних документах; на документах про освіту і вчені ступені; на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами; на офіційних свідченнях, виконаних на документах, підписаних особами в їх приватній якості, таких як офіційні свідчення про реєстрацію документу або факту, що існував на певну дату і на офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Не проставляється апостиль на документах, виданих зарубіжними дипломатичними установами України і на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних і митних операцій.
Що стосується заяв про згоду батьків (опікунів) на виїзд неповнолітніх, таких, що не досягли 16 років, за кордон, які викладаються на спеціальному бланку нотаріальних документів, то апостиль тут повинен проставлятися спочатку на самій заяві, підпис на якому нотаріально засвідчений, а потім і на перекладі, також засвідченому нотаріусом. Тобто має місце так званий подвійний апостиль.
Проте другий апостиль не потрібно, якщо переклад робиться при посольстві тієї держави, в якій використовуватиметься документ, або безпосередньо в тій державі (тобто має місце акредитований переклад).
Те ж саме торкається проставляння апостиля на дорученнях, аффидевитах, оформлених нотаріусами, копіях рішень, постанов, визначень, виданих судами України.
Копії різного роду судових рішень, що представляються до апостиля, мають бути підписані і скріплені гербовою печаттю. Викладені на декількох листах, мають бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду і друком суду.Фотокопії документів, на яких вже є підпис судді, можуть підписуватися працівником апарату суду і повинні завірятися "мокрою" печаткою.
Оригінали документів, виданих установами колишнього СРСР (до 1991 року) не можуть прийматися в Україні до проставляння апостиля, але він може бути проставлений на їх копіях (фотокопіях)засвідчених в установленому порядку.
Копії свідчень про реєстрацію актів цивільного стану, витягань з Державного реєстру актів цивільного стану, виданих відділами РАГС України після 1991 року, завірених нотаріусами України, можуть прийматися для проставляння апостиля тільки тоді, коли і на оригіналі цих документів є апостиль.
Апостиль проставляється Мінюстом, як випливає з листа, на вимогу особи, що підписала документ, або будь-якого пред'явника документу. У проставлянні може бути відмовне, серед іншого, і з причин неможливості прочитання тексту зважаючи на ушкодження, написання (чи підписання) документу олівцем, наявності необумовлених виправлень в документі.
Також, як відмічає Мінюст, проставляння апостиля зовсім не вимагаєтьсяякщо існує міжнародна угода про те, що документи України мають силу документу на території іншої країни без якого-небудь завірення. Такі договори про правову допомогу діють на сьогодні між Україною і Республікою Білорусь, Азербайджанською Республікою, Республікою Узбекистан, Російською Федерацією, Республікою Казахстан, Республікою Таджикистан, Республікою Вірменія, Киргизькою Республікою, Республікою Молдова, Грузією, Туркменістаном, Литвою, Естонією, Латвією, Чехією, Венгией, Польщею, Монголією, В'єтнамом, Македонією, Іраном, Болгарією, Кубою і КНР.
