Министерство юстиции издало письмо от 23 июня 2011 года об особенностях проставления апостиля на документах, выданных нотариусами и судами Украины.
Апостиль, проставленный (в соответствии с Гаагской Конвенцией 1961 года) на документах, выданных на территории Украины, позволяет использовать эти документы на территории стран-участниц Конвенции без легализации, то есть любого дальнейшего оформления или удостоверения. Он представляет собой штамп и свидетельствует подлинность подписи лица под документом и аутентичность оттиска печати или штампа, которыми скреплен документ.
К Конвенции присоединены более 90 стран. Среди них - Австрия, Соединенное королевство Великобритании и Северной Ирландии, Дания, Италия, Испания, Греция, Германия, Португалия, Южная Корея, США, Франция, Швейцария, Швеция.
Апостиль проставляется компетентными на то органами каждого государства-участника Конвенции. В Украине его проставляют: Министерство образования и науки (на документах, выданных учебными учреждениями и госорганами, предприятиями, учреждениями, касающимися сферы науки), Минюстом (на документах, выдаваемых органами юстиции, судами, и оформляемых нотариусами) и Министерством иностранных дел (на всех иных документах).
Апостиль проставляется на документах, выданных органами судебной власти, прокуратурой, органами юстиции; на административных документах; на документах об образовании и ученых степенях; на документах, оформленных государственными и частными нотариусами; на официальных свидетельствах, выполненных на документах, подписанных лицами в их приватном качестве, таких как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, существовавшего на определенную дату и на официальных и нотариальных засвидетельствованиях подписей.
Не проставляется апостиль на документах, выданных зарубежными дипломатическими учреждениями Украины и на административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим и таможенным операциям.
Что касается заявлений о согласии родителей (попечителей) на выезд несовершеннолетних, не достигших 16 лет, за границу, которые излагаются на специальном бланке нотариальных документов, то апостиль здесь должен проставляться сначала на самом заявлении, подпись на котором нотариально засвидетельствована, а затем и на переводе, также засвидетельствованном нотариусом. То есть имеет место так называемый двойной апостиль.
Однако второго апостиля не требуется, если перевод делается при посольстве того государства, в котором будет использоваться документ, или непосредственно в том государстве (т.е. имеет место аккредитованный перевод).
То же самое касается проставления апостиля на доверенностях, аффидевитах, оформленных нотариусами, копиях решений, постановлений, определений, выданных судами Украины.
Копии разного рода судебных решений, представляемые к апостилю, должны быть подписаны и скреплены гербовой печатью. Изложенные на нескольких листах, должны быть прошнурованы и скреплены подписью работника аппарата суда и печатью суда.Фотокопии документов, на которых уже есть подпись судьи, могут подписываться работником аппарата суда и должны заверяться "мокрой" печатью.
Оригиналы документов, выданных учреждениями бывшего СССР (до 1991 года) не могут приниматься в Украине к проставлению апостиля, но он может быть проставлен на их копиях (фотокопиях), засвидетельствованных в установленном порядке.
Копии свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, извлечений из Государственного реестра актов гражданского состояния, выданных отделами РАГС Украины после 1991 года, заверенных нотариусами Украины, могут приниматься для проставления апостиля только тогда, когда и на оригинале этих документов имеется апостиль.
Апостиль проставляется Минюстом, как следует из письма, по требованию лица, подписавшего документ, или любого предъявителя документа. В проставлении может быть отказно, среди прочего, и по причинам невозможности прочтения текста ввиду повреждения, написания (или подписания) документа карандашом, наличия неоговоренных исправлений в документе.
Также, как отмечает Минюст, проставления апостиля вовсе не требуется, если существует международное соглашение о том, что документы Украины имеют силу документа на территории другой страны без какого-либо заверения. Такие договоры о правовой помощи действуют на настоящий момент между Украиной и Республикой Белорусь, Азербайджанской Республикой, Республикой Узбекистан, Российской Федерацией, Республикой Казахстан, Республикой Таджикистан, Республикой Армения, Киргизской Республикой, Республикой Молдова, Грузией, Туркменистаном, Литвой, Эстонией, Латвией, Чехией, Венгией, Польшей, Монголией, Вьетнамом, Македонией, Ираном, Болгарией, Кубой и КНР.
