Мінюст наказом від 3 квітня 2015 року № 494/5 затвердив Порядок формування і розміщення держзамовлення на підготовку фахівців і наукових кадрів для потреб Державної архівної служби.
Згідно з документом критерієм формування держзамовлення являється задоволення потреб Укргосархива у фахівцях і наукових кадрах.
Середньостроковий прогноз складається Укргосархивом на підставі даних, наданих Українським науково-дослідним інститутом архівної справи і документоведения, при якому діє аспірантура, Держдепартаментом страхового фонду документації, установами, що відносяться до сфери управління Укргосархива.
Для складання середньострокового прогнозу і уточнення його показників щорічно до 1 вересня Укргосархив подає в Мінюст прогнозні показники відносно потреби у фахівцях і наукових кадрах.
Також Укргосархив щорічно до 25 листопада подає в Мінюст пропозиції відносно проекту держзамовлення на рік, що йде за плановим роком, з урахуванням критеріїв формування держзамовлення, середньострокового прогнозу, а також відповідні обгрунтування.
Орієнтовна середня вартість підготовки одного аспіранта визначається в порядку, встановленому законодавством.
Об'єми держзамовлення на підготовку наукових кадрів, визначені законодавством, доводяться до Українського науково-дослідного інституту архівної справи і документоведения. Цей інститут розміщує згідно з укладеним державним контрактом об'єм держзамовлення в Єдиній електронній базі з питань освіти.
Укргосархив подає щорічно до 20 січня Мінюсту звіт про виконання держзамовлення.
