Мінюст наказом від 2 березня 2015 року № 295/5 ствердив Порядок виконання архівними установами запитів юридичних і фізичних осіб і оформлення архівних довідок (копій, витягань).
У документі передбачено, що надання документної інформації по запитах юридичних і фізичних осіб здійснюється шляхом складання і відправки інформаційних документів.
Усі види інформаційних документів надаються з обмовкоющо вони не можуть бути розмножені, в інший спосіб тиражируемы або включені в інформаційні мережі, бази даних без дозволу архіву, який надав такі документи, або без дозволу Державної архівної служби. Інформаційні документи спрямовуються фізичним або юридичним особам разом з супровідним листом.
Відзначається, що виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи), прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи), теми (питання), хронологічних рамок прошеної інформації.
Запити розглядаються керівництвом архіву, спрямовуються на виконання у відповідний структурний підрозділ або безпосередньо виконавцеві і виконуються на підставі оригіналів документів і друкарських видань, що зберігаються в архіві.
Що ж до архівних довідок, копій і витягань, то вони згідно з Порядком завіряються підписом керівника архіву і гербовою печаттю архіву.
Текст архівних довідок повинен відповідати суті запиту. Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним в запиті, не може бути перешкодою для внесення їх в текст архівної довідки, якщо інша документна інформація не залишає сумнівів в тотожності особи або фактів.
У тексті архівних довідок не дозволяється робити виправлення, не допускаються коментарі, власні виводи виконавця. Роз'яснення відносно виявлених в документах відомостей викладаються в довідці після вказівки пошукових даних або в супровідному листі. Архівна довідка оформляється на державній мові, повинна мати реєстраційний номер і дату оформлення.
Архівні копії і витягання оформляються в такому ж порядку, як і довідки.
Працівники архіву відповідають за достовірність інформації, викладеної в інформаційних документах, а також за своєчасність надання відповідей на запити.
Слід зазначити, що діловодство по виконанню запитів ведеться окремо від загального діловодства архіву.
