Якщо у платника податків виникають зміни облікових даних (змінюються посадовці, податкова адреса, у тому числі в межах одного адміністративного району), то в строк до подачі наступної електронної звітності треба отримати нові посилені сертифікати відкритих ключів посадовців платника, які мають право підпису документів, і переукласти договір про визнання електронних документів. Це роз'яснено в листі Миндоходов від 31 березня 2014 року.
Якщо договір про визнання електронних документів полягає в електронній формі, то ЭЦП платника податків і його посадових облич імпортуються у базу сертифікатів разом з договором. Тому для імпорту у базу сертифікатів нового ЭЦП вказаний договір необхідно переукласти.
Відповідно до ст. 6 Закону "Про електронний цифровий підпис" сертифікат ключа містить обов'язкові дані:
- найменування і реквізити центру сертифікації ключів;
- вказівка, що сертифікат виданий в Україні;
- унікальний реєстраційний номер сертифікату ключа;
- основні дані (реквізити) підписанта - власника особистого ключа;
- дату і час початку і закінчення терміну дії сертифікату;
- відкритий ключ;
- найменування криптографічного алгоритму, використовуваного власником особистого ключа;
- інформацію про обмеження використання підпису.
Згідно п. 5.1 розділу III Інструкції по підготовці і представленню податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку платник податків отримує у будь-якому включеному в систему представлення податкових документів в електронному вигляді акредитованому центрі сертифікації ключів посилені сертифікати відкритих ключів посадовців підприємства, що мають право підпису (керівника, бухгалтера), і друк підприємства. Особисті ключі знаходяться на ключових (електронних) носіях, які зберігаються в таємниці. Згідно Інструкції платник податків може направити в орган прибутків і зборів засобами телекомунікаційного зв'язку податкові документи в електронному вигляді, після того, як з органом прибутків і зборів ув'язнений договір про визнання електронних документіва також органу прибутків і зборів надано посилені сертифікати відкритих ключів, сформовані акредитованим центром сертифікації ключів.
Текст Зразкового договору про визнання електронних документів затверджений Інструкцією. Він полягає двома сторонами (органом прибутків і зборів і платником податків) у письмовій формі. Договір діє до закінчення терміну дії посилених сертифікатів відкритих ключів. Якщо платник податків подає в орган прибутків і зборів нові посилені сертифікати ЭЦП, цей договір вважається пролонгованим до закінчення терміну дії нових посилених сертифікатів ключів.
