Если у налогоплательщика возникают изменения учетных данных (изменяются должностные лица, налоговый адрес, в том числе в пределах одного административного района), то в срок до подачи следующей электронной отчетности нужно получить новые усиленные сертификаты открытых ключей на должностных лиц плательщика, которые имеют право подписи документов, и перезаключить договор о признании электронных документов. Это разъяснено в письме Миндоходов от 31 марта 2014 года.
Если договор о признании электронных документов заключается в электронной форме, то ЭЦП налогоплательщика и его должностных лиц импортируются в базу сертификатов вместе с договором. Поэтому для импорта в базу сертификатов нового ЭЦП указанный договор необходимо перезаключить.
В соответствии со ст. 6 Закона «Об электронной цифровой подписи» сертификат ключа содержит обязательные данные:
- наименование и реквизиты центра сертификации ключей;
- указание, что сертификат выдан в Украине;
- уникальный регистрационный номер сертификата ключа;
- основные данные (реквизиты) подписанта - собственника личного ключа;
- дату и время начала и окончания срока действия сертификата;
- открытый ключ;
- наименование криптографического алгоритма, используемого собственником личного ключа;
- информацию об ограничении использования подписи.
Согласно п. 5.1 раздела III Инструкции по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи налогоплательщик получает в любом включенном в систему представления налоговых документов в электронном виде аккредитованном центре сертификации ключей усиленные сертификаты открытых ключей должностных лиц предприятия, имеющих право подписи (руководителя, бухгалтера), и печати предприятия. Личные ключи находятся на ключевых (электронных) носителях, которые хранятся в тайне. Согласно Инструкции налогоплательщик может направить в орган доходов и сборов средствами телекоммуникационной связи налоговые документы в электронном виде, после того как с органом доходов и сборов заключен договор о признании электронных документов, а также органу доходов и сборов предоставлено усиленные сертификаты открытых ключей, сформированы аккредитованным центром сертификации ключей.
Текст Примерного договора о признании электронных документов утвержден Инструкцией. Он заключается двумя сторонами (органом доходов и сборов и налогоплательщиком) в письменной форме. Договор действует до окончания срока действия усиленных сертификатов открытых ключей. Если налогоплательщик подает в орган доходов и сборов новые усиленные сертификаты ЭЦП, этот договор считается пролонгированным до окончания срока действия новых усиленных сертификатов ключей.
