Відповідно до абз. "а" пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Податкового кодексу до складу інших витрат включаються адміністративні витрати, спрямовані на обслуговування і управління підприємством, а саме загальні корпоративні витрати, у тому числі організаційні витрати, витрати на проведення річних і інших зборів органів управління, представницькі витрати. Про це нагадало Миндоходов в листі № 14054/6/99-99-19-03-02-15.
Однією з умов для обліку витрат при визначенні об'єкту оподаткування на прибуток є підтвердження таких витрат первинними документами, які фіксують їх здійснення таким платником податків і обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку і інших документів, встановлених розділом II НК.
Миндоходов відмітило, що НК не надає права платникові податків на прибуток самостійно визначати перелік витрат, що враховуються при визначенні об'єкту оподаткування, зокрема в Положенні про представницькі витрати. Тому витрати на проведення представницьких заходів для прийому вітчизняних і іноземних делегацій можуть включатися до складу витрат, що враховуються при визначенні об'єкту оподаткування, за наявності, зокрема:
- наказу про проведення офіційного прийому, запрошення представників (делегацій) і їх відповідей;
- кошториси витрат;
- актів виконаних робіт;
- звітів про проведений захід;
- накладних на відпуск продукції, товарів із складу і так далі;
- інших належним чином оформлених первинних документів, що підтверджують зв'язок таких витрат з господарською діяльністю платника, у тому числі витрати на транспортне забезпечення, забезпечення перекладачем, якщо такий не знаходиться в штаті, інші.
У разі відрядження осіб, що є членами керівних органів платника податків, витрати на їх відрядження, передбачені пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НК, враховуються при визначенні об'єкту оподаткування на прибуток платника податків. Вказані витрати можуть бути включені до складу витрат платника податків тільки за наявності підтверджувальних документів.
В той же час, відповідно до пп. 139.1.1 п. 139.1 ст. 139 НК не включаються до складу витрат витрати, не пов'язані з веденням господарської діяльності, а саме витрати на фінансування особистих потреб фізосіб за винятком виплат, передбачених ст.ст. 142 і 143 НК, і в інших випадках, передбачених нормами цього розділу.
