В соответствии с абз. «а» пп. 138.10.2 п. 138.10 ст. 138 Налогового кодекса в состав прочих расходов включаются административные расходы, направленные на обслуживание и управление предприятием, а именно общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы, расходы на проведение годовых и других собраний органов управления, представительские расходы. Об этом напомнило Миндоходов в письме № 14054/6/99-99-19-03-02-15.
Одним из условий для учета расходов при определении объекта обложения налогом на прибыль является подтверждение таких расходов первичными документами, которые фиксируют их осуществление таким налогоплательщиком и обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и других документов, установленных разделом II НК.
Миндоходов отметило, что НК не дает права налогоплательщику на прибыль самостоятельно определять перечень расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения, в частности в Положении о представительских расходах. Поэтому расходы на проведение представительских мероприятий для приема отечественных и иностранных делегаций могут включаться в состав расходов, учитываемых при определении объекта налогообложения, при наличии, в частности:
- приказа о проведении официального приема, приглашения представителей (делегаций) и их ответов;
- сметы расходов;
- актов выполненных работ;
- отчетов о проведенном мероприятии;
- накладных на отпуск продукции, товаров со склада и т.д.;
- других надлежащим образом оформленных первичных документов, подтверждающих связь таких расходов с хозяйственной деятельностью плательщика, в том числе расходы на транспортное обеспечение, обеспечение переводчиком, если таковой не находится в штате, другие.
В случае командировки лиц, являющихся членами руководящих органов налогоплательщика, расходы на их командировки, предусмотренные пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 НК, учитываются при определении объекта обложения налогом на прибыль налогоплательщика. Указанные расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов.
Вместе с тем, в соответствии с пп. 139.1.1 п. 139.1 ст. 139 НК не включаются в состав расходов расходы, не связанные с ведением хозяйственной деятельности, а именно расходы на финансирование личных нужд физлиц за исключением выплат, предусмотренных ст.ст. 142 и 143 НК, и в других случаях, предусмотренных нормами этого раздела.
