Суб'єкт господарювання повинен відшкодовувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні відповідно до наданого Звітом про використання засобів, виданих на відрядження або під звіт. Так вказало Миндоходов в листі від 1 жовтня 2013 року № 4878/Т/99-99-17-02-01-14.
Миндоходов нагадало, що згідно пп. 170.9.2 Податкового кодексу звіт про використання виданих засобів представляється після того, як працівник "завершує виконання окремої цивільно-правової дії з доручення і за рахунок особи, що видала засоби під звіт".
Таким чином, питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, і інші питання правомірності використання власних готівкових засобів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових стосунків між суб'єктом господарювання і працівником і регулюються Цивільним кодексом.
Так, за загальним правилом ст. 261 ГК течія позовної давності починається з дня, коли особа дізналася або могла дізнатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. В той же час по зобов'язаннях з певним терміном виконання течія позовної давності починається із закінченням терміну виконання. Проте відносно витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні, і підзвітних сум законодавством не встановлений термін виконання зобов'язання в частині повернення підприємством витрачених працівником засобів.
Частиною 2 ст. 530 ГК встановлено, що, якщо термін виконання боржником обов'язку не встановлений або визначений моментом пред'явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов'язок в семиденний термін з дня пред'явлення вимоги, якщо обов'язок негайного виконання не витікає з договору або актів цивільного законодавства. У зв'язку з чим можна стверджувати, що, поки працівник не звернеться на підприємство з письмовою вимогою про повернення заборгованості (в сумі перевищення витрат над сумою коштів, отриманих в якості авансу, або витрачених засобів для вирішення господарських або виробничих питань підприємства), відлік терміну позовної давності відносно заборгованості підприємства перед працівником не починається.
В той же час, якщо в колективному трудовому договорі передбачений термін для виплати компенсації підприємством підзвітних сум і витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства або на відрядження в прив'язці до дня затвердження авансового звіту, тоді починати відлік терміну позовної давності необхідно з дня затвердження такого звіту, що йде за днем.
Інакше або у разі, якщо іншої відправної точки немає, працівник може звернутися на підприємство з письмовою вимогою сплатити йому належне і у разі порушення звернутися до суду. Термін давності у такому разі почне відлік з восьмого дня з дати пред'явлення працівником письмової вимоги.
